Lync 2013 で会議ノートを作成する

原文の記事の投稿日: 2012 年 9 月 20 日 (木曜日)

仕事でノートを取ることが最も多い場面の 1 つが、会議です。ノートには、出席者の記録、話し合った内容の備忘、フォローアップ項目のリスト化など、さまざまな目的があります。ただ、とかく会議は時間が限られ、あわただしくなりがちです。そこで、ノートの作成と他の出席者との共同作業をできるだけ簡単にしたいと私たちは考えました。

Lync の会話でノートを共有する

Lync 2013 では、モニター アイコンの下の [OneNote] タブからノート作成機能を利用できます。自分用のノート (マイ ノート) を作成することも、共同作業でノート (共有ノート) を作成することもできます。また、会議の共有ノートブックのリストを確認し、管理することができます。

ノートを作成する方法が決まったら、使用可能な OneNote ノートブックのリストから選ぶことができます。このリストには、コンピューターにキャッシュされているノートブック、つまり以前にコンピューターで OneNote を使って開いたノートブックが表示されます。既存のページを使うことも、新しいページを作成することもできます。ページではなくセクションを選ぶと、そのセクションに新しいページを作成できます。必要に応じて、ここから新しい OneNote ノートブックを作成することもできます。また、検索ボックスを使って、表示されているノートブックのページを検索できます。

ノートブックはどこに作成してもかまいませんが、共有ノートの場合は、会議の出席者がノートブックの場所 (Skydrive、SharePoint、ファイル共有など) にアクセスでき、必要なアクセス許可があることを確認してください。

自分用のノートを作成する場合は、選んだノートブックに新しいページを自動的に作成するよう Lync に指定すると、この処理がもっと簡単になります。1 回のクリックで処理できるので、その場でノートを作成するのに便利です。

このように簡単に、次の情報を含むページを作成できます。

1. 出席者のリスト
2. ダウンロード可能な Lync Meeting のコンテンツ
3. 会議で共有されている他のノートブックへのリンク

作成したページは会議に関連付けられて自動的に更新されます。

ノートを共有すると、会議の出席者に通知が表示され、出席者はその通知を使ってノートを開くことができます。この通知はタイムアウトしますが、心配はいりません。出席者はモニター アイコンから共有ノートすべてのリストにいつでもアクセスできます。会議に新しいコンテンツがあるときは、モニター アイコンに黄色いアスタリスクが表示されます。

共有ページとして選択したページが Lync で開かれますが、出席者は OneNote でノートブックの他の部分に移動できます。

Lync 2013 サーバーおよび OneNote 2013 がインストールされたクライアントは、すべての機能を活用する必要があります。この要件を満たしていない場合、[共有ノート] アイコンは表示されません。ただし、会議にノートがあり、ノートを表示したい場合は、Lync 2013 によってノートが OneNote 2010 (インストールされている場合) で開かれます。OneNote 2010 または OneNote 2013 のどちらもインストールされていない場合は、OneNote Web App を使って開かれます (ノートが WAC 対応サーバー (Skydrive、SharePoint など) に保存されている必要があります)。P2P の会話では、相手がこの機能を使えない場合、"共有ノート" オプションは表示されません。会議で自分が共有したノートを (クライアントにこの機能がないために) 表示できないユーザーがいる場合、Lync からの通知が表示されます。

会議ノートは会議の重要な部分であると私たちは考えており、Lync 2013 での会議ノートの作成を簡単にするために多くの努力をしてきました。会議ノート作成機能の更新や追加についてフィードバックがありましたら、以下のコメントでお知らせください。

会議ノートを作成するその他の方法については、OneNote のブログ (英語) を参照してください。

Bora Beran
プログラム マネージャー、Lync チーム

Po-Yan Tsang
プログラム マネージャー、Office Meetings チーム

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Taking Meeting Notes in Lync 2013」をご覧ください。