Hilfe im Paragraphen-Dschungel: „Checkliste E-Mail-Marketing und Recht“

E-Mails sind kostenlos, schnell geschrieben und schnell verschickt – also doch eigentlich das perfekte Werbemittel, besonders für kleine Firmen mit geringem Werbe- und Marketingetat. Oder?

Ja, aber Vorsicht: Schneller als sie schauen, landen Ihre Werbe-E-Mails nämlich auf „der roten Liste“ – und damit im Spamfilter der E-Mail-Programme. Entweder automatisch oder bewusst durch den Empfänger so gesteuert, weil dieser in seiner täglichen E-Mail-Flut droht zu ertrinken und als letzten Rettungsanker nur noch den Spamordner sieht. Doch damit verschwinden die Mails ein und für allemal im Nirvana – ungelesen und niemals wahrgenommen. Schade um Ihre Marketingbotschaft.

Das ist die eine offensichtliche Gefahr, die Firmen beim E-Mail-Marketing droht. Die andere ist das Gesetz. Wir alle möchten, dass mit unseren Daten gewissenhaft umgegangen wird, schließlich werden wir sowieso schon immer gläserner und Glas ist bekanntlich sehr zerbrechlich. Und wer will schon gerne zerbrechen? Datenschutz spielt in Politik und Gesellschaft eine – zum Glück – immer wichtigere Rolle und so gibt es mittlerweile auch zahlreiche Regelungen für das kommerzielle Versenden von E-Mails. Aber keine Panik, wenn Sie die Begriffe „Paragraphen“ und „Gesetzestexte“ genauso abschrecken wie mich. Wir haben einen hilfreichen Wegweiser für Sie aufgetan, mit dessen Hilfe Sie nachts wieder ruhig schlafen können, auch wenn Sie zuvor tausende von E-Mails an potenzielle Kunden verschickt haben: Die „Checkliste: 22 Fragen zu E-Mail-Marketing und Recht“. Die artegic AG hat diese in Zusammenarbeit mit der Kanzlei Bird&Bird zusammengestellt und online veröffentlicht. Geklärt werden darin Fragen wie „An wen darf ich Marketing-E-Mails und Newsletter verschicken?“, „Welche Daten darf ich erheben?“, „Muss jede E-Mail ein Impressum enthalten?“ oder „Wie muss eine Abmeldefunktion aussehen?“.

Ein Beispiel: Eine rechtskonforme Einwilligung zum E-Mail-Marketing muss immer explizit vom Empfänger abgegeben worden sein, bevor Werbung verschickt werden darf. Das heißt, die Zustimmung darf nicht Teil von vorformulierten Vertragsbedingungen sein oder anderweitig abgeleitet werden. Auch darf das Zustimmungs-Häkchen nicht schon „vor-gesetzt“ sein, also automatisch zur Einwilligung führen, wenn der Empfänger es nicht weg-klickt. Die Inhalte der späteren Newsletter oder Werbeangebote müssen so genau wie möglich angegeben werden, und auch, wie oft diese versendet werden. Und ganz entscheidend: Der Kunde muss vor seiner Einwilligung über die Verarbeitung seiner Daten und seine Widerrufsrechte in Kenntnis gesetzt werden.

Doch damit noch nicht genug. Rechtskonform ist die Einwilligung erst nach einer zweiten Absicherung durch das so genannte Double-Opt-In: Nach der Anmeldung muss dem Empfänger eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, jedoch ohne kommerzielle Inhalte zugesendet werden. So wird sichergestellt, dass der Angemeldete auch der Besitzer der angegebenen E-Mail-Adresse ist. Die Firma muss im Anschluss Art und Umfang der Einwilligung genauestens protokollieren: Datennutzungserklärung, Zeitpunkt der Einwilligung, IP-Adresse und erhobene Daten.

Die Checkliste bietet 22 Punkte, knapp und übersichtlich dargestellt, versehen mit Beispielen und Tipps – so sind Sie auf der sicheren Seite und können weiterhin mit gutem Gewissen auch das Marketinginstrument „E-Mail“ in Ihrem Marketingmix einsetzen.

Hier geht’s zum Download der Checkliste: 22 Fragen zu E-Mail-Marketing und Recht.

Ebenso empfehlen möchte ich Ihnen die Checkliste „Rechtskonforme E-Mail-Newsletter“ im KMU-Portal, die weitere Punkte abarbeitet und hilft, zu sensibilisieren. Für alle, die sich darüber hinaus informieren möchten, gibt es im KMU-Portal einen noch tieferen Einblick in die Rechtslage beim Direktmarketing per E-Mail, SMS und MMS.

Viel Erfolg wünscht Ihnen
Rebecca Schickel