Cinco tips para trabajar en equipo con herramientas de colaboración

Cualquier persona que haya estado en la posición de dirigir un equipo de trabajo que se encuentra geográficamente disperso, sabe que mantener abiertas las líneas de comunicación, y una buena coordinación de los esfuerzos de trabajo, es un verdadero desafío. Factores como los horarios de cada zona retrasan las comunicaciones, los estilos de comunicación causan malentendidos, y las actividades pueden volverse difíciles de programar. Para complicarlo más, no es fácil tampoco asegurarse que todos en un equipo de estas características, cuenten con los últimos progresos actualizados de todos los documentos y proyectos, ni de los pedidos de los clientes.

Muchas compañías todavía dependen enteramente de llamadas telefónicas, correo electrónico y costosas reuniones presenciales para manejar las formas de colaboración del equipo y asegurar la continuidad de los proyectos. Y esta no es la mejor opción, cuando las tecnologías actuales pueden ayudar a constituir equipos bien conectados, haciendo la colaboración a larga distancia mucho más simple. Aquí presentamos cinco tips clave para lograrlo:

#1 Mantener una sola versión de la verdad

La causa de varios problemas en la gestión de proyectos es muchas veces que los miembros del equipo no cuentan con la última versión de un documento, por ejemplo órdenes de trabajo, reportes de estatus de un proyecto, o documentación técnica. Cuando esto ocurre, suele pasar que los miembros del equipo pierdan tiempo realizando tareas relacionadas con el proyecto, que ya no son necesarias o bien que ya fueron realizadas.

Herramientas como Microsoft SharePoint permiten mantener las últimas versiones de la documentación importante de proyectos, administrar quién puede realizar cambios, y monitorear esos cambios. Utilizando eficientemente SharePoint, la pregunta por “quién tiene la última versión” desaparece”. Al tener los documentos almacenados de forma centralizada, los mismos se vuelven fácilmente accesibles para los miembros del equipo.

#2 Programar eficientemente

Todos los equipos necesitan mantener reuniones para ser efectivos. Cuanto más grande es el equipo, más difícil puede ser encontrar un horario que funcione para todos. Las compañías que utilizan el correo electrónico para agendar reuniones, comúnmente envían una ronda de correos preguntando a todos los miembros qué horarios son adecuados para cada uno. La responsabilidad de quien organiza la reunión, es revisar todas las respuestas y elegir un horario. Este proceso es muy ineficiente, y para el momento en que todos respondieron, es probable incluso que las agendas de cada uno hayan cambiado; el proceso comienza de nuevo, o bien varios miembros del equipo no asisten a la reunión.

Todo esto puede ser evitado de forma simple, entendiendo cómo compartir agendas por medio de Outlook. Quien programa la reunión, puede hacerlo de antemano en el horario en que ya ha podido verificar que todos los miembros del equipo están disponibles, en un solo paso.

#3 Mantener reuniones online

Las reuniones pueden ser mucho más efectivas utilizando herramientas como Microsoft Lync, que permite al equipo compartir documentos, presentaciones, video y más. Las presentaciones online ayudan al equipo a participar y discutir, y reducen drásticamente los costos de reuniones presenciales, al mismo tiempo que permiten realizar intercambios de manera mucho más frecuente, contribuyendo al desarrollo ágil de los proyectos.

#4 Aumentar la accesibilidad

Cuando un miembro del equipo necesita contactar a otro, acerca de un detalle del trabajo, el correo electrónico y el teléfono son los medios tradicionales. Pero los correos electrónicos son fáciles de ignorar en el día a día del trabajo, y el teléfono muchas veces resulta en un juego de mensajes telefónicos hasta encontrar a la persona. Lync puede ayudar al equipo a comunicarse de manera mucho más simple y rápida, porque permite visualizar instantáneamente si alguien está disponible o no. Una simple pregunta cómo “¿Tienes un minuto?” vía IM resuelve el problema, evitando retrasos.

#5 Garantizar una gestión de 360°

Herramientas como Microsoft Project, ayudan a administrar el progreso de los proyectos más complejos. Para proyectos simples y cotidianos, se puede utilizar Microsoft Dynamics CRM Online, asegurando que todos en el equipo tienen visibilidad del estatus y de los requerimientos del cliente

El correo electrónico sigue siendo la columna vertebral de las comunicaciones de muchas empresas, y nada reemplaza a una reunión cara a cara para reforzar los vínculos de un equipo, así como muchas veces una llamada telefónica puede ser la vía más concreta para obtener una respuesta. Pero de todas maneras, las nuevas herramientas y tecnologías ayudan muchísimo a consolidar un equipo bien conectado, garantizar la continuidad y la gestión correcta de los proyectos, y programar tareas de forma eficiente.