Me mandan este archivo que no puedo abrir. ¿Será que mi versión de Office está obsoleta?

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¿Cuántas veces no nos ha pasado lo mismo? Bueno, a mí últimamente no muchas (pues trabajo desde hace 8 años en Microsoft), pero muchos de mis amigos y clientes me han comentado esto varias veces. ¿El problema? Ahí va:

Tienes Microsoft Office 2000 instalado en tu computador. Tu jefe/amigo/profesor te envía un documento Word con una información importante. Lo bajas de tu correo y al momento de abrirlo, te das cuenta de que no puedes. Sencillamente el archivo no se puede leer. ¿Qué pasó? Resulta que tu jefe/amigo/profesor tiene una versión diferente de Microsoft Office: la versión 2003. Por defecto, los archivos grabados en esa versión no se pueden abrir con una versión anterior. ¿La solución? Escribir a la otra persona y pedirle que grabe el archivo en modo compatibilidad y te lo vuelva a enviar... o que tú instales la última versión de Office.  Empresas y personas hemos venido tomando una de las dos opciones por mucho tiempo... pero ya no será necesario. Office 2007 cambia esta dolorosa y complicada realidad, la deja en el pasado, y para siempre. ¿Cómo?  Pues en realidad el responsable de este beneficio no es exactamente Office 2007...

El responsable de que los formatos de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, puedan ser leídos y editados en diferentes versiones de Office, es Open XML. Si bien Open XML es el nuevo formato por defecto de Microsoft Office 2007, no es necesario tener la versión 2007 de ese software para poder abrir y modificar esos archivos. Si de suites de ofimática de Microsoft se trata, es posible leer y editar documentos grabados en formato Open XML desde la versión 2000 de Microsoft Office en adelante. Para ello solo hay que instalar este add in gratuito para Office 2000, Office XP u Office 2003 (asegúrese de seleccionar el idioma correcto según el idioma de Office que tenga instalado). Es más, al día de hoy, no solamente Microsoft Office puede entender ese formato. Gracias a que el formato es abierto, y a que no es ni será necesario pagar ni un solo dólar para implementarlo, cualquiera puede implementarlo sin restricciones. Algunos ejemplos de otras aplicaciones son la edición Novell de Open Office, Corel WordPerfect Office, el iPhone y Gnumeric (hoja de cálculo). Una lista más completa de aplicaciones que soportan OpenXML  (la gran mayoría no hechas por Microsoft) la encuentran aquí.

Entonces, dicho de otra manera:

  • Si grabo mis documentos en formato Open XML (el formato por defecto de Microsoft Office 2007), puedo estar seguro de que lo podrán leer y editar en versiones anteriores de Office (desde la versión 2000 en adelante, siempre que tengan instalado el paquete de compatibilidad que es gratuito) Para estar más seguro puedo tener ya los instaladores de dicho paquete grabados en mi llavero USB, para instalarlo fácilmente en la máquina destino en caso no lo tenga instalado.
  • No necesito tener Microsoft Office 2007 para disfrutar de los beneficios de Open XML. Si en mi organización hay una mezcla de Office 2000, Office XP y Office 2003, puedo instalar el paquete de compatibilidad y lograr que todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones sean desde ahora grabados en formato OpenXML. No perderé ninguna información y logro total compatibilidad.
  • Los dos puntos anteriores son ciertos inclusive si además de las versiones mencionadas de Microsoft Office utilice también Open Office, Word Perfect o alguna de las aplicaciones de esta lista.
  • ¿Para qué tomarme la molestia de grabar en formato Open XML si grabando en formato "compatibilidad" ya puedo hacer que todos lean los documentos sin importar la versión de Office? Entre otras cosas porque en promedio los archivos en formato Open XML ocupan mucho menos espacio en disco que en los formatos usuales (históricos) de Office. Esto no solo ahorra espacio en disco sino ancho de banda al querer enviar por correo presentaciones y documentos extensos.
  • Finalmente, migrar a Open XML es una manera de preservar la "memoria institucional/personal" guardada en los miles de documentos Word, Excel y/o PowerPoint existentes en la empresa/casa producto seguramente de varios años de uso de Microsoft Office en sus diversas versiones. Para lograr una migración exitosa existe una herramienta gratuita que incluye guías prescriptivas y herramientas de evaluación del esfuerzo de migración. Esta herramienta se denomina Microsoft Office Migration Planning Manager. La pueden descargar de aquí (en inglés). Pueden leer documentación al respecto aquí (en inglés).

Prueben Open XML y nos comentan sus experiencias.