Outlook on the web に留守を任せて心置きなく休暇を満喫


(この記事は 2016 年 4 月 12 日に Office Blogs に投稿された記事 Outlook on the web makes going on vacations less stressful の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

休暇は思う存分リラックスしたいものです。しかし、休暇に入るまでの数週間は、楽しみである反面、不在メッセージを設定する前に重要な業務を全部片付けようと躍起になり、ストレスがたまってしまうことにもなりかねません。そんなストレスを取り除く機能をご紹介します。

Outlook on the web を使用すれば、簡単に予定表をクリアし、会議への出席を自動的に拒否するように設定して、オフィスを後にすることができます。Outlook on the web の自動応答を設定すると、以下のことを実行してくれます。

  • 予定表をブロックして不在を通知。
  • 予定表にある会議への出席を拒否またはキャンセル。
  • 不在時に届いた招待に自動的に返信。

予定表をブロック

休暇に入る前の準備として最も一般的なのが、予定表の時間をブロックして不在を周知させることです。自動応答を設定する際に [Block your calendar] を選択すると、自動応答を送信する期間の予定が作成されます。

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同僚が空き状況をスケジュール アシスタントでチェックすると [Away] と表示されます。

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会議への出席を拒否またはキャンセル

休暇前にもう 1 つ済ませておくべきなのは、現在予定表にあるイベントの拒否およびキャンセルです。自動応答を設定すると、不在中に行われるイベントの中からキャンセルまたは拒否する会議を指定したり、応答のオプションを選択したりできます。

Outlook on the web では、既定で出席者がいる会議がすべて選択され、出席者がいないイベントはチェックが外れた状態のままになります (こうしたイベントはユーザーが自分用のリマインダーまたはメモとして利用することが多いためです)。キャンセルしたくない会議はリストからチェックを外すと予定表に残されます。

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届いた招待に自動応答

当然ながら、オフィスから離れても仕事は続いています。Outlook では新たな招待が届いても自動で拒否できるようになりました。このオプションを使用すれば、不在時に行われる会議に出席しないことを周知させることができます。

応答した招待は受信トレイに残されるので、不在中にどんなことがあったかを後から確認できます。

この機能の利用を開始するには

2016 年 4 月 12 日から、この機能が Office 365 の Outlook on the web ユーザーおよび新しい Outlook.com (英語) のユーザー向けにロールアウトされます。メールまたは予定表の右上のギヤ アイコン () をクリックして [Automatic replies] を選択します。

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メールから設定する場合。

予定表から設定する場合。

フィードバックをお寄せください

作業をもっとシンプルに行えるように、ユーザーの皆様からの声を直接反映した結果、この機能が生まれました。Outlook on the web に追加してほしいという機能がございましたら、こちら (英語) から投票をお願いいたします。

よく寄せられる質問

Q. この新機能を利用できるユーザーを教えてください。

A. この機能を利用できるのは Exchange Online を含む Office 365 サブスクリプションをご契約のユーザーおよび新しい Outlook.com (英語) のユーザーです。

Q. この機能は他の Outlook アプリケーション (Windows/Mac/iOS/Android/Windows Phone) でも利用できますか。

A. Outlook on the web で自動応答を設定する必要があります。一度設定を行えば会議が自動的にクリアされ、同じアカウントを使用するすべての Outlook アプリケーションの予定表がブロックされます。ご利用状況を基に、この機能を直接他のアプリケーションに移植するかどうかを検討させていただきます。

Q. この機能はいつから提供されますか。

A. 既に Office 365 のユーザーと新しい Outlook.com のユーザー向けにロールアウトを開始しており、今後数週間で完了する予定です。

※ 本情報の内容(添付文書、リンク先などを含む)は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。

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