SharePoint が最新の Forrester Wave™ の評価でエンタープライズ コンテンツ管理部門の「リーダー」に


(この記事は 2017 4 7 日に Office Blogs に投稿された記事 SharePoint evaluated as a Leader in latest edition of The Forrester Wave™: Enterprise Content Management の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

このたび、Forrester Research によるエンタープライズ コンテンツ管理のビジネス コンテンツ サービスに関する最新の評価レポート「The Forrester Wave™: Enterprise Content Management — Business Content Services, Q2 2017」において、SharePoint が「リーダー」に選出されました。Forrester は次のように評価しています。

マイクロソフトは、SharePoint Online を中心にクラウド上のコンテンツの統合を実現しています。SharePoint 2016 のリリースや、Office 365 と SharePoint Online への継続的な投資は、企業がコンテンツのクラウド サービスへの移行を決断する際の大きな決め手となっています。ハイブリッド展開へのサポートを重視する姿勢はこれまでと変わらず、クラウドを段階的に、または特定の用途で導入しようとしている企業を支援しています。FastTrack の移行プログラムやパートナー企業を通じて、社内データ センターやオンプレミスの SharePoint サイトからドキュメントを移行したいと考えている顧客に向けて幅広い選択肢を提供しています。マイクロソフトはクラウド ファーストという明確なビジョンを掲げ、従来のオンプレミス版 SharePoint が課題としていた拡張性の壁を取り除くために投資を行ってきました。また、Office 365 スタック全体にわたる一般的な電子情報開示や訴訟ホールドなど、ワンストップのガバナンス ツールの改良にも継続して取り組んでおり、中でも人材や資金を集中して投じている領域が、分析やソーシャル グラフをはじめとする共同作業機能です。

近年、エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) への関心が高まってきています。業界のソート リーダーは、数十年にわたってコンテンツを保管するアーカイブから、セキュリティと再利用性を備えた、共同作業を重視した機動的なクラウド ツールセットへ転換することを提唱しています。

Forrester は、従来の ECM から「ビジネス コンテンツ サービス」と呼ばれるシステムへの移行の動向を追跡しています。ビジネス コンテンツ サービスとは、コンテンツの作成、ポリシー適用、再利用を促進するものですが、クレジット カード処理をサポートするようなトランザクション型の大容量コンテンツ サービスとは異なります。マイクロソフトは Office 365 と SharePoint Online を提供し、この動向の最前線に立ってきました。

マイクロソフトは今回の Forrester のレポートの評価を光栄に思っています。皆様もぜひレポート全文 (英語) をダウンロードしてお読みください。

SharePoint Virtual Summit – 2017 年 5 月 16 日

このオンライン イベントでは、Office 365 で OneDrive と SharePoint を使用して緊密につながった共同作業環境を構築する方法について解説したり、最新の製品イノベーションやロードマップをお伝えしたりします。無料ですので、ぜひご参加ください。

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SharePoint のコンテンツ サービスの概要

マイクロソフトのコンテンツ サービスは、SharePoint の ECM についてのブレークアウト セッションを行った、アトランタでの Ignite 2016 で転機を迎えました。このセッションは以下のビデオで全編をご覧いただけます。

コンテンツの構築と管理には、その作成から最終段階の破棄まで、さまざまな過程があります。マイクロソフトでは、独自の観点を明確にすることが重要であると考えています。エンタープライズ コンテンツ管理には、作成、共有、利用、再利用、知識や記録の管理、アーカイブ、破棄というドキュメントのライフサイクル全体を管理する包括的なアプローチが必要なのです。

そうした理由から、今こそ、コンテンツの作成、共有、保持、再利用のあり方の変化を反映させるべきであると確信しています。コンテンツ サービスは、従来の ECM 以上に高度な機能スイートが重視された、次世代 ECM です。

コンテンツ サービスは、ユーザーを中心に据え、個人での管理 (コピー、移動、ハッシュタグ) と企業での管理 (ナレッジ管理、記録保持、情報ライフサイクル管理) を考慮に入れます。コンテンツはライフサイクル全体にわたって、ポリシーやセキュリティによって保護されます。コンテンツ サービスは、使用されていない資産を事後的に管理するのではなく、あらゆる場面でコンテンツからビジネス価値を引き出すべきであるということを基本理念としています。

すべてのコンテンツが SharePoint に格納されると、どのような効果が得られるでしょうか。かつては SharePoint について、チームのコンテンツ管理に適したツールではあるものの、ユーザーのニーズとしては「スケーラビリティを備えた従来型の ECM システム」であるとか、「完全な記録管理システム」にすぎないという、誤った印象が広まっていました。しかし現在では、どちらにも当てはまりません。SharePoint Online テナント 1 つで最大 30 兆個のドキュメント、12.5 エクサバイトの容量に対応できます。OneDrive と SharePoint は Office 365 の機能を継承しており、あらゆるコンテンツに適用可能な記録ポリシーや保持ポリシーのタグを (インタラクティブに、または既知のコンテンツ フィンガープリントに合わせて) 設定できます。

コンテンツ サービスの原則 – 作成、共同編集、保護、活用

コンテンツ サービスにおいては、ドキュメントの活用と同じくらい作成も重要です。近年、コンテンツといえば静止画やレポートよりも動的なドキュメントが重視され、ライフサイクル全体で何度も編集されるケースが増えてきています。マイクロソフトではこのトレンドを「Content Velocity (コンテンツの迅速性)」と呼んでいます。利用されず価値の低いアーカイブとなってしまうような従来のコンテンツとは違い、スピーディに作成、編集、再利用されることでコンテンツの価値はさらに高まります。コンテンツの迅速性とは、コンテンツの作成、共同編集、管理、再利用の不朽のサイクルであると考えます。

作成

コンテンツの迅速性を実現するには、ドキュメントを「作成時から」管理する必要があります。最新の SharePoint と OneDrive の機能は、これに対応した設計となっています。

  • Office Lens を使用してドキュメントを作成し、OneDrive for Business や SharePoint で共有する。
  • コピー/移動機能を使用してドキュメントを SharePoint チーム サイトやグループ メンバーに公開する。
  • SharePoint のコンテンツ タイプを使用して、テンプレート、豊富なメタデータ、保持ポリシーを適用して新規ドキュメントを「作成」する。

OneDrive for Business はユーザーのドキュメントの保存と管理に最適な場所であり、デバイス上の「マイ ドキュメント」のような感覚で利用できます。コンテンツを他のユーザーと共有し共同で編集することで、コンテンツは進化し、迅速性も高まります。完成したコンテンツは、容易に SharePoint で公開したり永続的に保存したりできます。

共同編集

SharePoint 内のコンテンツはモダン ドキュメント ライブラリで管理されます。ここでは、容易にコンテンツやメタデータを視覚的にリッチで動的なビューで表示できます。SharePoint の管理されたメタデータ サービスでは、タグや分類情報を一元的に管理できます。タグ付けやビューのカスタマイズはすべてライブラリのホーム画面から可能です。何度もクリックしてプロパティ編集画面を開く必要はありません。

ライブラリ内のドキュメントは容易に Office 365 グループで共有でき、Microsoft Teams などの他の共同作業アプリで再利用できます。また、Microsoft Flow を使用すると、メールの添付ファイルの収集やチーム レビュー用ドキュメントの配布など、一般的な操作を自動化することも可能です。

保護

SharePoint には、情報ライフサイクル管理、記録管理、電子情報開示をサポートしてきた長い実績が活かされてきました。Office 365 スイート全体での継続的な取り組みの中で開発された新しい機能には、次のようなものがあります。

  • Information Rights Management – Azure Information Protection や Rights Management サービスを使用してファイルを暗号化できます。ブラウザー、リッチ クライアント、Office のモバイル クライアントなど、サポート対象のエンドポイントでも使用できます。
  • Office 365 ドキュメントの保持タグ – Exchange、Skype、OneDrive、SharePoint で使用可能です。管理者がセキュリティ/コンプライアンス センターで一元的にポリシー タグを定義し、ポリシーをドキュメントに適用したり削除したりできます。タグは、コード、既定の設定、ユーザーの操作により設定可能で、機密情報の種類やキーワードに応じて自動的に適用されます。
  • データ損失防止 (DLP) – セキュリティ/コンプライアンス センターから一元的にポリシーを管理できます。EU の金融データなど、81 種類の機密情報が事前に定義されています。それ以外に独自に機密情報の種類を作成することもできます。指定した種類の機密情報が検出されると、ポリシーに関するアドバイスがユーザーに提示されるか、動的なポリシー定義に基づいて機密情報の共有や配布が自動的にブロックされます。
  • 監査機能 – Office 365 では、SharePoint 2016 のハイブリッド展開の統合監査機能と組み合わせることで、オンプレミスとクラウド両方の SharePoint と OneDrive のコンテンツに対するユーザーと管理者の操作をまとめてログに記録できます。

SharePoint と OneDrive のコンテンツのセキュリティに対するアプローチの詳細については、ホワイトペーパー「SharePoint と OneDrive for Business のファイルのセキュリティ (英語)」をダウンロードしてお読みください。

活用

コンテンツの保存や管理のためにストレージ容量が圧迫される事態は避けなければなりません。従来の ECM の多くでは、ドキュメントの破棄か保持しか考慮されていません。しかし、マイクロソフトでは、先進的なコンテンツ サービスは循環的であるべきだと考えます。コンテンツは、関連する意思決定の参考にする、それまでの履歴を追う、次のコンテンツ作成サイクルの核とするなど、将来のビジネスで活用すべきなのです。

まとめ

SharePoint のコンテンツ サービスを効果的に導入するには、ある程度の時間をかける必要があります。従来の ECM と最先端のコンテンツ サービスに関するベスト プラクティスについては、Ignite でもお伝えしました。詳細は、この記事と同日に投稿された Microsoft Tech Community のブログ記事 (英語) をご覧ください。

マイクロソフトでは、このツールが Forrester などのアナリストから評価されていることに感謝すると同時に、コンテンツ サービスや職場環境のデジタル トランスフォーメーションの基盤として SharePoint が多くの企業に選ばれていることを心から嬉しく思います。既に、次世代の SharePoint コンテンツ サービス ソリューションの計画を策定しているところです。2017 年 5 月開催の SharePoint Virtual Summit (英語)Ignite 2017 (英語) では、最新情報をお伝えできるでしょう。

SharePoint は長年にわたって、企業内のあらゆる種類のコンテンツを収集し活用する戦略的プラットフォームとして利用されてきました。2016 年に始動した SharePoint の継続的な刷新の一環として、情報ライフサイクル全体でコンテンツの活用と管理を最適化する機能強化がロールアウトされています。

2017 年には、さらに魅力的なイノベーションの数々がリリースされる予定ですので、どうぞご期待ください。

—Chris McNulty (SharePoint チーム、シニア プロダクト マネージャー)

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