Office 2016 のクリック操作での共有


(この記事は 2015 年 10 月 5 日に Office Blogs に投稿された記事 Share with the click of a button in Office 2016 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

 

「Office での共同作業」ブログにようこそ。

先 日の Office 2016 のリリースを機に、ユーザーの皆様がさらに簡単に Office で共同作業を行えるようにするべく重点的に取り組んでいます。そこで今回、Office の新規および既存の共同作業用機能をご紹介する新しいブログ シリーズを開始することとなりました。これから数か月の間に、共同作業に関するさまざまなトピックを取り上げ、Office で共同作業関連のタスクを行う方法を説明していきます。また、職場、学校、家庭など、さまざまな場面での Office の共同作業についてもご紹介します。これらのトピックが皆様のお役に立ち、広く共有していただけるものとなれば幸いです。シリーズ初回は、Office コア チームのプログラム マネージャーを務める Jade Kessler による、共有機能に関する記事をご紹介します。

—コラボレーション エクスペリエンス チーム

先日、スムーズな共同作業のための強力なソリューションである Windows 版 Office 2016 (英語) をご紹介しました。Word 2016、PowerPoint 2016、Excel 2016 では、使い慣れた高度な書式設定オプションを使用する場合にも、簡単に友人や同僚とドキュメントを共有したり、他のユーザーと同じドキュメント上で同時に 作業を行ったりできるようになりました。Office での共同作業がこれまで以上に簡単になったのです。

Office 2016 を使用すれば、添付ファイルの送受信を繰り返した後ですべてのユーザーが最新版のドキュメントで作業しているかを確認したり、それぞれのユーザーの編集内 容を手作業で最終版に統合したりといった手間のかかる作業が不要になります。すべてのコンテンツが常に 1 か所に保存され、他のユーザーの編集内容を見落とすこともありません。ドキュメントの複数のバージョンを順に手渡していくことなく、シームレスに共同作業 を進めることができます。

以下では、Office 2016 の新しい共有機能によって共同作業のあり方を変える 4 つの方法をご紹介します。

友人や同僚を招待して共同作業を開始

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ドキュメントを既に OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint のいずれかに保存している場合、画面右上の [Share] ボタンをクリックし、[Invite people] テキスト ボックスに名前またはメール アドレスを入力するだけで他のユーザーを招待できます。次に、招待するユーザーごとにアクセス許可を設定します。編集を許可したり、表示のみに制限したり できます。「表示のみ」を選択した場合、そのユーザーはドキュメントを変更することができません。招待するユーザーへの個人的なメッセージを追加すること もできます。[Share] ボタンをクリックすれば完了です。また、ウィンドウ内ではドキュメントを共有しているユーザーを確認することもできます。他のユーザーがドキュメントに参 加すると、画面右上に通知が表示されます。Word 2016 では、複数のユーザーと同時に共同作業を行う場合に、他のユーザーの変更が随時画面に反映されます。Excel 2016 や PowerPoint 2016 では、[Save] をクリックしてドキュメントを更新すると、他のユーザーによる変更を確認できます。

ドキュメントを新規作成した場合や、ローカル ドライブに保存している場合は、共有する前にドキュメントを OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint のいずれかに保存する必要があります。そのためには、画面右上隅の [Share] ボタンをクリックし、[Save to Cloud] を選択します。[Save As] ダイアログが表示されたら、クラウド上のフォルダーを選択してドキュメントを保存します。保存が完了すると、[Share] ウィンドウが再び表示され、他のユーザーを招待することができます。

グループでリンクを共有

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ドキュメントを多数のユーザーと共有する場合、それぞれのメール アドレスを入力するのは面倒です。このような場合は、[Share] ウィンドウから共有リンクを取得します。[Share] ボタンをクリックし、ウィンドウ下部の [Get a sharing link] をクリックするだけで完了です (ただし、IT 管理者が匿名のリンク共有を無効にしている場合は、このオプションは利用できません)。リンクの種類には、「編集」または「表示のみ」を選択できます。 「表示のみ」を選択した場合、他のユーザーはドキュメントを変更することができません。共有リンクを作成したら、OneNote、Facebook、 Slack、Skype、メールなど、好きなところにコピー アンド ペーストできます。リンクを使用する場合サインインは不要で、すべてのユーザーが同じバージョンのドキュメントで作業することができます。送信したリンク を他のユーザーが開き、ドキュメントに参加すると、画面右上に通知が表示されます。

作業中のユーザーを確認

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[Share] ボタンに表示される数字を確認すれば、そのドキュメントで現在作業中のユーザー数をいつでも把握することができます。また、作業中のユーザーを把握するに は、[Share] ウィンドウの共同作成者のリストを確認します。Word 2016 では、リアルタイム共同編集機能を使用しているユーザー (「Editing in real time」と表示) と使用していないユーザー (「Editing」と表示) を区別することができます。また、ドキュメントを複数回開いたユーザーを確認することもできます (例: 「Editing from three devices (3 つのデバイスから編集)」)。

さらに、Skype for Business とのアプリ内統合により、ドキュメントを共有しているユーザーのリストに表示された名前にマウス ポインターを合わせるだけで、そのユーザーとのチャット、音声通話、ビデオ通話を開始することができます。

その場でアクセス許可を変更

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ド キュメントへのアクセス許可を管理するには、[Share] ウィンドウの共同作成者リストのユーザーを右クリックします。このとき、ドキュメントへのアクセス許可を完全に削除することも、アクセス許可のレベルを変 更 (「表示のみ」または「編集」のアクセス許可を設定) することもできます。共有リンクを作成した場合は、共同作成者リストのユーザーを右クリックして、アクセス許可を削除することが可能です。この操作を実行 すると、そのユーザーは共有リンクからドキュメントにアクセスできなくなります。

Office 2016 での共同作業を開始する方法は以上です。共同作業をスムーズに行うために、ぜひ共有機能をご活用ください。ほんの数回のクリックで同僚や友人とつながることができます。

今後も魅力的な更新により、共同作業での生産性向上に役立つ機能を提供してまいります。どうぞご期待ください。ご意見、ご感想もお待ちしております。

—Jade Kessler (Office コア チーム、プログラム マネージャー)

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