Office 365-Praxisbeispiel Nr. 5: Eine Gemeinde in der Cloud

In unserer neuen Reihe zu Office 365 schildert MVP Martina Grom jeden Monat verschiedene Szenarien zum Einsatz von Office 365 in der Praxis.

In ihrem Juli-Szenario beschreibt sie ein Problem, das Ihnen und vielen anderen KMU vielleicht bekannt vorkommt: Sie würden Ihren Mitarbeitern gerne ermöglichen, E-Mails auch von unterwegs aus abrufen zu können und nicht nur vor Ort im Büro. Damit könnten Ihre Mitarbeiter flexibler arbeiten – von zu Hause aus, unterwegs bei einem Termin, in der U-Bahn – und so vielleicht auch Familien- und Arbeitsalltag besser unter einen Hut bringen.

Außerdem wäre es eine große Erleichterung für Ihre Mitarbeiter, wenn sie in Zukunft Dokumente einfacher untereinander austauschen und gemeinsam bearbeiten, Besprechungsräume buchen oder Kundentermine zuverlässig planen könnten. Bisher schickt man sich noch alles per E-Mail zu, große Dateien zieht man auf einen USB-Stick oder brennt umständlich eine DVD. Doch ist die Datei erst auf dem Datenträger, ist sie auch schon wieder alt. Bei Änderungen geht alles wieder von vorne los. Dabei kommt es schnell zu Missverständnissen, Versions-Vertauschungen und groben Fehlern, die zum Beispiel beim Lektorat eines Buches im Verlag enorme Konsequenzen nach sich ziehen können. Oder stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Kollege arbeitet an einem Dokument, der andere Kollege bekommt einen Anruf, kritzelt schnell eine Notiz auf einen Zettel, vergisst aber in der Hektik, die Änderung an den Kollegen weiterzugeben, damit dieser es in das Dokument einbauen kann – mir nichts dir nichts kann es so etwa von einer Auflage von 100 Stück zu einer Auflage von 1.000 Stück kommen. Fatal!
Doch wie gehen Sie dieses Problem am besten an? Wie können Sie Ihren Mitarbeitern einen reibungslosen Arbeitsablauf garantieren – egal, ob im Büro, auf Geschäftsreise oder im Wartezimmer beim Arzt? Und das alles ohne riesige Investitionen und wochenlange Ausfälle?

Martina Grom zeigt, wie es auch mit geringem Aufwand und Budget funktioniert. In ihrem Beispiel kam der IT-Verantwortliche einer Stadtgemeinde mit genau diesem Problem auf sie zu: Die rund 30 Mitarbeiter der Gemeinde nutzten bisher zwei Windows Enterprise-Server und einen Exchange 2007 Enterprise-Server zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Um endlich E-Mails auch von unterwegs abrufen und gemeinsame Ressourcen wie das Gemeindeauto und Besprechungsräume gemeinsam verwalten zu können, war der IT-Verantwortliche auf der Suche nach einer effektiveren Lösung.
Die Gemeinde entschied sich für Office 365.

Wie der Umstieg erfolgte und wie auch Sie das Cloud-basierte Abo-Angebot nutzen können, lesen Sie in unserer Reihe „Office 365 im KMU-Einsatz: Praxisbeispiele & Lösungsansätze“.

Beste Grüße
Ihre Rebecca Schickel