Como el calendario de Microsoft Outlook se ve afectado por el “Horario de Verano”



Como el calendario de Microsoft Outlook se ve afectado por el “Horario de Verano”


Por: Viviane Lopes, Nicolas Souza, Daniel Seveso y Patricia Reyes


 


Algunos países como Chile, Brasil e Israel adoptan el cambio de horario durante el verano para economizar energía (DST de Daylight Saving Time).  Las fechas de cuando inicia y termina el horario de verano cada año es determinado por el gobierno.


 


Como resultado, usuarios en dichos países reportan el inconveniente de que sus reuniones programadas en Outlook son mostradas con una hora de diferencia.   Cada año Microsoft recibe numerosas llamadas de clientes reportando este comportamiento.


 


Les explicare por qué pasa este problema y cómo podemos minimizar el impacto a los usuarios de Outlook.


 


Usaremos Brasil como un ejemplo. La información de zona horaria (Time Zone) por defecto para Brasil (GMT -03:00 Brasilia) en cualquier sistema operativo de Microsoft es la siguiente:


 


El “Horario de verano”


Comienza: el tercer dominigo de octubre a las  02:00 a.m.


Termina: el segundo domingo de febrero a las  02:00 A.M.


La opción de: “Cambiar la hora automáticamente según el horario de verano” está habilitada.


                                                                           


 


Para el año 2005/2006, el gobierno Brasileño determinó las siguientes fechas para el horario de verano:


 


El Horario de verano


Comienza: 16 de octubre del 2005 (tercer domingo de octubre).


Termina: 19 de febrero del 2006 (tercer domingo de febrero).


 


Una vez que las fechas son publicadas por el gobierno, los administradores necesitan actualizar todos los sistemas operativos de Microsoft utilizando las nuevas fechas de horario de verano.  Generalmente utilizan la información en el artículo KB317211 y el  Editor de  Zona Horaria (tzedit.exe) para actualizar esta información.


 


Como podemos ver, hay una diferencia entre el horario de verano definido por omisión en el sistema operativo y las fechas que son definidas por el gobierno. Esta diferencia la llamaremos “delta”.


 


 


Para el año 2005/2006, sólo tenemos el delta al final del horario de verano el cual es el siguiente:


 





 


El inconveniente experimentado por los usuarios de Outlook, ocurre para todas las citas durante el período delta que fueron creadas con anterioridad a que los administradores actualizaran la fecha del horario de verano en los sistemas operativos.


Dichas citas se mostrarán 1 hora desfasadas en el calendario.  Las citas creadas después de haber actualizado el horario de verano en los sistemas operativos mostraran la hora correcta.


 


La pregunta que nuestros clientes se hacen es: ¿Por que experimentamos este comportamiento?


Para responder esta pregunta, necesitamos entender como Outlook programa reuniones y citas:


 


Tres factores afectan como se programan los horarios de una reunión o cita dentro de Outlook:


 


§          El reloj del computador


§          La zona horaria que el computador tiene asignado


§          El tener habilitado la opción de “Cambiar la hora automáticamente según el horario de verano” en la configuración de zona horaria.


 


Outlook programa  la reunión utilizando la hora de Greenwich (o GMT por Greenwich Mean Time). Outlook calcula la hora de Greenwich usando el reloj del computador, más o menos el ajuste por la zona horaria, menos (dependiendo de la fecha) el ajuste por horario de verano.


                                                                                                         


Tan pronto Outlook recibe una invitación para una cita, calculará el horario de dicha cita para su destinatario y la programará en su calendario. Si alguno de los tres factores mencionados anteriormente es incorrecto cuando la invitación es recibida, la hora de la cita será incorrecta. La hora de una cita que ha sido afectada, no puede ser corregida modificando ninguno de los tres aspectos mencionados. Usted deberá abrir la cita y corregir la hora en forma manual.


 


¿Que podemos hacer para corregir las citas incorrectas en el período delta?


        


§          Cada usuario puede manualmente modificar cada uno de las citas incorrectas después que el horario de verano haya sido modificado en el sistema operativo


 


No hay un proceso centralizado que los administradores de Exchange puedan seguir para actualizar estas citas.


 


 


Recomendaciones adicionales para minimizar este inconveniente.


 


§          Tan pronto el gobierno haya publicado las fechas de horario de verano, verifique cual es el período delta y simule su ambiente en un laboratorio haciendo los cambios. De esta forma, Usted sabrá que esperar.


 


§          Si Usted es solo administrador de Exchange, trabaje conjuntamente con el equipo de sistemas operativos, para actualizar las fechas de horario de verano tan pronto sea posible, y así minimizar la oportunidad de que los usuarios creen citas durante el tiempo delta, antes que los sistemas operativos hayan sido actualizados.


 


·          Antes de hacer cualquier cambio al horario de verano, pida a sus usuarios que impriman sus citas para tener una guía a seguir en caso de tener que actualizarlas manualmente.


 


§          Para las reuniones con varios invitados, sólo quien generó la reunión necesita actualizar la hora de las reuniones y luego enviar la actualización a los demás invitados.


 


§          Después que el horario de verano termina, cambie el sistema operativo al horario de verano por omisión de su zona horaria. Esto evitará confusiones en el futuro cuando se tengan computadoras con configuraciones de horario de verano del año anterior y nuevas computadoras con el horario de verano configurado por omisión.


 


Si necesita más información usted puede revisar los siguientes artículos:


 


317211 How to configure daylight saving time dates for Brazil


http://support.microsoft.com/?id=317211


 


195900 How Outlook handles time zones for meeting requests


http://support.microsoft.com/?id=195900


 


197480 OL2000: Changing the Time Zone Without Changing Appointment Times


http://support.microsoft.com/?id=197480


 

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