Outlook Customer Manager をリリース – 中小企業での顧客関係管理を容易に


(この記事は 2016 11 14 日に Office Blogs に投稿された記事 Introducing Outlook Customer Manager—relationships made easy for small businesses の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

マイクロソフトは、Office 365 を通じて中小企業のお客様がより多くの成果を上げられるように貢献したいと考えています。そのため、業務に欠かせない生産性ツールや共同作業ツールだけでなく事業の運営を支援する新しいサービスも提供し、Office 365 の価値を高めています。今年リリースされた Bookings は、顧客の予約対応を管理する新しいサービスです。そして今回新たに、顧客関係をより効率的に管理できるツールを導入します。

経営者の方はよくご存じかと思いますが、リピーターを獲得するにはまず顧客についてよく知り、顧客との会話を記憶にとどめ、要望に対応することから始めます。しかし、フォローすべき顧客が多く、十分な時間を割けない場合には、そうしたことも困難になります。そこで、顧客のフォローと関係構築を容易にするために、Outlook Customer Manager というサービスが新たに Office 365 に導入されます。

Outlook Customer Manager では、各顧客とのあらゆるやり取りを確認したり、進行中の案件や取引を追跡したり、適切なタイミングでアラームを表示させたりできます。直接 Outlook から顧客関係を常に把握できるため、別のツールをインストールしてその使用方法を覚える必要はありません。

Outlook Customer Manager は中小企業向けに特化したクラウド ベースのソリューションで、Office 365 Business Premium プランで追加料金なしでご利用いただけます。ビジネスの拡大に応じて Dynamics 365 に移行すれば、高度な顧客情報を活用し、プロセスの効率性や一貫性を高め、財務や顧客に関してより詳細なインサイトを得ることができます。

顧客情報を一元化 手間のかかる作業をなくす

メール、会議出席依頼、通話記録、Excel シート、手書きメモ、他のチーム メンバーなどに散在する情報やタスクをすべて追いかけようとすると、重要な業務に支障をきたしかねません。Outlook Customer Manager なら、メール、会議、通話、メモ、ファイル、タスク、取引、期限などの顧客に関する情報が受信トレイの横のタイムラインにまとめて表示されます。

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受信トレイの横に顧客情報が表示されるため、すぐにアクションを起こせます。

タイムラインに表示される情報は自動的に Office 365 環境のメール、予定表、通話記録データから収集されるため、顧客とのやり取りに関するデータを手動で入力する手間が最小限に抑えられます。顧客情報が 1 か所に集約されることで、データを入力したりさまざまな場所を探し回ったりする時間が節約され、より多くの時間を顧客への対応に充てることができます。

重要事項を確実に把握

経営者は多忙であるため、フォローしておく必要のある事項を失念することもあるでしょう。最悪の場合、顧客との重要な約束を違えることもあり得ます。Outlook Customer Manager では、適切なタイミングでアラームを表示したり、タスクを連絡先、企業、取引と関連付けたり、取引を進捗段階、期限、優先順位、数量ごとにリスト化したりすることで、ビジネス チャンスや約束を常に把握できます。また、時間配分を決めやすいように、特に重要な顧客や取引が自動的に優先リストに表示されます。

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顧客や取引の詳細情報を確認したり、適切なタイミングでアラームを表示したりできます。

共通認識を図る

中小企業では、どの従業員も顧客への対応に携わっています。しかし、1 人の顧客に対して複数のチーム メンバーが各自でやり取りをすると、その内容すべてをフォローすることは困難になります。Outlook Customer Manager を使用すれば、チームで顧客情報を共有するように設定できるため、全員で共通の認識を持つことができます。

要するに、メモ、顧客との最近の通話、今後の会議日程、取引の進捗状況、さらには顧客の飼い犬の名前など、あらゆる情報を指先 1 つで確認できるため、チームのだれかが風邪で休んでも、それ以外のメンバーが顧客からの電話に対応できるということです。

外出先からあらゆる情報にアクセス

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外出先からアクセスできます。

仕事は必ずしも自席にいるときに発生するとは限りません。そうした場合にも、Outlook Customer Manager にはモバイル アプリが用意されているため、デスクトップ版と同じ顧客情報に簡単にアクセスできます。顧客との会議の直前に最近のやり取りについて確認したり、会議の後に手早くメモをとったり、名刺をスキャンして瞬時に取引先担当者を新規作成したりといったことが、すべてスマートフォンで数回スワイプするだけで行えます。

モバイル アプリは最初に iOS 用が提供され、他のモバイル プラットフォーム用のアプリも今後リリースされる予定です。

使用が容易

Outlook Customer Manager は Outlook の受信トレイのホーム タブから 1 クリックでアクセスできるため、利用を始めるにあたって新たにソフトウェアをインストールする必要も、チーム メンバーにトレーニングを数日かけて実施する必要もありません。データは Office 365 に保存されるため、他のソフトウェアやサービスへのコネクタをセットアップしたり別の製品を管理したりするのに貴重な時間を使うこともありません。

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1 クリックで使用を開始できます。

Outlook Customer Manager の使用を開始する

Outlook Customer Manager は Office 365 Business Premium 利用者を対象に、現在はまず先行リリース ユーザーにロールアウトされており、その後数か月かけて全世界にロールアウトされます。お使いの Office 365 アカウントにロールアウトされると、Windows 版 Outlook 2016 のホーム タブにアイコンが表示されます。このアイコンをクリックするだけで使用を開始できます。いち早いご利用を希望される場合は、こちらのページをお読みのうえ Office 365 先行リリース プログラムにご参加ください。

Outlook Customer Manager を皆様の顧客関係の把握や事業の拡大にお役立ていただければ幸いです。ぜひ Outlook Customer Manager をご利用になり、フィードバック フォーラム (英語) までご意見をお寄せください。

よく寄せられる質問

Q. Outlook Customer Manager はどの Office 365 サブスクリプションに含まれていますか。

A. Outlook Customer Manager は Office 365 Business Premium サブスクリプションでご利用いただけます。また、今後は E3 サブスクリプションと E5 サブスクリプションでも提供を予定しています。

Q. Outlook Customer Manager はいつから使用できますか。

A. Outlook Customer Manager は Office 365 Business Premium 利用者を対象に、現在はまず先行リリース ユーザーにロールアウトされており、その後数か月かけて全世界にロールアウトされます。いち早いご利用を希望される場合は、サポート記事をお読みのうえ Office 365 先行リリース プログラムにご参加ください。

Q. Outlook Customer Manager にはどのようにすればアクセスできますか。

A. お客様のアカウントにロールアウトされると、Windows 版 Outlook 2016 のホーム タブに Outlook Customer Manager のアイコンが表示されます。このアイコンをクリックするだけで使用を開始できます。

Q. 詳細情報はどこで確認できますか。またフィードバックはどこから送信できますか。

A. 詳細についてはこちらのサポート記事 (英語) をお読みください。お気付きの点がありましたらフィードバック フォーラム (英語) へお寄せください。

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