Reuniones en línea de Communicator “14”

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06/07/2011

Artículo original publicado el martes, 31 de agosto de 2010

¿Llega tarde a una reunión? ¿Necesita asistir a una reunión importante mientras trabaja desde su casa? ¿Debe unirse a una reunión mientras viaja? ¿Necesita coordinar equipos que se encuentran distribuidos para que colaboren entre sí?

La característica de reuniones en línea es el sistema de conferencia web de la nueva generación de Microsoft. Esta característica permite a participantes remotos unirse a una reunión desde cualquier sitio mediante un equipo o un teléfono. Proporciona funcionalidades de audio y vídeo con un amplio conjunto de herramientas de colaboración para lograr que el funcionamiento de la reunión sea eficaz y completo.

Para aquellos usuarios que están familiarizados con las reuniones de Live Meeting, Communicator “14” agrega funcionalidades de colaboración de datos a las conferencias de Communicator. Por lo tanto, ahora un único cliente unificado le proporciona todo lo que necesita para convocar reuniones en línea eficaces y completas.

En este blog, se describirá la configuración (programación) de reuniones en línea, diversas opciones de reuniones en línea y la unión básica a una reunión en línea.

Configuración de una reunión en línea

Para configurar reuniones en línea se requiere Outlook y el nuevo Communicator “14”.

La programación de reuniones en línea solo requiere un clic. Vaya a Outlook y seleccione Reunión en línea (Online Meeting) en el menú Nuevos elementos (New Items), o bien haga clic en el botón Nueva reunión en línea (New Online Meeting) desde el calendario. También puede convertir una cita o reunión de Outlook existente en una reunión en línea.

Desde Nuevos elementos:

Desde el calendario:

Agregar la reunión en línea a una reunión de Outlook existente:

Las reuniones en línea tienen un vínculo para unirse a la reunión e información de acceso telefónico.

Invitación a una reunión en línea

Opciones de reunión predeterminadas

De forma predeterminada, todas las reuniones en línea usan la misma información de acceso telefónico. Todos los usuarios de la compañía pueden unirse a la reunión directamente y empezar a colaborar de inmediato. Puede cambiar estos valores predeterminados fácilmente mediante la personalización de las opciones de reunión.

Personalización de las opciones de reunión en línea

Haga clic en el botón Opciones de reunión (Meeting Options) en la cinta de opciones de la invitación a la reunión. (Tenga en cuenta que este botón solo estará disponible para las reuniones que organice).

Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea (Online Meeting Options) que muestra las opciones de reunión predeterminadas.

Para cambiar las opciones de reunión, active la casilla de verificación Personalizar el acceso y los moderadores de esta reunión (Customize access and presenters for this meeting). (Tenga en cuenta que al personalizar el acceso y los moderadores, se cambiará el vínculo de reunión y el identificador de conferencia para usar un nuevo valor distinto del valor predeterminado).

Los valores principales que se pueden personalizar son:

Acceso:

Puede controlar quién podrá acceder directamente a la reunión y quién deberá esperar en una sala de espera hasta que un moderador lo admita. También puede desactivar la sala de espera para los usuarios de teléfono mediante la selección de Las personas que llaman por teléfono no pasan por la sala de espera (People dialing in by phone bypass the lobby).

Moderadores:

Los moderadores puedan presentar contenido, usar herramientas de colaboración y controlar la reunión en línea. Entre los privilegios del moderador se incluyen la posibilidad de desactivar o reactivar el audio de otros usuarios, activar o desactivar los anuncios, promover a un participante a moderador, administrar la sala de espera y controlar el acceso a la reunión.

Elija moderadores específicos mediante el vínculo Administrar moderadores (Manage presenters).

Números de teléfono locales:

Puede seleccionar la ubicación desde la que se unirá la mayoría de las personas para que la invitación a la reunión muestre números de acceso telefónico locales. (Tenga en cuenta que puede encontrar la lista completa de números de acceso telefónico locales mediante el vínculo Buscar un número local de la invitación a la reunión).

Anuncios de entrada y salida:

Los anuncios de entrada y salida de los participantes se pueden activar o desactivar. Estos anuncios muestran el nombre de los participantes que se unen a la reunión o la abandonan.

(Tenga en cuenta que al modificar el valor de los anuncios, se cambiará el vínculo de reunión y el identificador de conferencia para usar un nuevo valor distinto del valor predeterminado).

Idioma de la invitación:

Cuando el idioma de la invitación a la reunión no es inglés (por ejemplo, cuando el idioma de Outlook o Communicator no es inglés), las opciones de reunión proporcionan un modo de convertir el idioma de la invitación a inglés.

Recordar las preferencias:

Para aplicar la configuración a todas las reuniones en línea futuras, basta con activar la casilla de verificación Recordar configuración (Remember settings).

Unirse a una reunión en línea

Unirse desde el aviso de Outlook

El modo más simple de unirse a una reunión en línea es haciendo clic en el botón Conectarse (Join Online) del aviso de reunión de Outlook 2010.

A continuación, se muestra una vista previa de la experiencia de unirse a una reunión en Communicator “14”:

A continuación, se presentan otras formas de unirse a una reunión en línea:

Haga clic en el vínculo para unirse que hay en la invitación a la reunión
Haga clic en el botón Unirse a la reunión en línea (Join Online Meeting) de la cinta de opciones de la invitación a la reunión
Obtenga acceso telefónico a la conferencia desde cualquier teléfono
Copie y pegue la dirección URL del vínculo para unirse en un explorador web
Haga clic en Unirse (Join) desde un teléfono UC