Gastbeitrag: Das neue Office: Abo oder Einmalkauf – was ist günstiger?

Vielen Dank an Andreas Hennig für diesen Gastbeitrag:

Neben dem gewohnten "Packerl"-Kauf gibt es das neue Office auch als Abo-Modelle.
Unternehmer fragen sich dabei natürlich aus betriebswirtschaftlicher Sicht: Welche der Bezugsmöglichkeiten ist denn nun wirtschaftlicher für das Unternehmen?  In diesem Beitrag unterstütze ich Sie bei dieser Entscheidung.

Als Beispiel verwende ich ein kleines Unternehmen: die Schreinerei Brettwangl. Schreinermeister Brettwangl hat sich entschlossen, die 3 Mitarbeiter mit dem neuen Office auszustatten, die sich um Organisation, Buchhaltung, Einkauf, Akquise und Werbung kümmern. Dieter Brettwangl überlegt sich nun: Kaufe ich drei Mal Office Professional 2013 oder schließe ich für die drei Mitarbeiter ein Office 365 Small Business Premium Abonnement ab?

Schauen wir uns zunächst die Kostenseite an. Die unverbindliche Preisempfehlung für Office Professional 2013 liegt bei einmalig 539 Euro (inkl. MwSt.). Office 365 Small Business Premium kostet als Abo pro Nutzer und Monat €12,80 bei monatlichem Kündigungsrecht bzw. €10,40 bei jährlicher Bezugsweise (zzgl. MwSt.).

Rechnet man nun die Einmal-Investition auf die Nutzungsdauer um, so erreicht man nach 52 Monaten Nutzung (das sind 4 Jahre und 4 Monate) monatliche Kosten von 10,37. Der Zinsverlust über die Jahre ist dabei noch nicht mal mit eingerechnet.

Nun hängt es tatsächlich von Ihrer Branche und Ihnen als Unternehmer ab, ob für Sie Informationstechnologie ein strategischer Faktor ist. Und ob 4 Jahre alte Software Sie in Ihrem Kerngeschäft noch weiterbringt, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter noch optimal unterstützt und für neue Mitarbeiter attraktiv ist.

Aber wenden wir uns der Leistungsseite zu: Was bekommen Sie eigentlich für Ihr Geld? Office Professional 2013 bietet Ihnen die kompletten Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, OneNote, PowerPoint, Access, Publisher) zur Installation auf einem PC.

Das Abo von Office 365 Small Business Premium ist noch interessanter: Neben den Anwendungen von Office Professional 2013 in den aktuellsten Versionen erhalten Sie zusätzlich noch InfoPath und Lync. Und nicht nur für einen PC, sondern für jeden Nutzer auf bis zu 5 Endgeräten (PC, Mac, Tablet).

Das ist doch schon mal eine ganze Menge mehr fürs Geld, aber es kommt noch besser! Mit Office 365 bekommen Sie die Dienste Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online aus den Rechenzentren von Microsoft mit dazu.

Office 365 Small Business Premium ist also nicht nur Office auf Ihrem PC, sondern immer das aktuellste Office auf bis zu 5 Geräten pro Nutzer, eine professionelle Infrastruktur für E-Mail, Dokumentenmanagement, Chat- und Videokommunikation und -konferenzen sowie eine eigene Website.
Zugegeben, das klingt schon ein bisschen wie auf dem Hamburger Fischmarkt, kommt aber tatsächlich von Microsoft.

Wenn Sie also überlegen, jetzt einmal in ein neues Office-Paket zu investieren oder das Abo-Modell Office 365 zu wählen, denken Sie nicht nur an die Kostenseite (die können Sie beim Abo übrigens über die Laufzeit strecken). Denken Sie vor allem auch an das, was Sie bei Office 365 zusätzlich an Infrastruktur-Services bekommen, für die Sie sonst extra zahlen würden. Ein reines Exchange Online Postfach für E-Mail, Kalender und Aufgaben allein kostet zum Beispiel 3,30 Euro (zzgl. MwSt.) im Monat.

Ich kann nur spekulieren, für welche Variante sich Schreinermeister Brettwangl letztlich entscheidet. Wie so oft hängt das letztendlich immer von der individuellen Situation im Unternehmen, der strategischen Bedeutung von IT und auch den ganz persönlichen Vorlieben des Unternehmers ab.

Weitere Informationen zu Office 365 Small Business Premium finden Sie auf office.com.

Praktische Beispiele für den IT-Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen erhalten Sie auch im KMU Portal.

Eine gute Entscheidung wünscht Ihnen
Ihr
Andreas Hennig

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Übrigens: Office 365 Small Business Premium können Sie hier kostenlos und unverbindlich testen!