クラウドでの共同作業を成功させる 3 つのテクニック


(この記事は 2017 1 5 日に Office Blogs に投稿された記事 3 techniques for successful cloud collaboration の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)                                        

企業がクラウドの共同作業支援ソリューションを導入する目的として、生産性の向上、意思決定の迅速化、売上の増加などが一般的に挙げられます。しかし 2016 Connected Enterprise Report (英語) によると、驚いたことに IT グループの 4 社に 1 社は、クラウドでの共同作業の成果を、ビジネス目標が達成されたかどうかという観点で判断していません。ツールの実装のみで判断し、実際にソリューションがユーザーに活用されているかどうかを把握していないのです。

しかし、実装の有無は共同作業の前提条件にすぎず、それだけで成果を測るのは適切ではありません。従業員が実際にツールを使用していなければ、共同作業支援テクノロジに対する投資を 100% 回収することはできません。そのため、まずはユーザーの導入率を測定する必要があります。

導入促進のためにリソースを投入する価値は十分にあります。同レポートによると、共同作業支援テクノロジを完全に実装および導入した企業では以下のような成果を得られています。

  • 意思決定の迅速化:85% の企業が、共同作業支援テクノロジの導入により、期待以上の成果が得られたと回答しています。
  • ビジネス プロセスの効率化:79% の企業が、共同作業支援テクノロジの導入により、期待以上の成果が得られたと回答しています。
  • 顧客サービスの改善:86% の企業が、共同作業支援テクノロジの導入により、期待以上の成果が得られたと回答しています。

導入率を上げる 3 つのテクニック

実際に成果を得られたマイクロソフトのお客様の事例から、共同作業支援ツールの導入促進の 3 つのテクニックをご紹介します。企業によって内容は違えど、生産性と敏捷性が向上したという点は共通しています。

  1. 使い慣れたインターフェイスを選ぶ: ファッション グループの BCBGMAXAZRIAGROUP (BCBG、英語) では、使い慣れたインターフェイスを選択したことで、導入を無理なく進めることができました。

Google Apps と Microsoft Office 365 を評価した結果、BCBG の IT チームは、慣れない Google のインターフェイスが原因でトレーニングや導入の課題が生じることを懸念しました。BCBG の IT インフラストラクチャ サービス担当ディレクターを務める Kent Fuller 氏は「日々の業務への影響を最小限に抑え、従業員がすぐに使いこなせるソリューションが必要でした。インフラストラクチャの大規模な改革に取り組んでいる中で Google を選択していたら、新たな課題が生じていたと思います」と述べています。BCBG の従業員は、使い慣れたインターフェイスとサブスクリプションに含まれるオンライン トレーニング資料のクレジットにより、Office 365 を容易に導入できました。

主なメリットとして、共同作業の生産性が向上しました。刷新された高度なメッセージングと生産的な環境を利用することで、メールの送受信をすばやく行い、適切なツールで優れたドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成し、同僚、顧客、サプライヤー、その他のパートナーと共同作業をより効果的に行えるようになりました。「Office 365 のおかげで、Google Apps よりも効果的で包括的な共同作業環境を構築できました」と Fuller 氏は言います。

  1. 経営陣が熱心に推進する: イギリスで通信情報サービスを提供する KCOM Group (英語) では、社内の上層部から共同作業支援ソリューションのロールアウトを実施しました。

まず、選ばれた幹部社員 40 名で Office Communications Server 2007 のインスタント メッセージングの評価を開始したところ、早期導入ユーザーの数が瞬くうちに増加しました。KCOM Group のグループ CIO 兼顧客業務担当ディレクターを務める Dean Branton 氏は「このテクノロジは、使い始めた直後から成果を実感できます。経営陣はすぐに直属の部下にも利用を促し、その後、対象はチーム メンバー、個人秘書にまで拡大しました。気付かないうちに、ひそかにロールアウトが進んでいたのです」と述べています。

KCOM Group の会長を務める Bill Halbert 氏は「必要な情報へのアクセスが容易になったことで、柔軟性と敏捷性が向上し、迅速な意思決定が行えるようになりました」と述べています。

共同作業支援スイートが IT チームの役に立つ 5 つの理由

完全な共同作業支援ソリューションの導入は、企業に多大な価値をもたらします。その理由をぜひご確認ください。

無料の電子ブックを入手 (英語)

  1. 計画策定をエキスパートに任せる: グローバル コンサルティング企業の Mott MacDonald (英語) の場合、Office 365 の導入プロセスは他とは少し異なるものでした。導入計画の支援として、Microsoft FastTrack チームのセルフサービス リソースとエキスパートによるアドバイスを利用しました。Mott MacDonald で Office 365 の実装を担当するビジネス アーキテクトの Simon Denton 氏は「FastTrack の導入メソッドは非常に有益で、しくみやシナリオの定義に必要な手順を明確にしてくれます。手順に沿って進めるうち、簡単に導入可能であることを実感しました。導入計画全体を FastTrack のドキュメントに基づいて作成しましたが、たいへん役立ちました」と述べています。

たとえば、「30 Days of Yammer」キャンペーンを利用して、すべてのスタッフに新しいエンタープライズ ソーシャル ネットワーク Yammer の導入を奨励したところ、アクティブ ユーザー数が 2 倍以上に増加しました。従業員は予想以上に短期間で Yammer を使いこなし、社内のコミュニケーションが円滑になりました。

今すぐご利用ください

共同作業支援ソリューションをロールアウトした後、すぐにユーザーの導入率の測定と追跡を開始し、課題を見つけたらすばやく対処してください。スイート ソリューションの実装や IT チームの準備など、従業員への導入促進は簡単な作業ではありませんが、Office 365 ならば自社のペースで移行を実施することができます。マイクロソフトのツールを使用して、従業員をグループ単位で移行するか、プログラム単位で移行するかどうかを選択できます。時間をかけて着実に合理化された新しいソリューションを導入することで、チームのペースを乱すことなく、コストの削減や生産性の向上が可能になります。さらに、Office 365 FastTrack を利用すると、お客様のペースで展開と導入促進を行うためのオンサイト サポートが提供されます。

関連コンテンツ

satyas-unveiling-of-microsoft-teams-featured-image

Satya による Microsoft Teams の発表
4-tips-for-easier-collaboration-with-contractors-fi

より簡単に契約社員と共同作業を行うための 4 つのヒント
road-warriors-featured-image

テクノロジで出張をサポートする方法
※ 本情報の内容 (添付文書、リンク先などを含む) は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。
Skip to main content