有料メール サービスへの切り替えの決め手となる 6 つのサイン


(この記事は 2016 12 27 日に Office Blogs に投稿された記事 6 signs your company has outgrown its free email solution の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

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無料のメール ソリューションは、会社の設立当初は便利なものです。しかし、ビジネスが成長するにつれ、無料のメール サービスの機能では不十分になり、より高度なソリューションが必要になります。このタイミングはどのように判断すればよいでしょうか。成長中の会社のビジネス メール要件は、小規模なスタートアップの要件とは大きく異なります。利用しているのが Outlook.com でも他のプロバイダーであっても、無料のサービスが十分ではなくなったことを示す共通のサインがあります。

以下は、メール ソリューションがビジネスの成長を妨げないように、今 (または将来的に) 知っておきたい 6 つの重要なポイントです。このいずれかに該当するようなら、無料のメール ソリューションから有料のソリューションへの移行を検討すべきタイミングです。

  1. セキュリティ: セキュリティ侵害が起きた場合や、その恐れがある場合は、エンタープライズクラスの強力なセキュリティ機能を提供する高度なソリューションが必要です。
  1. ストレージ: ストレージの上限に達したら、当然のことながらアップグレードする必要があります。有料ソリューションによる大容量データ ストレージを利用できるのであれば、ストレージ容量を理由にメールを削除したり、メールの使用方法を変更したりする必要はありません。
  1. ツール: 一般的な無料のメール ソリューションでは、受信トレイやユーザーを管理する堅牢なツールは提供されません。有料ソリューションでは、幅広いユーザー管理機能や豊富な受信トレイの管理ルールを利用できるため、受信トレイの管理の手間を省き、より多くの時間をビジネスの管理に充てることができます。

メールをビジネス クラスに
アップグレード

有料のホスト型メール ソリューションのメリットは、無料サービスにはない高度な
セキュリティ機能と使いやすさです。

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  1. ドメイン名: ビジネス用メールにカスタム ドメインを使用することは、プロフェッショナルな印象を与えるのに不可欠です。たとえば、「yourname@yourcompany.com」の方が「yourcompany@domain.com」よりも信頼できます。無料のカスタム メール アドレスなどもありますが、多くの場合、ホスト会社がお客様のデータやその他の情報にアクセスする可能性が高く、セキュリティ上の脅威にさらされることになります。
  1. データ: メール データを所有および管理する必要性を感じたら、有料のソリューションに移行すべきです。無料メールの使用条件に同意する際、多くの場合、メール プロバイダーがお客様のデータをマイニングして広告を送信することに同意しなければなりません。プロバイダーは、このような方法で無料サービスを提供しながらも利益を上げることができるのです。こういった広告が仕事の妨げとなるだけでなく、マイニングによって会社のデータを危険にさらすことにもなります。
  1. ファイル共有: ファイルを共有し、チームで安全に共同作業を行う必要がある場合、有料のメール ソリューションを使用することで、自社の機密情報を危険にさらすことなく、チームベースの共同作業と共有を行うことができます。

会社が成長中であれば、セキュリティの向上、カスタマイズの強化、共同作業を促進するさまざまな機能を利用できるメール ソリューションに移行することをお勧めします。円滑な会社運営を維持し、チームワークを向上できるだけでなく、IT チームが無料メール サービスによくある問題の対応に時間を割く必要もなくなります。

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