コメントの活用


Posted by Nick Simons

8 月 9 日

 

私はこのブログを、SkyDrive で書いています。自宅で書き始めて、職場で仕上げようとしているから、という理由もありますが、それだけではありません。有能なチームメンバーに意見を聞きたいと思ったからです。そこで、この投稿をグループのメンバーに送信して、私が書いたことへのフィードバックをもらおうと思います。何年か前なら、電子メールに添付して送っていたでしょう。しかし今それをやると、いささか面倒なことになります。

まず、すべての人が添付ファイルを開けるとは限りません。もっとも、これは私の職場ではそれほど大きな問題ではありません。Word チームがすぐ下の階にいるからです。それでも、新しいビルドを試している最中の人や、その他のさまざまな理由で Word をインストールしていない人は、必ずといっていいほどいるものです。みなさんの職場でも同じような感じでしょう。

さらに、全員がコメントを書き終えたら、次に何が起きるでしょうか。元の添付ファイルにいろいろ書き加えたものが、たくさんのメールで送られてきます。やれやれ。

しかし私は、添付ファイルを送信するのではなく、次のリンクを送信します。

http://sdrv.ms/RrhyAH

このリンクをクリックすると、SkyDrive 上にあるこのドキュメントが開いて、メンバーがコメントを直接追加できるようになります。必要なのはブラウザーだけです。面倒なアクセス許可についての心配もありません。このリンクを知っている人はだれでも、コメントの追加と編集ができます (なお、このリンクは例示用であり、実際には表示のみが可能です)。

このリンクを作成するには、次の画面をご覧ください。

そして次の通りとなります。

このリンクをチーム メンバーに送信したところ、たくさんの建設的なフィードバックが追加されていました。

これらのコメントはすべて、ドキュメントの中に保存されています。このドキュメントを Word デスクトップ クライアントで開くと、コメントが表示されます。そして、ファイルをローカルハード ディスクに保存すると、コメントも保存されます。

コメントを残したメンバーは、Word デスクトップクライアントを使用してコメントすることもできましたが、実際にはそうしていません。Word Web App と新しいコメント作成機能を使用したのです。例として、最初のコメントを追加してみます。Word Web App ビューアーで [コメント] ウィンドウを開きます。

ドキュメントの一部を選択します。

[新しいコメント] をクリックします。

コメントを書き込みます。

[投稿] をクリックします。

右側でコメントを選択すると、そのコメントの対象となるテキストも強調表示されることに注目してください。

コメントを選択していないときは、何も強調表示されないので、ドキュメントが読みやすくなります。

従来のコメント機能の問題点は、コメントが非表示になっていないときに画面がごちゃごちゃになることでした。しかし、選択したコメントだけを強調表示すれば、その問題はかなり解消されます。選択されていなくても、そこにコメントがあることはわかります。ドキュメントの余白に吹き出しが表示されるからです。

さらに、コメントへの返信もできるようになりました。こんな感じです。

いくつかのコメントは、有意義なディスカッションへと発展しています。このディスカッションはインデントされているので、近くにある無関係のコメントと区別できます。

仮に私が、プレゼンテーションを作成していて、フィードバックをもらいたいという場合も、これまでに説明したことのすべてを PowerPoint Web App で行うことができます。

PowerPoint でも同じように "共有" ができるほか、コメント作成の方法もよく似ており、個々のスライドのさまざまな部分にコメントを追加することや、コメントに返信することができます。

ここでご紹介した機能をはじめとする便利な新機能を実際に試してみたい場合は、プレビューにご参加ください

 

Nick Simons
Office Web Apps 担当シニア プログラム マネージャー

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