E-Mail-Management – muss das sein?
1971 hat Computertechniker Ray Tomlinson die erste E-Mail verschickt. Nie hätte er gedacht, dass diese „Spielerei“, wie er es nannte, zur beliebtesten Kommunikationsart weltweit werden würde. Heutzutage ist die Mail aus keinem Büro mehr wegzudenken und auch im Privaten eine beliebte Abwechslung zur knappen SMS.
Wie einfach ist es doch, mit wenigen Klicks Nachrichten in alle Welt zu verschicken und ein paar Minuten später schon die Antwort zu erhalten. Manchmal etwas zu einfach. Die Postfächer quellen über, den Überblick zu behalten fällt schwer. Und dann steht der Chef in der Tür und will genau die eine E-Mail sehen, die man gerade einfach nicht mehr finden kann. „Angebot“, „Anfrage“, „4.7.“, „Müller“, nein – „Meier“ oder „Mayer“? „Ich hab's gleich, Chef!“ Die Suche nach E-Mails kostet wertvolle Arbeitszeit, die wesentlich effektiver genutzt werden könnte.
Außerdem lenken E-Mails ab. Zugegeben: Poppt das Fensterchen Neue Nachricht auf, ist man doch meist viel zu neugierig, als dass man es ignoriert und die E-Mail erst dann liest, wenn wirklich Zeit dafür ist. Orientierungshilfen vom Arbeitgeber wären sinnvoll: Was soll per E-Mail erledigt werden, was besser übers Telefon oder persönlich?
BITKOM gibt praktische Tipps, die helfen, die tägliche E-Mail-Flut zu bewältigen.
Ein starker Partner im täglichen E-Mail-Chaos ist Outlook 2010. Sie können damit zum Beispiel E-Mail-Unterhaltungen bündeln oder ganz ignorieren. Weitere Tricks, wie Sie wieder Frau bzw. Herr der Lage werden, verrät das Video.
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Neben der Unmenge an E-Mails, die viele Arbeitnehmer in dauerhaften Stress versetzt, wird ein Problem in Unternehmen häufig unterschätzt: E-Mails dienen zunehmend als Geschäftsbeleg, zum Beispiel auch für bindende Absprachen oder gar Vertragsabschlüsse. Und damit unterliegen sie den vom Gesetzgeber oder Aufsichtsbehörden geforderten Compliance-Anforderungen. Das sind Anforderungen an die Einhaltung der gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen im IT-Bereich. Eine Übersicht bieten unter anderem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). So sollte zum Beispiel vom Arbeitgeber eindeutig vorgegeben werden, wie mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz umgegangen wird. Außerdem dürfen Rechnungen das Haus nur mit digitaler Signatur auf elektronischem Weg verlassen.
Und besonders wichtig und vielen sicherlich nicht bewusst: Steuerlich relevante E-Mails sind bis zu elf Jahre unverändert und jederzeit zugriffsbereit aufzubewahren. Jedes Unternehmen sollte von vornherein definieren, welche E-Mails als steuerlich relevant angesehen werden müssen, und seine Mitarbeiter darüber aufklären. Empfohlen wird der Einsatz einer Software für die E-Mail-Archivierung. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: E-Mails können entweder direkt nach Eingang ins Unternehmen, also noch vor Übertragung an den Mailserver, mittels eines Mail Transfer Agent (MTA) archiviert werden. An diesem Punkt ist die Mail noch ganz „frisch“, also nicht manipulierbar, und kann auch schon automatisch entschlüsselt werden. Ebenso verhält es sich beim Versenden von Mails. Die Nachrichten gehen vom Mailserver zunächst an den MTA und werden so noch vor Verlassen des Unternehmens archiviert.
Alternativ können Mails auch aus dem Speicher des Mailservers archiviert werden.
In beiden Fällen ist das „Journaling“ wichtig, das die bearbeiteten E-Mails und deren Verarbeitungsschritte genau auflistet. Somit kann jederzeit offen dargelegt werden, was zu welchem Zeitpunkt mit den E-Mails passiert ist.
Auch der Nutzer selbst kann seine E-Mails ablegen: Das Archiv im E-Mail-Programm sieht dann wie ein normales Verzeichnis aus, wird aber aus einer anderen Quelle gespeist. Daten können aus einem beliebigen Postordner in das Archiv gezogen werden. Nachteil: In diesem Fall können Mails vor der Archivierung manipuliert werden.
Microsoft bietet mit Exchange in der Cloud beste Möglichkeiten für die E-Mail-Archivierung.
Mein Tipp: Klären Sie in Ihrem Unternehmen, wie mit E-Mails umzugehen ist, wie es um die Archivierung steht, und legen Sie sich eine für Sie übersichtliche Ordnerstruktur im E-Mail-Programm an. Entscheiden Sie selbst, ob und wann Sie sich von E-Mails ablenken lassen, und greifen Sie durchaus auch mal wieder zum Telefonhörer, um schwierige Themen persönlich zu besprechen. Die Zusammenfassung des Gesprächs kann dann immer noch per E-Mail nachgesendet werden. Damit behalten Sie den Überblick und lassen sich im sowieso schon anstrengenden Arbeitsalltag nicht zu sehr stressen!
Beste Grüße
Ihre Rebecca Schickel