Compartiendo recursos de Outlook con Exchange

Por: Patricia Reyes

Outlook 2007 trabajando en un ambiente de Exchange 2007, se complementa para crear nuevas formas de compartir recursos. Calendarios, carpetas de Outlook, son algunos de los recursos que podemos compartir.

Carpetas de Outlook: Para compartir carpetas de Outlook es tan simple como enviar el “sharing message” al (los) usuario(s), lo cual agiliza el acceso a las personas con las cuales queremos compartir nuestros recursos.

 “Sharing Message”. Esencialmente es un mensaje especial que nos permite compartir una carpeta en particular con otras personas en un ambiente de Exchange y al mismo tiempo invitar a los recipientes a compartir sus recursos o información con nosotros.

Figura: 1.1: Ejemplo de un mensaje “Sharing” en el cual podemos observar que sólo se compartió la carpeta con permisos de lectura. Por defecto la opción de dar permisos para editar, agregar o remover no está habilitada.

Figura 1:2 Cuando se habilita la opción de editar, agregar o remover, aparecerá esta caja de diálogo confirmando al usuario que esta compartiendo, como una manera de prevenir al usuario que está otorgando más privilegios.

El mensaje de “Sharing” se puede crear de las siguientes 3 maneras:

a. En la lista de las carpetas, seleccionando la carpeta, haciendo clic con el botón derecho y escogiendo “Share folder”.

b. Desde el Panel de navegación seleccionando la carpeta, haciendo clic con el botón derecho y escogiendo “Share folder”.

c. Desde el menú de “File” seleccionando la opción “Folder” , “Share Carpeta”

Figura 1:3: Aquí se muestra como compartir la carpeta desde la Lista de Carpetas.

Otra opción es enviando un mensaje para compartir y pedir que nos compartan.

En la figura 1:4 podemos ver que cuando el mensaje es recibido por el recipiente él puede permitir o denegar permisos para ver su carpeta.

Cuando un recipiente recibe el “mensaje sharing” otorgandole permisos para acceder la carpeta de Contactos como lo muestra la figura 1:4 el recipiente solo necesita hacer clic en “open this Contacts folder” en la parte posterior izquierda del mensaje para acceder la carpeta del usuario que le dio permisos.

No todos los recursos de Outlook se pueden compartir a través del mensaje de compartir (sharing message).

Recursos de Outlook que NO podemos compartir son; Carpeta de problemas de Sync, Carpetas de Búsquedas ( Search folder), “Outlook Para Hoy/Buzon<Su Nombre>, Raíz de “RSS Feeds”, Basurero (Deleted Items) Borradores, por razones de seguridad cualquier carpeta de mensajes, no se puede compartir a través del “sharing message”. Si necesita compartir alguna de las carpetas de que no se pueden compartir a través del “sharing message”, manualmente puede hacerse a través de las propiedades de la carpeta , pestaña de permisos.

Carpetas que podemos compartir: (Calendarios, Notas, Tareas, Contactos. Carpetas dentro su buzón que no contenga mensajes puede ser compartidas a través del “sharing message”. Por ejemplo usted puede crear una carpeta de Tareas, Contactos o Notas en la raíz de su buzón estas carpeta puede ser compartidas a través del mensaje de “Sharing”.

Y ahora usted se preguntara? Podría mi Delegado(a) compartir mí calendario o carpetas a las que tiene permisos? La respuesta es NO, solo se pueden compartir carpetas de las cuales somos dueños o parte de nuestro propio buzón.

Adicionalmente si un usuario recibe un mensaje que tiene permisos para acceder un recurso de Outlook, este mensaje no puede ser re-enviado a otro usuario, la opción de reenviar (forward) no está disponible. Al igual no se puede crear una regla para los mensajes de compartir o el mensaje puede ser recuperado después de ser mandado.

Gracias.