8 Dinge, die wir über Social Collaboration wissen müssen


Facebook, Twitter, YouTube oder LinkedIn: Soziale Netzwerke haben die Art, wie wir kommunizieren, revolutioniert – auch innerhalb der Unternehmen. Dort haben sich mit Yammer, Skype for Business oder SharePoint längst Werkzeuge und Plattformen etabliert, die Innovationsprozesse beschleunigen und Kommunikation vorantreiben. Um die ganze Kraft der modernen Wissensarbeit zu entfalten, sind solche Tools für ein #DigitalesWirtschaftswunder in Deutschland nicht mehr weg zu denken.

Auf Basis einer aktuellen Social Collaboration Studie von Campana & Schott stellen wir heute acht Dinge vor, die wir rund um ein vernetztes Unternehmen wissen sollten.

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1. Telefonieren ist gut, netzwerken ist (noch) besser

„Persönliche Kontakte, Telefonate und E-Mails stehen in vielen Unternehmen nach wie vor hoch im Kurs“, schreibt Michael Kroker, Redakteur der Wirtschaftswoche, in seinem Blog Look@IT über die Ergebnisse der „Deutschen Social Collaboration Studie 2016“. Klingt gut, ist es aber nicht: Auf einer Skala von „0“ (vollständig analog) bis „3“ (vollständig digital) erzielen Unternehmen einen durchschnittlichen Reifegrad von gerade einmal 1,24 und verschenken damit die Möglichkeit, über Social Collaboration zu mehr Arbeitseffizienz zu kommen. „Damit die digitale Transformation die Zusammenarbeit in Unternehmen tatsächlich zum Besseren verändern kann“, so Kroker weiter, „braucht es eine stabile und moderne IT-Infrastruktur.“

 

2. Was ist Social Collaboration überhaupt?

Die Studie liefert dafür eine gute Definition: „Der Einsatz von Tools und Technologien, um vernetzte Formen der Zusammenarbeit zu etablieren – mit dem Ziel, den Wissenstransfer innerhalb der Belegschaft zu fördern und Businessentscheidungen zu beschleunigen.“

 

3. Acht Faktoren für vernetzte Kommunikation

Konkret nennt die Studie von Campana & Schott acht Faktoren, die Social Collaboration ausmachen:

  1. Suche nach Experten
  2. Austausch in Interessensgruppen
  3. Suche nach Wissen
  4. Mobiles Arbeiten
  5. Firmeninterne Informationen und Neuigkeiten
  6. Anträge und Formulare
  7. Kommunikation und Abstimmung im Team und
  8. den Austausch von Dokumenten.

 

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4. Was muss eine IT-Infrastruktur für Social Collaboration können?

Tools und Technologien müssen Menschen miteinander vernetzen – am Arbeitsplatz im Büro genauso wie im Home-Office oder auf Geschäftsreisen. Sie müssen die Kommunikation der Menschen untereinander und den Austausch von Wissen und Neuigkeiten so einfach wie möglich machen. Moderne Collaboration-Tools vernetzen Wissen auf Basis von schlauen Algorithmen schon ohne das aktive Zutun von Teammitgliedern und Mitarbeitern. So steht das Organisationswissen schon zur Verfügung, bevor danach gesucht wird.

 

 

5. Yammer, SharePoint, Delve & Co: Wir setzen nicht auf das Suchen, sondern das Finden

Richtig gelesen, schlaue Algorithmen: Microsoft bietet mit Graph in Office 365 eine Technologie, die im Hintergrund arbeitet, aus den Aktivitäten der Nutzer lernt und Teammitglieder miteinander vernetzt. Das Tool Delve hilft den Anwendern die Intelligenz von Graph intuitiv zu nutzen und Arbeitsschwerpunkte sowie wichtige Teamdokumente mit anderen zu teilen. Die Suche nach Experten und Dokumenten gehört dabei der Vergangenheit an, stattdessen setzt Delve auf das Finden.

Graph ist nur eine der Technologien, mit denen Microsoft Teams und Wissen vernetzt. Yammer ist das Social Network für Unternehmen, das die Vernetzung von Teams und den Austausch von Wissen unternehmens- oder organisationsweit ermöglicht. SharePoint ist ein mobiles, intelligentes Intranet sowie ein mächtiges Content Management System für die Zusammenarbeit von jedem Gerät und von jedem Ort aus, an dem es eine Internetverbindung gibt. Und Skype for Business löst immer häufiger das Telefon ab, weil es viel mehr kann: neben der Sprachkommunikation zum Beispiel Messaging, das Teilen von Dokumenten in Echtzeit oder Meetings.

 

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6. Office 365: Unser Integrationsangebot für Social Collaboration

Office war mal eine Sammlung von Word, Excel und PowerPoint. Auch heute ist Office immer noch das Dach für diese Produktivitätswerkzeuge, aber die Office Suite hat sich längst zu einer Technologie für Vernetzung und Zusammenarbeit weiterentwickelt. Mit Office 365 ist es einfach, Dokumente zu teilen – per E-Mail, SharePoint oder OneDrive. Office integriert die oben genannten Tools so nahtlos, dass die Anwender ihre Word- oder Exceldatei nicht verlassen müssen, um etwa mit Skype for Business ein Meeting zu veranstalten. Es lassen sich in ihren Teams sogar Dokumente gemeinsam bearbeiten.

 

7. Ein Blick in die Zukunft: Bots statt arbeiten

Im Grunde genommen ist Delve einer dieser Bots, von denen neuerdings immer häufiger zu lesen ist. Bots sind Tools, die mitdenken, vorausplanen und ihren Nutzern Arbeit abnehmen. Sie werden schon bald auch in Office ihre nützlichen Dienste verrichten und so ihren Beitrag für Social Collaboration leisten. Unser CEO Satya Nadella hat seine Vision kürzlich auf der Plattform LinkedIn zusammengefasst.

Bots können zum Beispiel die Reiseplanung übernehmen, sobald ein Outlook-Termin eingestellt wird. Ein Bot versteht, wann der Anwender wohin reisen möchten, und schlägt zum Beispiel eine Reisemöglichkeit und einen Ort für die Übernachtung vor. Ein Bot könnte sich um auch das leibliche Wohl kümmern und einen Tisch reservieren, wenn man sich mit Kollegen zum Mittagessen beim Lieblingsitaliener verabredet.

 

8. „Investitionen in moderne Technologien zahlen sich aus“

So das zentrale Ergebnis der Studie von Campana & Schott. „Um den Reifegrad eines Unternehmens in Beziehung zu dessen Produktivität zu setzen, wurden die Teilnehmer nach ihrer wahrgenommenen Arbeitseffizienz gefragt. In diesem Kontext kam die Studie zu dem Ergebnis, dass die wahrgenommene Arbeitseffizienz signifikant mit dem Reifegrad korreliert. Daraus lässt sich schließen, dass sich Investitionen in und der Einsatz von modernen Technologien mehrheitlich auszahlen.“

Dem ist nichts hinzuzufügen!

 

Ein Beitrag von Thomas Roth & Ekatherina Haas

Product Marketing Manager Office 365 bei Microsoft Deutschland

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