さらに便利になった一括処理と検索でメールを整理


(この記事は 2014 年 1 月 16 日に Outlook.com ブログに投稿された記事の翻訳です)

 

投稿者: Mike Schackwitz、投稿日: 1 月 16 日

平均的な Outlook.com ユーザーの場合、今後 12 か月で 10,000 通を超えるプライベートのメールが届くでしょう。そのうちの 80% はニュースレターやプロモーション、新着情報などが占めるため、受信トレイは雑然としてしまいがちです。このような大量のメールへの対処は非常に骨が折れます。このため Outlook.com チームでは、重要なメールを簡単に見つけられるツールを提供するために大きな力を注いでいます。実際、大量のプロモーション メールに対処できる一括処理をはじめとして、私たちが作成したツールは多くの皆様からご好評をいただいています。一方で、利用頻度の高いユーザーの皆様にもまだお試しいただいていない、知られざるツールや高度な機能もいくつかあるようです。

1 月 20 日から、7 回目となる毎年恒例の National Clean Out Your Inbox Week が始まります。散らかった受信トレイの整理に捧げる 1 週間です。大量のメールを処理するためのヒントやテクニックをお伝えし、今後数週間にリリースされる機能強化をお知らせするには、絶好のタイミングではないでしょうか。

以下に、雑然としていて使いにくい受信トレイを最適化するうえで役立つ 7 つのヒントをご紹介します。

1. 一括処理で削除

まず、不要なメールを取り除くことをお勧めします。そのためには、一括処理でメールをまとめて削除 (または必要に応じてブロック) します。また、ルールを作成して、以降に受信するメールを一括で自動削除することも可能です。

一括処理は、多くの方からご好評をいただいている機能です (毎週の利用回数は約 750 万回に上ります)。さらに使いやすくするため、少ないクリック数で済むように UI を更新しました。

M2-Sweep

2. カテゴリに分けて整理

一括処理後に残ったメールは、おそらく保管する必要のあるメールだと思います。しかし、今後必要になったときに備えてとっておくだけという場合も多いのではないでしょうか。そういったメールはすべて、受信トレイ内によく登場するトピックに基づいてカテゴリを設定し、アーカイブしておくことができます。ニュースレターやソーシャル ネットワークの新着情報など、最も一般的なメールの種類を基に既定のカテゴリが用意されていますが、受信トレイでのアクティビティに沿って独自のカテゴリを簡単に作成することも可能です。メールを分類するには、まずメールを選択し、上部のナビゲーションにある [Categories] オプションを使用してください。

カテゴリを作成したら、[Categories] > カテゴリ名 > [Apply to all from…] > [Categorize all] の順に 4 回クリックするだけで、特定の差出人から受信したメールをすべて自動的に分類することができます。

M2-Categories

3. 検索してアーカイブ

メールが思いどおりに整理されていれば、更新された検索ツールを使用して、どのカテゴリやフォルダーに分類されているメールもすばやく見つけ出すことが可能です。ユーザーを探すための検索条件が最もよく使用されているため、ユーザーを検索する際に連絡先の名前と画像が一緒に表示されるように変更しました。連絡先の名前で検索すると、そのユーザーが使用しているすべてのメール アドレスから送信されたメールがすべて表示されます。そのため、プライベートのアドレスまたは勤務先のアドレスのどちらから送信されたメールだったかを覚えておく必要はありません。

また、探しているメールの種類に応じた検索条件の候補も表示されます (例: 添付ファイル付きのメールを探している場合は、[and has an attachment])。高度な検索については、利用可能な検索条件が増え、UI がわかりやすくなったほか、検索結果にフィルターを適用できるようになりました。

メッセージが既に分類されている場合は、何回かクリックするだけで、カテゴリに含まれるメッセージをアーカイブして受信トレイから削除することができます。まず、検索ボックス内をクリックし、カテゴリ名の最初の数文字を入力したら、対象のカテゴリ名をクリックします。そのカテゴリに含まれるすべてのメールを選択するには、[Filter] (以前は [View]) の横にあるチェック ボックスをクリックしてから、[Select everything] をクリックします。最後に、上部のナビゲーションにある [Archive] をクリックします。

M2-Search-clean-inbox

4. 自動ファイリングの設定

保管するメールや後で読む必要があるメールをファイリングしておく方は多くいらっしゃることと思います。フォルダーを作成して [Move to] を利用すれば、以後のメールをフォルダーに直接振り分けるための自動ルールを簡単に設定することができます。[Move to] を利用する場合、[Move all email from…] を選択することも可能です。これを選択すると、特定の差出人から届いたメールを 1 通ずつクリックする手間が省けます。

5. インスタント アクションおよびキーボード ショートカットの利用

ここからは、ようやくメールを 1 通ずつ処理する手順です。受信トレイで頻繁に行うタスクをすばやく完了できるように、Outlook.com にはインスタント アクションが用意されています。これは、メールをポイントすると表示される小さいボタンで、削除する、フラグを設定する、未開封にするといった操作を行うことができます。これ以外の操作を行う頻度が高い場合は、必要に応じて独自のインスタント アクションを作成することも可能です。Outlook.com のインスタント アクションは、ユーザーの皆様に毎月 20 億回以上実行していただいています。

また、キーボード ショートカットも利便性が増したため、キーボードから手を離すことなくメールをすばやく操作することができます。サインインして下方向キーを押すと、1 通目のメッセージが強調表示されます。メールを開くには Enter キーを、閉じるには Esc キーを、削除するには Del キーをそれぞれ押します。Outlook.com で使用できるすべてのキーボード ショートカットを表示するには ? キーを押します。

6. モバイルでの整理

携帯電話やタブレットなどのモバイル デバイスは、ますます普及が進んでいます。スマートフォンの利用時間のうち、メール利用が 20% を占めており、Web とモバイル デバイスを整理することは重要な作業だといえるでしょう。[Sweep][Move to] などの機能を利用すれば、Web とアプリの両方でメールを整理しておくことができます。マイクロソフトでは、魅力的なメール エクスペリエンスを実現するために積極的に取り組んでおり、その一環として Exchange ActiveSync への無償アクセスを提供しています。これは、マイクロソフトのみが提供し、モバイル デバイス上でメールを利用する各大手企業に採用されている機能です。また、IMAP (英語) もサポートしているほか、先日更新された Android アプリ (英語) では 150 項目を超える機能強化が実施されています。

7. ビデオ通話とチャット

メールの整理とデバイスのセットアップが済んだら、一般的に利用されている他のサービス (Skype、Facebook、Google、Twitter、LinkedIn など) に Outlook.com アカウントを接続することをお勧めします。これにより、リアルタイムでのビデオ通話やチャットが可能になります。さらに、他のサービスを接続させることで、あらゆる連絡先について常に最新の情報を入手することができます。

これらの機能をお試しになり、ご感想をお聞かせいただけると幸いです。

どうぞ、すてきな Clean Out Your Inbox Week をお過ごしください。

–Mike Schackwitz (Outlook.com チーム主任グループ プログラム

Comments (0)

Skip to main content