最高のプロジェクト計画を策定するためのプロジェクト マネージャー向けガイド


(この記事は 2015 年 10 月 8 日に Office Blogs に投稿された記事 The project manager’s guide to planning a perfect project の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

 

プロジェクト マネージャーの仕事はたいへんなものです。締め切りや人材の管理、不可能に思えるほどの短い期間に一定量の仕事を行わなければいけない重圧を抱え、苦労が絶えません。

しかし同時に、企業に多大な価値をもたらすうえで不可欠な役職でもあります。実際に、PricewaterhouseCoopers 社が実施した調査 (英語) によると、プロジェクトが失敗した原因の 60% 以上がリソース不足や期日の超過など、内部的な問題となっています。つまり、プロジェクト マネージャーの裁量しだいで回避できるということです。また、堅実なプロジェクト管理の重要性を認識する企業が増加するに従って、こうした分野の需要は拡大しています。

プロジェクト マネージャーの仕事は、空中で一度に多数の皿を回す曲芸師のようなもので、決して簡単ではありません。常に、締め切りや人材の管理、不可能に思えるほどの短い期間に一定量の仕事を行わなければいけない重圧などが伴います。

また、堅実なプロジェクト管理の重要性を認識する企業が増加するに従って、この分野の需要は拡大しています。具体例として、非営利組織 Project Management Institute の調査 (英語) によると、2010 年から 2020 年の間に世界中で 1,600 万人近くが新たにプロジェクト マネージャーの職に就き、この分野は 6.61 兆ドルの成長を遂げることが見込まれています。

とは言っても、プロジェクト管理はどのような立場の社員にとっても非常に重大な職務です。正式にプロジェクト マネージャーの役職に就いている場合でも、単にプロジェクトを指揮している場合でも、以下の 7 つのヒントを参考にすることで、自分がやるべきことを理解しプロジェクトを成功に導くことができます。

ヒント 1. プロジェクトの明確な目標を設定する

状況を大局的に把握して、このプロジェクトで何を達成する必要があるかを判断します。クライアントや外部の関係者がプロジェクトに携わる場合は、目標を設定するうえで社外の情報源が役立つことは明らかです。目標を掲げるにあたって、以下を検討する必要があります。

  • プロジェクトの対象範囲が拡大しないように注意する。
  • 定められた予算内に収める。
  • プロジェクトのすべての局面を完了させる。
  • 質の高い成果物を納品する。
  • 期日どおりに完了させる。
  • 適切なリソースを事前に確保する。

ヒント 2. 期待する内容を事前に決める

プロジェクトを確実に成功させるためには、メンバー全員が共通の認識を持つ必要があります。プロジェクト リーダーとして期待する内容を明確に伝え、メンバーどうしが自発的にコミュニケーションを取るように求めることは、プロジェクトを開始するうえで重要なステップです。期待する内容には、設定した目標を達成するための具体的な方法を盛り込む必要があります。さらに、以下を含めることをお勧めします。

  • 納品物の一覧と期日
  • 期待する範囲
  • 明確な役割と責務
  • Q&A プロセス
  • 関係者/クライアントへの連絡計画 (連絡頻度を含む)

ヒント 3. 潜在的なリスクと危機への対処方法の概要をまとめる

すべてを細部に至るまで詳細に計画しても、不測の事態が発生する可能性を排除することはできません。そこで、優れたプロジェクト マネージャーは不測の事態に対する計画を作成します。もちろん、プロジェクトに降りかかる危機を正確に予想することは難しく、悪天候から政情不安、技術的なミスまで、何が起こるかわかりません。しかし、リスク管理によって、潜在的な危機による影響を軽減することは可能です。

ヒント 4. ミーティングの回数を最小限に抑える

Verizon Conferencing 社の調査 (英語) によると、「非常に生産性が高い」と見なされたミーティングは全体のわずか 22% で、「生産性が高い」とされたミーティングは 44% となっています。つまり、残りの 34% のミーティングはそれほど生産的でないか、まったく生産的でないということです。もちろん、ミーティングはプロジェクトの計画に不可欠ではありますが、それが最適な時間の使い方であるのか、メールで済ませられないのか、あるいはファイルの共有、タスクの割り当て、アイデアの交換を可能にするプロジェクト計画ソフトウェアなどのコミュニケーション ツールで用を足せないのかを十分に検討する必要があります。ミーティングの時間が増えるほど実際の納品物に費やす時間が減るということを念頭に、それ以上ミーティングを開くべきか判断してください。

ヒント 5. 理想的なキックオフ ミーティングを計画する

キックオフ ミーティングはプロジェクト全体の方向性を決定するものです。このミーティングを計画するにあたっては、以下の基準に従うことが重要です。

  • 適切な人材に出席を呼びかけ、主要な担当者が確実に参加できるようにする。
  • ミーティングの内容を示した詳細なアジェンダを作成する。これにより、すべての参加者が内容に集中し、ミーティングの目的を理解することができます。
  • オンライン ミーティングでもかまわないか、実際に集まる必要があるかを判断する。これは、プロジェクトの規模、新規クライアントの有無、プロジェクトの予算などによって変わります。実際に集まってミーティングを行う方が予定を立てるのが難しく、特に出張が必要になる場合には費用もかかる点に留意してください。
  • 主要な担当者が参加できない場合には日程を再調整する。主要な担当者が出席せずにミーティングを行っても意味がありません。多くの場合、その担当者に最新情報を伝えたり意見を出してもらったりするために、別のミーティングを開く羽目になります。
  • アジェンダを作成する前に、ミーティングの要点と参加者が最終的に理解する必要のある情報を確実に把握する。

ヒント 6. プロジェクト全体を通じてレポートを作成する

プロジェクトが計画どおりに進んでいるかどうかを判断するには、継続的にレポートを作成します。多くの場合、これにはプロジェクト管理ソフトウェアを使用します。レポートを参照することで、割り当てたリソースの効率性を評価し、予算の目標や期日に向かって順調に進んでいることを確認できます。

ヒント 7. 適切なツールを入手する

市場には多数のプロジェクト管理ツールが出回っていますが、それぞれに違いがあります。本当に必要な機能を判断し、興味のある製品を比較することをお勧めします。最低でも、以下の条件を満たすツールを選択してください。

  • タスクを整理、関連付けて、スケジュールや計画を作成できる。
  • 情報を共有でき、進捗状況の報告に適している。
  • インターフェイスの使用方法を簡単に理解できる。
  • チームのニーズに合わせて計画をカスタマイズできる。

優れたプロジェクト マネージャーになることは簡単ではありませんが、不可能でもありません。スキルとノウハウ、適切なツールさえあれば、仕事をやり遂げ、求められる成果を達成することができます。

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