Change Management: Warum ein Standortwechsel mehr als Kistenpacken bedeutet


Nahezu jeder von Euch wird vermutlich irgendwann schon einmal umgezogen sein und die Schritte kennen, die zu einer neuen Bleibe führen: Wohnungsanzeigen durchforsten, Wohnungen besichtigen, Mietvertrag unterschreiben, Umzugshelfer organisieren, Kartons einpacken, Kartons schleppen, Kartons auspacken. Wie aber sieht die Vorbereitung eines Umzugs aus, der 1.900 Mitarbeiter betrifft?

Damit beschäftige ich mich seit rund drei Jahren in meiner Rolle als Communications Manager Employer Branding & Relocation für unsere neue Microsoft Deutschlandzentrale. Dabei ging und geht es darum den Weg hin zu unserem #OfficemitWindows mit Kommunikationskampagnen gegenüber verschiedensten externen Zielgruppen zu begleiten. Ein weiterer Teil meiner Arbeit ist die interne Kommunikation an die Mitarbeiter. Dreh- und Angelpunkt in dem Kontext ist ein langfristig aufgesetzter Change Management Prozess. Und der begann weit vor dem Packen der Umzugskartons.

Ein umfassender Change Management-Prozess hin zum Arbeiten 4.0

aussenansichtUnter Change Management werden alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten verstanden, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung – zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen – in einer Organisation bewirken sollen. Im Falle unseres Standortwechsels handelt es sich um Veränderungen, die weit über offensichtliche Neuerungen wie eine neue Adresse verbunden mit anderen Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr hinausgeht: Im #OfficemitWindows haben wir unsere Vision einer neuen Arbeitswelt verwirklicht und mit dem „Smart Workspace“ in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO das Bürokonzept für das Arbeiten 4.0 entwickelt. Vielfältige Arbeitsbereiche anstelle von fest zugewiesenen Schreibtischen – von Rückzugsorten für Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, bis hin zu Büroflächen, die bewusst auf Teamarbeit und Kollaboration ausgelegt sind. Kurzum: Grundlegende Veränderungen, die nicht zu unterschätzen sind.

Unabdingbarer Erfolgsfaktor in diesem Change Management-Prozess: Eine transparente und umfassende Kommunikation, um einen gezielten Informationsaustausch sicherzustellen, die Dialogfähigkeit zu erhalten und nicht zuletzt alle Mitarbeiter über verschiedenste Maßnahmen und Beteiligungsmöglichkeiten einzubeziehen. Oft sind es tatsächlich eher weiche Faktoren (Stimmungen, Unsicherheit, Sorgen, Widerstände, Ängste), auf die Change Management Einfluss zu nehmen versucht. Und oft hatte ich den Eindruck, dass es meine Aufgabe als Change Manager war, Gefühle zu managen. Das mag jetzt vielleicht komisch klingen – trifft aber die Zielsetzung im Kern: Mit Hilfe von Kommunikation gilt es einerseits positive Gefühle zu erzeugen, wie Aufbruchsstimmung und Vorfreude, andererseits aber auch negative Stimmungen zu kanalisieren bzw. diesen über Austausch, Dialog und Einbindung entgegenzuwirken.

Dialog und glaubwürdige Kommunikation als Basis für den erfolgreichen Change-Prozess

All das kann nur verbunden mit einem hohen Maß an Authentizität und Glaubwürdigkeit erfolgsversprechend sein. Jegliche Pseudoformen von Kommunikation und Partizipation, hinter denen keine wirkliche Bereitschaft und kein echter Wille steht, zuzuhören und Feedback auch an- und nicht nur aufzunehmen, sind zum Scheitern verurteilt – gerade unter den verschärften Bedingungen eines Change-Prozesses. John P. Kotter, Professor für Führungsmanagement an der Harvard Business School und Change Management-Koryphäe, drückt dies, wie ich finde, sehr treffend aus: „Without credible communication (a lot of it) employees’ hearts and minds are never captured.”

Über diverse Maßnahmen im Rahmen des Change Management, welche Rolle unser internes soziales Netzwerk „Yammer“ dabei spielte wie auch über Einblicke in meinen persönlichen #worklifeflow berichte ich in der nunmehr letzten Ausgabe unserer Podcast-Serie mit New-Work-Experte Bastian Wilkat:

Und übrigens zum Thema Umzugskartons: Ja, die kamen auch zahlreich zum Einsatz 😊 Wie das aussah und ablief, könnt Ihr Euch hier anschauen.

Wer noch mehr über die Arbeitswelt in und um unseren neue Unternehmenszentrale herum erfahren möchte, dem empfehle ich die Berichte meiner Kollegen Kerstin Lippke, Betriebsratsvorsitzende am Münchner Microsoft-Standort, Markus Köhler, Senior Director Human Resources, Christian Obermayr, Senior PM Manager Office365.com Market Engagement Team, Ekatherina Haas, Marketing Automation Lead Office 365 Commercial und Kay Mantzel, Experience Manager, die ebenfalls mit Bastian Wilkat über ihren #worklifeflow gesprochen haben.

Hier findet ihr den RSS-Feed zum Abonnieren des Podcasts für alle gängigen Player.

Ein Beitrag von Maren Michaelis
Communications Manager Employer Branding & Relocation

Maren

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