5 Gründe, warum Terminplanung noch nie so einfach war

Tut. Tuut... Tuut... Tuut…
„Arztpraxis Dr. Müller, hallo?“
„Ja, Meier, guten Tag, ich hätte gerne einen Termin.“
„Für wann denn?“
„Geht es am siebzehnten um neun Uhr?“
„Nein, das tut mir leid, da habe ich nichts frei. Wie wäre es am dreiundzwanzigsten gegen elf?“
„Sorry, da kann ich leider nicht. Geht der neunzehnte um drei?“
(…)
Und so weiter und so fort.

Solche Gespräche hat wahrscheinlich jeder von uns so oder so ähnlich schon geführt – großes Kino.

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Office 365 Bookings: Automatische Terminverwaltung

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen wie Friseure, Handwerksbetriebe oder Restaurants erhalten Tag für Tag eine Vielzahl von Terminanfragen, bei denen es nahezu immer gilt die Wünsche und Optionen der Kunden zu berücksichtigen und zu koordinieren. Aufwändig, bisher!

Denn mit Office 365 Bookings gibt es einen neuen Service, der Unternehmen eine firmeneigene, auch für den mobilen Gebrauch optimierte Webseite bietet, über die Kunden selbst Termine eintragen und Buchungen vom Unternehmen aus flexibel und ganz einfach gemanagt werden können.

1)    Terminabsprachen im Self-Service

Über die Webseite wählen Kunden im Self-Service einen freien Termin, die gewünschte Dienstleistung und – wenn möglich – auch den Mitarbeiter aus, geben ihre Kontaktinformationen ein und reservieren den Termin. Die meist mühsame und zeitraubende Suche nach einem freien Termin per Telefon oder Email sind nicht mehr nötig. Anrufbeantworter-Ping-Pong Adé.

2)    Nie mehr einen Termin verpassen

Und das ist noch nicht alles – Office 365 Bookings kann noch mehr:

• Der Service erinnert per E-Mail an anstehende Termine und hilft damit beispielsweise Nichterscheinen zu reduzieren.
• Direkt nach einer Terminbuchung erhält der Kunde zudem eine Bestätigungsmail, über die er den Termin in seinen Kalender eintragen kann.
• Falls sich Termine auf Kundenseite verschieben, haben sie die Option, das direkt im Kalender ihres Dienstleisters zu ändern. In der Bestätigungsmail oder in ihrem Kalendereintrag finden sie einen Link dafür.

3)     Schnittstellen zu vielen Kalendern

Bookings arbeitet dabei nicht nur mit Outlook in Office 365 zusammen, sondern auch zum Beispiel mit Outlook.com oder dem Google-Kalender.

4 )    Office 365 Bookings ist mobil

Als echte Cloud-Lösung lässt sich Office 365 Bookings von überall aus und von jedem mobilen Endgerät nutzen. Von unterwegs aus können Kunden sowie Unternehmen bequem ihre Termine verwalten.

5)    Bookings hilft bei der Kontaktpflege

Office 365 Bookings ist nicht nur eine Terminhilfe, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Kontaktpflege zu ihren Kunden. Immer, wenn ein Kunde einen neuen Termin einstellt und seine Kontaktdaten hinterlegt, erstellt Bookings einen neuen Kontakt, der sich sowohl vom Desktop aus als auch über eine mobile App verwalten lässt.

Verfügbarkeit von Office 365 Bookings

Office 365 Bookings ist zurzeit im Rahmen des First Release Programs für Kunden verfügbar, die über ein Office 365 Business Premium-Abonnement verfügen. Für alle übrigen Abonnenten von Office 365 Business Premium und Neukunden wird die Anwendung in den kommenden Monaten ohne Mehrkosten zur Verfügung stehen und kann dann einfach über die Office 365 Nutzeroberfläche aktiviert und eingerichtet werden.

Anstatt des Dialogs am Anfang, wird es künftig also nach zwei, drei Klicks heißen: „Danke für Ihren Terminwunsch, Frau Maier, den wir Ihnen gerne bestätigen! Viele Grüße, Ihre Arztpraxis Müller“.

Ein Beitrag von Marina Treude
Strategy SMB Lead Office 365 bei Microsoft Deutschland