Microsoft Bookings で年中無休の予約対応が可能に


(この記事は 2016 年 7 月 20 日に Office Blogs に投稿された記事 Bring in business 24/7 with Microsoft Bookings の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

ビジネス オーナーの皆様は、顧客の予約対応に多くの時間を割いているのではないでしょうか。メールのやり取り、なかなかつながらない電話、担当者への通知などに振り回されていると、ビジネスを拡大するという大事な仕事に集中できません。今回は、ビジネス オーナー、担当者、顧客のための、より簡単かつ効率的に予約ができる Office 365 の新たなサービス、Microsoft Bookings をご紹介します。

顧客が直接オンラインで予約可能

Bookings では、電話やメールで応対できないときでも、独自に設けられた Web ページを利用して、顧客が自身で予約を入れることができます。Web ページの使い方は簡単です。まず希望するサービスを選択し、担当者の予定から予約可能な日時を選択し、連絡先情報を入力すれば予約が完了します。

この Web ページは、大画面とモバイル デバイスのどちらでも見やすいデザインになっています。顧客宛のメール、自社の Web サイトや Facebook ページに予約ページへのリンクを簡単に作成できます。

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好みのデバイスから予約を入れることができます。

確認とリマインダーで予約忘れを防止

予約の無断キャンセルが起こると、時間とコストが無駄になってしまいます。予約忘れを防ぐために、Bookings では予約完了直後に顧客に確認メールを送信します。また、すぐに顧客のカレンダーに予定を追加するオプション機能も使用できます。しかし、それでも十分でないこともあります。そこで、顧客が予約を再確認できるよう、Bookings では、予約の日時より一定期間前にリマインダー メールを送信するように設定できます。

顧客は簡単に予約の変更やキャンセルが可能

予約の変更やキャンセルが必要なときもあります。Bookings なら、セルフサービスで顧客が簡単に予約を変更したりキャンセルしたりできます。確認メールまたはカレンダー内の予約のリンクをクリックすると予約ページに移動するので、そこで別の日時を設定するか、予約をキャンセルします。直前のキャンセルを禁止することも可能で、管理者は、どの程度前までに通知する必要があるかを設定できます (1 時間や 1 週間など)。

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予約の変更やキャンセルも簡単に行えます。

どこにいても予約と顧客情報の管理が可能

顧客の予約状況はすべて予約カレンダーに集約され、今後の予定を完全に把握することができます。また、既存の予約の変更やキャンセル、他の担当者への再割り当てを行うこともできます。その場または電話で顧客と話しながら、すばやく新規の予約を作成することもできます。さらに「分割ビュー」を使えば、特定の日時にスケジュールが空いている担当者をすばやく確認できます。

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Bookings では担当者の一日のスケジュールを Web やモバイル デバイスで見やすく表示できます。

Bookings では、顧客リストを利用していつでも顧客と連絡を取ることができます。顧客が予約ページから予約を作成する (または担当者がカレンダーに予約を作成する) と、自動的に Bookings 内の顧客リストに連絡先が作成されます。

これらの機能はすべて Office 365 のナビゲーション バーから手軽にアクセスして Web 上で管理することができます。また、数か月以内にリリースされる予定の Bookings のモバイル アプリでは、外出時でも、たった数回タップするだけで簡単に予約を管理したり、顧客へ連絡を取ったりできます。

Bookings アプリでは予約の詳細と顧客情報を確認できます。

担当者のカレンダーに予約を自動追加

予約を忘れてしまうのは、顧客だけではありません。Bookings は、予約が新たに作成されたり更新されたりすると、自動的に管理者や担当者のカレンダーを更新します。また、Bookings は Office 365 の Outlook カレンダーにも対応しています。さらに、Outlook.com や Google カレンダーにも連係するため、いずれのカレンダーを使用している場合でも問題なく使用できます。

ビジネスの拡大に合わせて Bookings も拡張可能

皆様のビジネスの拡大と共に、Bookings も拡張できます。ビジネスが成長し従業員が増えた場合でも、新しい予約ページや担当者を簡単に追加できます。予約ページの追加は無料で、新たに追加する担当者の Office 365 サブスクリプションも不要です。

Bookings の使用を開始するには

Bookings は、現在 Office 365 Business Premium プランの先行リリース ユーザーに向けてロールアウトが進められており、今後数か月以内に全世界のすべての Business Premium ユーザーへの提供が開始される予定です。ロールアウトが完了したら、Office 365 Business Premium サブスクリプションを所有している方はどなたでも Office 365 の Web エクスペリエンスのアプリ起動ツールから Bookings にアクセスできるようになります。Bookings では仕事用のメールを Office 365 経由で転送する必要はありません。現在使用しているメール サービスをそのまま利用できます。

使用を開始するには、Office 365 にサインインしてアプリ起動ツールから Bookings を開き、[Get it now] ボタンをクリックします。次に、ビジネスの内容や利用できるサービスについての情報を入力します。その後、予約ページのタブから [Save and publish] ボタンをクリックするとスケジュール用 Web ページが発行されます。これで、顧客がビジネスの予約を取ることができるようになります。必要な操作はこれだけです。

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ビジネス拡大に向けた効率化、予約忘れや無断キャンセルの軽減、場所を選ばない業務を成功させるために、Bookings が皆様のお役に立てれば幸いです。ぜひ Bookings をご利用いただき、Bookings のホーム ページのフィードバック機能からご意見をお聞かせください。

よく寄せられる質問

Q. Bookings はいつから使用できますか。

A. 現在、Office 365 Business Premium サブスクリプションを所有する先行リリース プログラム ユーザーの方向けてロールアウトが進められており、今後数か月以内に全世界のすべての Business Premium サブスクリプション所有者に提供が開始される予定です。

Q. Bookings はどの Office 365 サブスクリプションで使用できますか。

A. Bookings は Office 365 Business Premium サブスクリプションでご利用いただけます。

Q. 従業員全員にビジネス オーナーとしての Office 365 サブスクリプションが必要ですか。

A. いいえ。Office 365 Business Premium アカウントが必要なのは、Bookings の設定と管理を行う管理者のみです。従業員の皆様は任意のメール サービスを利用できます。

Q. 外出中にはどのようにして予約を管理するのでしょうか。

A. 今後数週間以内に Microsoft Bookings を補完するアプリの配信が開始され、Office 365 サブスクリプションを所有する指定されたユーザーがすべての予約と顧客情報を表示し、管理できるようになります。

Q. 顧客が管理者の個人用または仕事用のカレンダーを見ることはできるのですか。

A. いいえ。顧客は、オンラインで公開されている Bookings カレンダーのみを見ることができます。管理者は、カレンダーで表示するサービスや日時、担当者を指定できます。

Q. 顧客は Microsoft アカウントまたは Office 365 サブスクリプションが必要なのですか。

A. いいえ。Bookings のページは公開されます。顧客が予約を行う際には、名前とメール アドレスを提供するだけで、Bookings から確認メールとリマインダーが送信されます。

Q. 顧客は予約のためにアプリをダウンロードする必要があるのですか。

A. いいえ。モバイル デバイスやタブレット、ノート PC などで任意のブラウザーから Web ベースの予約ページにアクセスします。今後リリース予定の Bookings モバイル アプリは、ビジネス オーナーが自社の Bookings カレンダーを管理するためのものです。

 

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