¿BUSCARV o no BUSCARV? He aquí la cuestión

Comúnmente, quienes laboramos en el área de T.I. no tenemos idea de qué hace esta función de Excel y no nos preocupa. Sin embargo, en las áreas de negocio, en finanzas, en ventas, en producción, distribución, planeamiento, análisis… es casi seguro que esa función sea el pan de cada día de muchos usuarios. Eso es un problema grave. Para mostrar porqué, planteo un ejemplo muy sencillo:

Supongamos que tengo la siguiente relación de facturas de la empresa:

Y quiero hacer un reporte como el que sigue:

Evidentemente necesito saber qué código es qué vendedor y qué código es qué producto. Aquí está:

¿Cómo hago el reporte que me piden si tengo esas tres tablas: Facturas, Vendedores y Productos?

Pues necesito convertir los códigos de las columnas D y E de la tabla de Facturas, en los nombres de vendedores y de productos respectivos. Si bien podríamos hacer un simple “Reemplazar” (que alguna vez me lo sugirieron en un evento pero se descarta por que solo aplicaría en un caso trivial como el de este ejemplo), la solución es incluir el respectivo BUSCARV en las columnas F y G de la tabla de Facturas para luego incluir una tabla dinámica. Pero esto no va a funcionar porque, quienes ya se encontraron con este problema antes, las tablas de vendedores y de productos deberían tener la columna de código a la izquierda y ordenada, tal como sigue:

Ahora sí podemos incluir las columnas nuevas como aquí muestro:

Ahora podemos ya insertar la tabla dinámica y preparar el reporte que queríamos… ¿es en serio?

Pregunto, ¿no les parece que el proceso raya en lo ridículo? ¡Cuántos pasos! ¡Cuánto detalle! ¡Cuánta oportunidad para cometer errores! Mi ejemplo muestra un caso trivial. Comúnmente los usuarios pegan muchas tablas y tienen escenarios mucho más complejos que este. Si se presentase un error o inconsistencia en el reporte final… ¿qué tan fácil sería detectarlo? y peor aún ¿qué tan fácil sería corregirlo? Si a uno le llega una hoja hecha por otra persona, ¿qué tan fácil sería entenderla y usarla? Y cuando haya que hacer el reporte nuevamente para el próximo mes, ¿hay que hacer todo de nuevo?

Ese es el problema de usar una función que tiene por lo menos veinte años de creada(*). ¡VEINTE AÑOS! Los problemas computacionales de esa época no son ni remotamente comparables a los de hoy. Además, para 500 o para mil filas casi no hay problema, pero cuando hablamos de decenas de miles de filas, este esquema resulta ser muy lento sino imposible.

Qué pasaría si, en cambio, usando el mismo Excel podemos hacer algo como esto:

¿No les parece que borraríamos de un plumazo todo el problema de crear y de entender las relaciones entre las diversas hojas (decenas de hojas) de Excel?  Si además les dijera que usando este método las tablas dinámicas son cientos o miles de veces más rápidas que con el “método anterior”, incluso con decenas de MILLONES de filas, creo que habría que aceptar que hay una nueva manera de enfrentar los problemas de análisis de información.

Pues es así. Esta “opción de Excel” se llama Power Pivot y el valor es precisamente este: (1) relaciona fácil la información, (2) es muy veloz porque es “en memoria” (3) es reutilizable: puedo agregar más datos sin tener que rehacer todo.

Revisen más sobre Power Pivot aquí y, sobre todo, úsenlo.

(*) BUSCARV es una función que data de, por lo menos, Office 95 y desde entonces casi no se ha modificado. Office 95 fue liberado en agosto de 1995. ¡Hace casi veinte años! Una de las grandes novedades fue que era de 32 bits y ¡requería 8 megabytes de RAM y entre 28 y 88 megabytes de disco! (una sola hoja Excel de hoy puede pesar más que eso). Por otro lado, recordemos que en esa época, la diferencia entre Office Standard y Office Professional era solamente que este último incluía otras aplicaciones (Access y Bookshelf en este caso). Dicho de otra forma “el word/excel que venía en Office Standard era exactamente igual al que venía en Office Professional”. Eso dejó de ser el caso desde hace varios años pues el Word/Excel que viene en Office Standard tiene menores funcionalidades que el que viene con la edición Professional.