Outlook: グループの所有者または代理人としてメールを送信する新機能をご紹介


(この記事は 2017 1 24 日に Exchange Team Blog に投稿された記事 Send-as and Send-on-behalf of for groups in Outlook の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

このたび Outlook で、グループの所有者としてメールを送信する機能と代理人としてメールを送信する機能が発表されました。これらの機能をうまく利用することで、メールをより優れた顧客サポート ソリューションとして、ビジネスに活用していただけるようになります。

これらの新機能を利用すると、そのグループのメンバーは、個人の ID ではなくグループ共通の ID を使用してメールを返信することができます。その場合でも、個別の担当者が行うようなきめ細やかな対応が失われることはありません。こうしたきめ細やかな対応が必要になることは必ずあります。

Outlook の他のグループ機能と同様、メンバーはグループ宛てのメールをすべて読むことができますが、この機能を使用して返信すると、個人からではなくグループから送信されたように見せることができます。

以下のスクリーンショットは、「代理人として送信した場合」と「所有者として送信した場合」の受信者側からの見え方を示しています。

代理人として送信した場合 所有者として送信した場合
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この機能は、メールを中心とした軽量な顧客サポート ソリューションをお探しの企業の皆様にぴったりな機能です。1 つのメール アドレスを継続して使用していれば、顧客から覚えてもらいやすく、信頼も得られるので、送信したメッセージを読んでもらえる可能性が高まります。

この機能が特に役に立つのは、外部顧客への対応を担うグループを設定する場合です。グループとして情報収集を行えば、顧客からの問い合わせに、よりすばやく対応できるようになるだけでなく、グループ内のメンバー全員が情報共有できるというメリットもあります。

では、いくつか使用例をご紹介しましょう。

  1. すべての顧客の問い合わせ先として、Support@Contoso.com というグループを設定します。顧客がこのグループにメールを送信すると、このグループのいずれかのメンバーが、自分の個人 ID を明かすことなくすばやく返信することができます。これに対して顧客からさらに返信があった場合も、そのメールはグループ宛てに届くため、すべての情報が 1 つの場所に集まることになります。このため、サポート メンバーは新たな問い合わせにもすばやく対処することができます。また、グループ内での会話履歴はすべて確認できるようになっているため、グループ メンバーであれば、どの顧客の問い合わせに回答済みであるかを自分で把握することができます。

サポート メンバーには、以下のような画面が表示されます。

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受信者 (顧客) には以下のような画面が表示されます。

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  1. この機能を内部で利用したいと考える組織もあるかと思います。たとえば、すべての経費精算書の送り先として特定の担当者を指定するのではなく、経理部門のエイリアス宛てに送るようにするケースが考えられます。

この場合、組織で発生するすべての経費精算書の送り先として、Billing@contoso.com というグループを設定できます。そうすると、経理部門の一員としてこのグループに登録されている担当者であれば、その経理部門の ID を利用して対応することができます。

この機能は皆様のお役に立てていただけそうでしょうか。ご利用の際は、以下の情報をご確認ください。

Office 365 グループの所有者または代理人としてメールを送信することをメンバーに許可する - 管理者向けヘルプ (英語)
Office 365 グループの所有者としてメールを送信することをメンバーに許可する (英語)

Groups チーム

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