Mein erster Server (Teil 6): 4-Tage-Woche? Haben wir schon!

von Dietmar Meng, Produktmanager für Windows Server für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Informationsflut hat ihren Preis: Ein Artikel im Swiss IT Magazine schätzt (wie andere Quellen auch), dass heutzutage durch die Suche nach Informationen am Arbeitsplatz rund 20 Prozent der Arbeitszeit vergeudet wird. 20 Prozent! Wenn eine Gewerkschaft auf die Idee käme, die Arbeitszeit in dem Umfang zu reduzieren, würde sie nicht ohne Grund für verrückt erklärt. Und ein Unternehmen, das ein Fünftel seiner Produktivität brachliegen lässt, kann dem Wettbewerb bald nur noch von hinten zuschauen.

Dabei ist die Arbeitszeitverschwendung durch Suche nur ein Weg, auf dem Unternehmen ohne angemessene IT-Infrastruktur heute Geld verlieren. Wenn ein zentraler Speicher- und Arbeitsbereich per Server nicht zur Verfügung steht, werden Dokumente in der Bearbeitung per E-Mail oder USB-Stick von einem PC-Arbeitsplatz zum anderen verschoben.

Die Folgen für die Datensicherheit habe ich im zweiten Teil dieser Blogreihe beleuchtet. Aber auch die Produktivität leidet bei diesem „Verfahren“: Je größer die Anzahl der zirkulierenden Dokumente, desto schwieriger wird es, einen Überblick über Bearbeitungsstand und aktuellste Versionen zu behalten. Und desto mehr Speicherplatz auf lokalen Festplatten wird durch identische Dokumente und unterschiedliche Versionen blockiert.

Muskelmann in der Zentrale

Gegen die Information-im-Überfluss-Gesellschaft lässt sich wohl nichts machen, auch nicht am Arbeitsplatz. Gegen die ungewollte 4-Tage-Arbeitswoche und den Dokumentenwildwuchs schon.

Als Dateiserver stellt Windows Server 2008 R2 Foundation Dokumente zentral für alle zur Verfügung. Insbesondere in Verbindung mit Arbeitsplatz-PCs unter Windows 7 stehen effiziente Suchfunktionen zur Verfügung, um Informationen netzwerkweit aufzuspüren. Die enthaltenen SharePoint-Technologien stellen zudem zentrale Arbeitsbereiche zur Verfügung, auf denen Teams gemeinsam und kontrolliert an aktuellen Dokumenten arbeiten können.

Die SharePoint-Funktionen koordinieren dabei die Zugriffe auf Dokumente und führen eine sogenannte „Versionierung“ durch: Änderungen werden im zeitlichen Verlauf festgehalten und die Beteiligten über neue Dokumenten-Versionen automatisch informiert. Außerdem erhält jeder Benutzer auf der Festplatte des Dateiservers Speicherplatz zugewiesen. Das vermeidet nicht nur ungenutzte Festplattenkapazitäten an einzelnen Arbeitsplätzen. Es sorgt auch dafür, dass Fotos, Videos und Musikdateien dort bleiben, wo sie hingehören: Auf dem privaten PC zu Hause.

PS:

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