OneNote Staff Notebook で学校管理を合理化


(この記事は 2015 年 4 月 22 日に Office Blogs に投稿された記事 OneNote Staff Notebooks—streamlining the administration of a school の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

今回は、イギリスのサンディムーア スクールの Andrew Howard 校長による OneNote 関連の寄稿記事をご紹介します。

OneNote は、学校でテクノロジを使用する方法を完全に進化させ、従来のプロセスを改良して変革をもたらしました。教育現場ではこれまで何年もかけて、古い手法で行っていた各種の作業をテクノロジにより刷新してきました。黒板はホワイトボードに、ホワイトボードはインタラクティブ ホワイトボードへと置き換わりました。しかし、これは文字どおりただ「置き換えた」だけでした。ビクトリア王朝時代の教員が現代の普通の学校を視察したら、現代の教員があまりにも多くの日常業務を抱えていることに驚くでしょう。しかし、これは OneNote を使用していない場合の話です。私は以前 OneNote Class Notebook (英語) を使用してデジタル形式の演習ノートを作成する方法についての記事を執筆しましたが、OneNote にはもう 1 つ、学校の管理方法を進化させるうえで欠かせない要素があります。それは OneNote Staff Notebook です。

OneNote を使い始めてすぐに、管理者側のタスク調整や共同作業の効率化に役立つアプリケーションだとわかりました。事実上組織内の会議と委員会の組み合わせの数だけ個別にノートブックが必要となるので、非常に多数のノートブックを用意しないとならないという点が懸念されましたが、校内での会議や技術革新、共同作業などの記録や最新情報を常に把握できるため、それだけの手間をかける価値はありました。私は OneNote を会議のための事前打ち合わせや共同作業に主に使用しており、OneNote Staff Notebook を導入してからはさらにこの傾向が顕著になっています。すべての会議にそれぞれ OneNote ページを用意し、会議で必要となる詳細情報や事前打ち合わせで出た疑問点が既に読み込まれています。参加者は、全員が前もってこの会議ノートに目を通すだけでなく、さらに深い議論を行うためにアイデアや要点を書き込むようにしています。こうして、より充実した議論を行えるようになります。会議のようすはすべて OneNote に記録され、終了後にはだれもが参照できます。この OneNote のシンプルな機能が、管理面全体において大きく役立っています。さらに、タスク リストを作成でき、Office 365 エコシステムとも完全に統合されているため、すべてが管理しやすくなっています。

しかし、OneNote Staff Notebook が本領を発揮するのは、学校の日常的な業務です。これには、共同作業用スペース、コンテンツ ライブラリ、各個人用ページの 3 つのセクションが主に役立ちます。

共同作業用スペースとは、だれもが閲覧、編集、作成できるノートブックです。当校ではこの共同作業用スペースをいくつものセクションに分割して使用していますが、その中でも最も使用されているのがインセット (スタッフ トレーニング) セクションです。ここにはアクション リサーチに基づく教員育成プログラム用などのガイドがすべて収められており、学校を発展させるための各分野についてスタッフが共同作業を行う場所としても機能します。また、スタッフの実績管理の記録としても大いに役立っています。共同作業用スペースはグループが取り組んでいる構想別にセクション分けされており、透明性が非常に高いため、だれもが現状を把握でき、また必要に応じて協力することもできます。

「OneNote を活用すると、同僚とのコミュニケーションが非常にスムーズです。直接顔を合わせて会議の時間を取らなくても、アイデアを共有したり生徒について話し合ったりできるため、常に先手を打てるようになります。変更が加えられたときやアイデアが更新されたときには、すぐに把握することが可能です」RRU — 副主任

この他に予算関連のセクションも用意しました。イギリスでは中央政府から予算が直接供給されるため、納税者の皆様のお金を適切に使用していることを示す必要があります。その一環として、何かを購入する際には、最低でも 3 つの見積もりを作成し、「最高」の価値が得られるものを選択するためにどのような検討過程を経たかを示さなければなりません。この作業には非常に時間がかかっていたため、専用のセクションを作成したのです。見積書が Web ページの場合でもメールの場合でも OneNote に直接記録して、OneNote ページに簡単に添付し、経理チームによる確認に使用することができます。

コンテンツ ライブラリは、従来のスタッフ共有領域 (またはネットワーク ストレージ) に保存されていた広範囲のリソースをノートのページやセクションに移動する際、おそらく最もスピーディに移行できた領域でしょう。スタッフたちはこの領域を活用して、情報を 1 つの場所から簡単に見つけられるようになりました。たとえば、スタッフの会議ノートをここに公開して、すべてのスタッフが必要なときにいつでもこれを読めるようにしています。さらに、重要なポリシーや手順に関するセクションもあり、日付や期限が記入されています。OneNote Staff Notebook は、新任スタッフに必要なものや既存スタッフに必要なものなど、あらゆるコンテンツをすべて 1 か所にまとめた、適応性の高いスタッフ向けハンドブックとして活用できるのです。

ここまで紹介した機能だけでも、OneNote は学校管理に採用する価値のある強力なツールと言えますが、さらに最後のセクションとしてスタッフの個人用ページを追加すると、学校運営の効率化を実現するうえで OneNote Staff Notebook は決定的なソリューションとなります。

当校ではすべてのスタッフが OneNote Staff Notebook に自分用のセクションを保有し、自由に活用しています。実績管理、会議、保護者とのコミュニケーションなどの事前に用意されているセクションのほかにも、スタッフは自分の役割に応じてセクションをカスタマイズできます。コミュニケーションが非常にスムーズになるだけでなく、OneNote Staff Notebook をスタッフ自身の効率的な管理用ノートブックとして日常的に参照できます。当校ではすべてのスタッフに対してこのツールを管理業務に使用することを推奨しており、既にほとんどのスタッフが取り入れています。

たとえば、英語の主任教師は OneNote を活用して文法とスペリングの教本を作成しています。スタッフが最後のしあげを行った後にすべての OneNote Class Notebook にプッシュされる予定です。私は主任教師がさまざまなセクションで作業を進めているときに、作業の確認やコメント追加、提案や承認を行うことができます。

「OneNote は生徒に資料を配布するツールとして優秀で、高額なコピー費用を削減することができます。また何冊もの参考書を自宅に持ち帰る必要がないという点も便利です。コンテンツ ライブラリに資料を追加すると、その後何度でも参照することができるため、重宝しています」JRO – 英語主任

OneNote ではノートブックやセクション、ページなどで内容が変更されると太字で強調表示されるため、システム全体が合理化されます。セクション全体のクイック スキャンを実行すると、自分が対応しなければならない事項があるかどうかを簡単に確認できます。このため、各スタッフは精力的に取り組んでいる作業について把握することができ、一方私は進展中の事柄についてそれぞれの取り組みを推進したり、支援したりできます。会議を手配する必要がないため、作業が遅れることもありません。

簡単にまとめると OneNote は、その機能と Office 365 エコシステムとの完全な統合によって、学校での管理業務や授業、学習の合理化と変革を推し進めます。サンディムーア スクールでは、デジタル ノートパッドの連携性と柔軟性を活かし、OneNote をシステムや業務の中心に組み込むべく取り組んでいます。当校にとっては OneNote は、「教育に斬新なアプローチを取り入れる」という創立理念を実現するために必要な変革をもたらしてくれる不可欠なツールなのです。

—Andrew Howard

 

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