Geht doch: In kleinen Schritten zum papierlosen Büro

Das papierlose Büro war eine der großen Visionen der 90ger Jahre - die Realität sieht allerdings anders aus. Statistisch gesehen verbrauchte jeder Deutsche allein in 2013 rund 244 Kilo Papier, Pappe oder Karton. Das ist weit weg von einer Gegenwart ohne Papier, dennoch ändert sich in Einzelbereichen die Einstellung der Nutzer immer mehr. Ein aktuelles Beispiel sind Rechnungen: Der Bitkom hat herausgefunden, dass vor allem jüngere Internetnutzer ihre wichtigen Unterlagen lieber digital als gedruckt haben möchten, insgesamt waren es 23 Prozent der befragten Nutzer. Zum Vergleich: Im Jahr 2013 wollten nur 13 Prozent ihre Unterlagen digitalisiert empfangen, ein deutlicher Anstieg in den letzten zwei Jahren.

Dem gegenüber stehen allerdings 75 Prozent, die digitalen Rechnungen und anderen Dokumenten nicht trauen. Woran liegt das? Der Großteil (76 Prozent) sieht einfach keine Vorteile. Und 36 Prozent haben Angst, dass die sensiblen Daten in die Hände von Unbefugten gelangen können, dazu gehört auch eine Furcht vor schlecht gesicherten Cloud-Diensten. Dabei können diese durchaus Vorteile bieten: „Dokumente, die der Nutzer online speichert, sind vor Elementarschäden wie einem Rohrbruch oder Wohnungsbrand geschützt. Außerdem stehen sie jederzeit und an jedem Ort mit Internetzugang zur Verfügung und können auf verschiedenen Geräten abgerufen werden“, so Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Dass die Digitalisierung von Papier-basierten Abläufen enorm gut funktionieren kann, zeigt ausgerechnet die Steuerklärung. Seit elf Jahren steigt die Nutzung an, in 2014 wurden 16 Millionen Einkommenssteuererklärungen digital ausgefüllt und eingereicht. Dieser Erfolg sollte sich eigentlich auch auf andere Workflows, sei es im Großen oder Kleinen übertragen lassen.

Digital vs Papier

„Papier hat eine exzellente Datenintegrität aber eine furchtbare Suchfunktion” – der Sinnspruch erklärt Vor- und Nachteile von Papierdokumente ziemlich gut. Ohne eine ausgefeilte Backupstrategie können Daten verloren gehen, wenn Hardwarekomponenten einen Defekt haben. Zudem müssen die Informationen gegen unbefugten Zugriff geschützt werden.

Aber sind Papierdokumente erst einmal eingescannt, ist es enorm leicht, Inhalte zu suchen und wichtige Unterlagen zu finden. Und zwar ohne das Ablagesystem zu durchwühlen, das beim ersten Dokument wie eine gute Idee aussah und dann immer größer und umfangreicher wurde…. Speicherplatz war nie so billig wie jetzt und Smartphones nehmen es dank cleverer Apps (wie etwa Office Lens) durchaus mit Dokumentenscannern auf.

Vielleicht wird das komplett papierlose Büro so schnell nicht Realität. Aber es war noch nie so einfach, Dokumente zu scannen, durchsuchbar zu machen und sie parallel zum Abheften in der “echten” Welt zusätzlich digital abzulegen. Oder was hält Sie noch davon ab, verstärkt digital zu arbeiten?