Neu in Office 365: Clutter räumt Ihr E-Mail-Postfach auf

Die E-Mail wird gerne totgesagt – im wirklichen Leben sieht das anders aus. Denn kaum eine Technik ist zumindest im beruflichen Umfeld so verbreitet und effektiv im Einsatz. Das bedeutet aber leider, dass die meisten Postfächer recht voll sind. Nicht zwingend mit Spam-Nachrichten, denn die entsprechenden Filter-Mechanismen sind in den letzten Jahren ziemlich gut geworden. Sondern mit Newslettern, Info-Mails oder anderen Nachrichten, die durchaus erwünscht, aber nicht zeitkritisch sind. Das widerspricht natürlich meiner Aussage, dass die E-Mail „effektiv“ ist. Hier setzt die neue Outlook-Funktion Clutter an. Die intelligente Inbox in Office 365 kann solche Störnachrichten als „Clutter“ (auf Deutsch etwa „Kram“/“Durcheinander“) kennzeichnen und in einem separaten Ordner ablegen – und damit die Effektivität wieder erhöhen.

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So funktioniert Clutter – die intelligente Inbox-Funktion

Die Sortierung läuft automatisch und transparent für den Nutzer ab. Als Unterbau dient Office Graph. Diese Technik analysiert, wie Nutzer mit einer bestimmten Art von E-Mails umgehen und lernt, wie bestimmte Nachrichten kategorisiert werden sollten, damit der Nutzer möglichst wenig abgelenkt wird.

Zum Klassifizieren der jeweiligen Nachrichten nutzt die Software Machine-Learning-Funktionen und erkennt etwa, wie der Leser in bestimmten E-Mails angesprochen wird – und wie wichtig diese Nachrichten jeweils sind. In diesem Video erfahren Sie mehr zur Funktionsweise von Clutter.

Mit Clutter arbeiten

Sobald die Funktion aktiv ist, taucht ein neuer Ordner in der Navigationsleiste der E-Mail-Software namens “Clutter” auf. Zu Beginn ist hier noch wenig zu finden, mit der Zeit erkennt die Technik aber immer mehr Nachrichten und ordnet sie entsprechend zu. Zusätzlich kann man selbst aktiv werden und Nachrichten als Clutter kennzeichnen oder in den Ordner ziehen. Sobald Zeit ist, kann man sich durch den Ordner klicken und die Nachrichten abarbeiten, ohne dass man dabei während der Arbeit abgelenkt wird. Das System verschickt auf Wunsch regelmäßig eine Übersicht, die anzeigt, wie viele Nachrichten von welchen Absendern im Clutter-Ordner warten. Clutter funktioniert aber nicht nur über das Web-Interface, sondern arbeitet mit allen mobilen Endgeräten, die über OWA for devices oder EAS (Exchange Active Sync) angeschlossen sind.

So behält man die Übersicht über das was wirklich wichtig ist – und darum geht es im geschäftlichen Alltag. Vor allem wenn man unterwegs ist, oder auch im Urlaub. Gerade dann möchte man sich beim Durchgehen des Posteingangs auf das Wichtigste beschränken. Mit Clutter können Inhaber und Geschäftsführer von KMUs auch in diesen Situationen wichtige Mails sofort im Blick haben und schnell die richtigen Entscheidungen treffen.

Clutter kostenlos testen

Clutter ist eine neue Funktion in Outlook 2016 und damit Teil von Office 365. Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet Microsoft verschiedene Office 365-Abonnements an, deren Funktionsumfang Sie kostenlos testen können – hier können Sie sich informieren. Sie möchten Clutter nur kurz ausprobieren? Auf https://sofort-test.office365.de/ können Sie Office 365 in unserem 30 Minuten Sofort-Test nutzen. Clutter wird Schritt für Schritt ausgerollt und auf den Office 365-Systemen aktiviert, die Nutzer werden bei der Aktivierung benachrichtigt. Wer dies nicht möchte, kann die Funktion in den Einstellungen der Webmail-Oberfläche deaktivieren, ein weiterer Link zum Abschalten ist in jeder Benachrichtigungs-E-Mail enthalten.

Weitere Informationen zur Aktivierung oder Deaktivierung der Clutter-Funktion finden Sie auch auf unserem Microsoft-Support Portal.

Neue Funktionen für Administratoren

Um das Leben für Administratoren einfacher zu machen, wurden der PowerShell neue Cmdlets hinzugefügt, die ebenfalls mit Clutter interagieren. Mehr Informationen dazu gibt es auf dieser TechNet-Seite.

Was halten Sie von Clutter? Haben Sie die Funktion bereits aktiviert oder zögern Sie noch? Wir freuen uns über Rückmeldung, Anregung oder Kritik. Schreiben Sie uns einen Kommentar!