サイロ化を解消: ツールを活用してコミュニケーションや共同作業を強化


(この記事は 2017 1 17 日に Office Blogs に投稿された記事 Breaking down silos—tools for better communication and collaboration の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

現代では、かつてないほど働き方や働く場所が多様化しています。2015 年の調査では、労働者の 37% (英語) が何かしらの在宅勤務を経験しており、多くの企業は世界の複数拠点で多国間の提携関係を結んでいます。地理的に離れているだけでなく、同じ企業内でもプロジェクトや部門によってチームが分かれています。こうした壁がコミュニケーションのサイロ化を促し、分断を深め、チームワークや共同作業を阻む要因となっています。

サイロ化は、ビジネスに重大な (かつ有害な) 影響をもたらします。チーム間に壁ができると、組織全体のコミュニケーションが損なわれることも多く、企業全体にも次のような影響があります。

  • コミュニケーションを妨げ、企業文化を阻害する: チームがサイロ化すると、結果的に企業文化の形成が阻まれます。社員が求めるものは、コミュニケーション、共同作業、そして活気ある職場環境です。だれもが、自分らしく楽しく働きたい、チームの一員として働きたいと考えています。事実、労働者の 47% (英語) が、職場環境について同僚と意見を交わすことで、やる気が高まっています。
  • 重複作業が生じる: 自分が行った作業を別のだれか (別のチームや他部署のメンバーなど) が行っていたり、複数の人間が同じ情報を探したりするのはとても非効率です。他チームのプロジェクトについて何も知らないと、ビジネスの生産性に深刻な影響を及ぼしかねません。
  • 必要とする人に情報が届かない: マネージャーなどの管理職は、平均約 20% (英語) を社内情報の検索や特定業務に詳しい人を探すのに費やしています。

サイロ化を解消しアイデアを共有できるようにする手段として、コミュニケーション ツールが効果的です。その活用方法をご紹介します。

ファイル管理やストレージを効率化する

チームや部署、ツールやデバイスにかかわらず、ファイルをシームレスに共有することが重要です。緊密に統合されたツール スイートやプラットフォームを利用することで、組織全体で人、コンテンツ、業務アプリをしっかりと連携させることができます。ツールの 1 つとしてチーム サイトを活用すると、ドキュメントの作成、情報の保管、プロジェクトの管理などを共同で実施できます。これにより、チーム間のドキュメントの共有や編集がリアルタイムで行えるようになり、さまざまなレベルで共同作業を進められるほか、あらゆるドキュメントをすぐに見つけられる保管場所として利用することができます。

生産性を向上させるには、あらゆる場所からチーム サイトにアクセスし、情報を安全に利用し、遠隔地やモバイル デバイスでも共同作業ができるようにすることが必要です。

今日の 社員の 5 つのタイプ

多様なチーム メンバーの連携をさらに強めることができます。メンバーが遠隔地にいる場合、それぞれ使用するデバイスが異なる場合、共同作業の進め方に関する意見が異なる場合などでは、適切なツールを熟慮する必要があります。すべてのメンバーを支援できる方法をご紹介します。

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チーム ベースやプロジェクト ベースのコミュニケーション ツールを活用する

定期的に連絡を取らないチームでは、お互いの業務を把握できていないケースも少なくありません。組織間のコミュニケーションを支援するエンタープライズ ソーシャル ネットワークを利用すれば、情報の分断や部署の壁などの問題を解決できます。企業や部署の垣根を越えて、共通の関心事や業務上の成果、スキルアップなどを目的にグループを作成し、問題を解決したりクラウドソーシングでアイデアを集めたりすることができます。

また組織では、社内ヒエラルキー、コミュニケーションのしくみ、企業文化などが原因で、管理部門や経営陣が孤立しがちです。しかし、チーム ベースのコミュニケーション ツールを用いてグループを作成し、社員と経営陣の双方向の対話を促すことで、こうした階層的な壁を取り払うことができます。

メンバーどうしのつながりを強める

簡単に使える IM や音声通話、ビデオ会議などを利用して、同僚とのやり取りの幅を広げることができます。複数のコミュニケーション手段で、どこにいても同僚とつながるようにすれば、メンバーどうしが頻繁にやり取りして、つながりを強めることができます。

最適な共同作業ツールにより、コミュニケーションの壁を解消し、リソースを自由に活用することで、チームの生産性向上につなげることができます。多様なチーム メンバーによる共同作業を円滑に進めるには、無料の電子ブック「今日の社員の 5 つのタイプ (5 Faces of Today’s Employees、英語)」で詳細をご覧ください。

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