Office 365 Business Premium で複数のソフトウェアを一括管理


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ビジネスに欠かせないMicrosoft Officeの Word や Excel ですが、2015年に従来のパッケージ版、プレインストール版に次ぎ、新たにクラウド機能がついた Office 365 シリーズをリリースしたのはご存知でしょうか?

Office 365 シリーズでは、Word やExcel などのソフトウェアに加え、1TBのストレージ(OneDrive for Business)他、さまざまな機能を月額制で利用でき、常に最新のOffice製品の使用も可能です。

 

なかでも、Office 365 Business Premium では、社内SNS(Yammer)、プロジェクト管理のソフトウェア(SharePoint Online)も含まれており、プロジェクトの企画から、進行管理に必要不可欠なソフトウェアがすべて使用できます。

 

また、クラウドサービスでは、 Word や Excel などのデータやファイルを、クリック一つで共有でき、Webブラウザーを利用して、お互いに、且つ同時に編集ができるようになります(Office Online)。

 

今、注目を集めている Office 365 Business Premium にはどのようなサービスがあるのか、どんな活用方法があるのかご紹介します。

 

Office 365 Business Premium の機能一覧

Office 365 Business Premium では Word や Excel などの基本ソフトウェアはもちろんのこと、管理ツールやアプリケーションなどのソフトウェアが含まれています。
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  • Excel
  • Word
  • PowerPoint
  • Outlook
  • Skype for Business
  • OneNote
  • Publisher

と、基本的なソフトウェアの他に
・OneDrive for Business  (1TBのストレージサービス)

・Yammer (社内SNS)

・Microsoft Exchange

・Office Online (ブラウザー上でWord、OneNote、PowerPoint、Excel ドキュメントを作成及び編集が可能)

・SharePoint Online (プロジェクト管理ソフト)

など、様々な機能が使用できます。

 

Microsoft Exchange によるスケジュール共有、一括管理

Office 365 Business Premiumに付属するソフトウェアの一つ、Microsoft Exchange では PC、タブレット、スマートフォンからのアクセスが可能になり、どこにいてもメールやスケジュール、タスクの確認が可能となります。また、Microsoft Exchange  には3つの機能の特徴があります。

 

1.  セキュリティ機能

Microsoft Exchange に実装されている高度なセキュリティ機能により、社内のコンプライアンスや機密性の高い情報を保護し、ウイルス、スパム、フィッシング攻撃などから機密情報を守ります。

2. 管理機能

各社員へ送られてくるメールの一括管理が可能となり、社員が使用するメールボックスや、重要データを1箇所で管理することが可能となります。各企業の必要性に合わせて内容をカスタマイズできるため、コンプライアンスに関わる情報の管理も容易になります。

3. 共有機能

iOSやAndroid に関わらず、デバイスやOSに縛られない利用が可能なので、共同作業が非常にスムーズになり、作業場所を選びません。各グループで「受信トレイ」「予定表」「会話」などの必要情報を共有・管理ができ、作業効率が向上します。メールの転送や、情報共有のためのミーティングに時間を割く必要がなくなるため、時間の有効利用と共に、生産性が向上します。

 

Skype for Business Online によるグループチャットで業務円滑化

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日頃から会議やミーティングで、多くの時間を費やしているビジネスマンも多いのではないでしょうか? Skype for Business Online では、会議やミーティングの場所をオンラインで実現するため、ちょっとした会話で済んでしまうことなど、場所にとらわれないコミュニケーションが実現でき、業務効率の改善につながります。チャットでは複数名でリアルタイムの情報共有が可能です。

音声通話やビデオでのWeb会議は、出張先や海外からの参加も可能となり、直接顔を見ながらのミーティングも可能です。通信セキュリティも常に強化され、重要な会議などでも安心して利用する企業も年々増えてきています。

また、 Skype for Business Online を使用した会議では、アカウントを持っていない方も参加することが可能(ゲストユーザーの招待が可能)なので、他企業のスタッフ、クライアントを交えた会議などでも使用が可能です。以前より海外ではオンライン会議を取り入れている企業も多く、日本国内の企業でもSkype for Business Onlineを導入する企業が年々増加してきています。

 

SharePoint Onlineによるプロジェクトごとのスケジュール管理について

SharePoint Online はどのデバイスからでも、情報を保存、整理、共有することができるソフトウェアです。グループ作業、個人作業も SharePoint Online を使えば、情報や社員はもちろん、プロジェクトのスケジュール管理も可能です。時間やコストも効率的に管理することができるため、他の企業とのプロジェクトや、社内で他部署とのプロジェクトも、オンライン上で常に情報の共有が可能になり、「人が動く」ための、時間短縮やコスト削減にもつながります。

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【まとめ】

Office 365 Business Premium には Word や Excel 以外にもメールやスケジュールの管理ツールなど、ビジネスで必要不可欠な機能が備わっています。メールやチャット、カレンダー機能などを複数のツールで使用している企業もありますが、1つにまとめることで、情報の管理や共有も可能となり、業務効率の改善、セキュリティ対策にもつながります。

また、メールやチャット、カレンダー機能など、他社ツールでは有料版のソフトウェアもあり、それぞれ月々コストがかかるツールを複合的に使用している企業もありますが、Office 365 Business Premium に含まれているご紹介したソフトウェアは、全て月額の料金に含まれる為、導入することでトータルコストの削減につながるケースが多々あります。一度あなたの会社内のインフラツールで利用しているコストと比較してみませんか?

 

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