Digital Workplace: Wie Microsoft auch Tresen, Kasse und Werkbank digitalisiert

In der Diskussion um die Gestaltung des Digital Workplace standen bisher vorrangig die klassischen Wissensarbeiter im Fokus, auch bei uns. Doch die Digitalisierung findet auf allen Ebenen statt – von der Vorstandsetage bis zum sogenannten „Firstline Workers“, also dem Mitarbeiter hinter der Theke, im Call-Center oder Lager, an der Kasse, in Fabriken oder Kliniken . Wir wollen deshalb fortan die „Firstline Workers“ stärker in die Debatte um den Digital Workplace einbeziehen und über Prozesse, Technologien und eben auch IT-Werkzeuge sprechen, die es ihnen ermöglichen, (noch) besser mit Kunden, Partnern und ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.

Bevor ich über die Relevanz und das Potenzial der „Firstline Workers“ spreche, möchte ich sie erst einmal vorstellen. Hinter dem etwas amerikanisierten Begriff stecken viele bekannte Gesichter. Denn wir begegnen ihnen Tag für Tag: morgens beim Bäcker um die Ecke, an der Ladenzeile im Supermarkt oder in der Werkstatt des Vertrauens. „Firstline Workers“ sind häufig der erste Kontakt mit dem Unternehmen. Sie prägen maßgeblich den ersten Eindruck des Kunden von Produkt, Marke und Unternehmen, lassen die Unternehmensstrategie erst lebendig werden und haben die Möglichkeit, die Kundenerfahrung zu verändern. Darüber hinaus wissen sie oft am besten darüber Bescheid, wo bei den Kunden „der Schuh drückt“, vor welchen Herausforderungen sie stehen und welche Lösung ihnen tatsächlich hilft. Kurz: „Firstline Workers“ spielen in der Kundenerfahrung eine entscheidende Rolle.

Warum der Digital Workplace nicht am Schreibtisch enden sollte

Die Herausforderung für uns bei Microsoft und unsere rund 30.000 Partner allein in Deutschland liegt nun darin, neue Wege zu finden, um für Mitarbeiter in allen Branchen und Disziplinen das bestmögliche Arbeitsumfeld zu schaffen – nicht nur für die Wissensarbeiter am Schreibtisch, sondern auch für alle anderen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Transformationsprozesse der Digitalisierung darf nicht am Tresen oder an der Werkbank Halt machen. Genau deshalb ist es so wichtig, die Möglichkeiten und den Einfluss der „Firstline Workers“ zu steigern.

Grundlegend verstehen wir dabei folgende vier Aspekte:

1. Die Mitarbeiter müssen im gesamten Unternehmen über Teams und Hierarchien hinweg voll-vernetzt sein und Wissen sowie Expertise teilen können.
2. Um den Bedürfnissen digitalisierter Kunden gerecht zu werden, müssen Mitarbeiter auf Informationen in Echtzeit zugreifen können!
3. Mobile Endgeräte im Frontdesk-Einsatz müssen modernen Sicherheitsaspekten entsprechen und den Mitarbeiter aus dem Back-Office mit nur einem Klick dazu holen.
4. Die Weiterentwicklung, Aus- und Fortbildung aller Mitarbeiter muss im Zeitalter von künstlicher Intelligenz mehr denn je im Mittelpunkt von Unternehmen stehen!

Schichtplanung, Video-Botschaften, Onboarding-Prozesse: mit Microsoft 365 die „Firstline Workers“ stärken

Egal, ob es um die Erstellung von Einsatz- und Zeitplänen geht, die Kommunikation mit der eigenen Community, Schulungen und Onboarding oder Identitäts- und Zugriffsmanagement: Microsoft 365 F1 ermöglicht Unternehmen die digitale Einbindung der „Firstline Workers“ bereits jetzt. Beispielsweise unterstützt die Anwendung StaffHub Mitarbeiter in Service und Produktion bei Routineaufgaben wie der Schichtplanung, dem Zeitmanagement, dem Informationsaustausch und der Verwendung geschäftlicher Anwendungen und Ressourcen per Mobilgerät oder Browser.
Yammer als soziales Unternehmensnetzwerk verbindet die Mitarbeiter untereinander und lädt sie dazu ein, Neuigkeiten auszutauschen, miteinander zu diskutieren und Antworten von Kollegen aus dem ganzen Unternehmen zu erhalten.

Mit Microsoft Stream können innerhalb der Organisation Videos ganz einfach erstellt, geteilt und verwaltet werden, z.B. für interne Schulungen, Video-Botschaften der Geschäftsführung oder Onboarding-Prozesse. Mit PowerApps können Konzerne ihr Geschäfts-Know-how in echte Lösungen als mobile Anwendungen verwandeln, entweder für das Web oder mobile Endgeräte. Zusammengefasst mit weiteren Collaboration-Tools und umfassenden Sicherheitsfunktionen, bietet Microsoft 365 F1 eine Lösung, die Mitarbeiter auf allen Ebenen und an allen Arbeitsplätzen besser (zusammen-) arbeiten lässt.

Ohne Hardware keine Software: das Surface Pro für Flexibilität und Mobilität an jedem Arbeitsplatz

Für die Umsetzung des Digital Workplace an der „Fristline“ eines jeden Unternehmens braucht es neben der Software noch etwas anderes: die passende Hardware. Erst mit smarten, unkomplizierten Devices haben Mitarbeiter überhaupt Zugang zu relevanten Informationen und die Möglichkeit zur Vernetzung. So bietet beispielsweise das Surface Pro als leichte und handliche Kombination aus Laptop und Tablet die nötige Flexibilität für die Arbeit am Tresen, Schalter oder in der Produktion.

Schlüsselfaktor Unternehmenskultur

Doch es reicht, genau wie in der Wissensarbeit, nicht aus, Mitarbeitern allein die Tools an die Hand zu geben. Eine starke Unternehmenskultur, in der die Digitalisierung auf allen Ebenen verankert ist, ist heute entscheidend für den Erfolg einer Firma. Dabei darf der Begriff nicht nur eine leere Hülle sein, sondern muss für eine Art des Miteinanders stehen, die alle Mitarbeiter besser zusammenarbeiten lässt.

Eine starke Unternehmenskultur lebt von Werten wie Mitarbeiterförderung, Teamarbeit und Engagement – und genau diesen Werten kommt an der „Frontline“ eines Unternehmens besondere Bedeutung zu. Die „Firstline Workers“ zu digitalisieren bedeutet also mehr als Arbeitsprozesse effizienter oder Mitarbeiter schneller zu machen. Moderne Tools ermöglichen Echtzeit-Expertise und dadurch die Vernetzung und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Sie machen die Kundenberatung intelligenter und transformieren damit schlussendlich auch die Kundenerfahrung. In den kommenden Monaten werden wir im Microsoft Newsroom und auf der Plattform www.office.com gezielter auf unsere Pläne und Angebote für „Firstline Workers“ eingehen.

Ein Beitrag von Martin Arnold
Marketing Manager bei Microsoft