Tecnologia y Productividad

Hablando de tecnología y su fin último, que la empresa o en este caso los ejecutivos incrementen su productividad, nos encontramos con Expertia, una empresa enfocada precisamente a aterrizar el punto de la tecnología y aplicarlo en la productividad real de los ejecutivos.

Por lo que publicaremos en este articulo, unas preguntas relacionadas con esta actividad a Eduardo García Martínez, Director de expertia –Team Solutions. Empresa de consultoría y entrenamiento dedicada a mejorar e incrementar la productividad y gestión en OutlookTM de Microsoft

1) ¿Quién es expertia y a que se dedica?

Expertia es una empresa mexicana con más de 14 años de experiencia en temas de productividad y gestión ejecutiva. Hemos realizado un sin número de estudios en diversas empresas en todo el país, en  giros variados, con ejecutivos de todos los niveles y de diferentes tamaños tratando de entender la problemática y los retos que los ejecutivos de todo nivel tienen en su gestión diaria y cómo afecta esto en su balance de vida.  Derivado de estos estudios hemos desarrollado metodologías para hacer de los ejecutivos su vida más sencilla en donde la tecnología toma una postura relevante e indispensable, siempre y cuando ésta se use en forma adecuada.

2) En el entorno de trabajo, ¿cuál es la problemática más fuerte que los ejecutivos enfrentan hoy en día, tanto a nivel personal como de equipo?

A nivel laboral, son muchos los factores, menciono algunos de ellos:  

§ menos gente haciendo más cosas,

§ presiones muy fuertes para alcanzar objetivos muy retadores,

§ entorno nacional y global más competido con diversas presiones económicas externas,

§ competencia más agresiva,

§ clientes más demandantes en precios y tiempos,

§ equipos multidisciplinarios trabajando a nivel nacional o internacional,

§ todos esperan respuestas inmediatas,

§ el correo electrónico se ha tornado en una verdadera pesadilla,

§ celulares o dispositivos móviles que reciben correos y notificaciones de mensajería instantánea,

§ no es posible desconectarse de la oficina,

§ por las altas cargas de trabajo hay que trabajar los fines de semana o llevar trabajo a casa,

§ comer en el escritorio, en el mejor de los casos, hay quienes no tienen tiempo ni de comer,

§ el uso de diferentes fuentes de información –  cuadernos, papelitos o la misma información en la cabeza hacen que sea un reto localizar la información más tarde,

§ interrupciones constates como el teléfono, celular, juntas de última hora, el jefe, subordinados, clientes, proveedores, correo electrónico, mensajería instantánea, socializar de más, asuntos personales, internet, etc., hacen que la gestión sea un verdadero malabarismo,

§ trabajar en las pequeñas cosas (imprevistos) descuidando las grandes (objetivos),

§ juntas interminables, en donde los participantes llegan tarde, van sin un objetivo claro, no hay agenda o plan de la reunión, demasiados participantes, no se generan minutas ni planes de acción con responsables ni fechas de entrega,

§ juntas que compiten con otras ya agendadas,

§ conferencias telefónicas con contrapartes en otras partes del mundo a horarios nocturnos,

§ no se sabe decir que “no”

§ hay muchas más…….

A nivel personal:

§ no hay tiempo para temas personales, sociales, deporte, espiritual, aprendizaje porque el trabajo consume todo el tiempo disponible,

§ los niveles de estrés originados por el trabajo son tales que afectan la relación social y familiar,

§ para aquellos que desean seguir con estudios es un verdadero reto el poder lograrlo y de ser viable, es estudiando por la noche o los fines de semana,

§ al fin del día y/o de la semana el cansancio es tal que no hay energía para otras cosas,

§ cuando la pareja trabaja es más retador aún el poder conciliar agendas y tiempos,

§ los hijos demandan tiempos que no es posible cumplir y la sensación de culpa  va en contra del espíritu,

§ se deja, por ejemplo, el deporte para después bajo el pretexto de no hay tiempo, hasta que se hace necesario por prescripción médica,

§ las consecuencias en el mediano o corto plazo de no atender un buen balance de vida, trae resultados que son irreversibles y que no es posible visualizarlos sino hasta que el problema se tiene enfrente,

§ el poco tiempo que queda libre se usa para ponerse “al día” en el correo electrónico,

§ el “check up” médico que no se ha hecho, se posterga y se posterga, simplemente no hay tiempo

§ hay muchos más…..

3) ¿La tecnología ha complicado o simplificado su trabajo diario?

La tecnología ha sido de gran ayuda en algunas cosas, pero por otro lado ha complicado la existencia de los ejecutivos al tener una comunicación constante por medio del correo electrónico y los dispositivos móviles en los que se reciben éstos.  El ejecutivo “no” se puede desconectar de su trabajo, están en línea 7x24x365 y su entorno espera que su respuesta sea casi inmediata. Para muchos ejecutivos la tecnología no contempla ni permite un adecuado balance de vida. No hay forma de estar “off line”. Algunos ejecutivos de cierta edad recuerdan con alegría y extrañan los tiempo en que no había tecnología y se vivía de otra manera. ¡Ricos en tecnología, pobres en balance de vida!

4) ¿Cuál es la fuente primaria de comunicación en un ejecutivo tanto a nivel escritorio como en la movilidad?

Desde luego es el correo electrónico y los mensajes instantáneos  son los elementos que se usan en un nivel muy alto para la comunicación. Todo se desea comunicar por medio del mail, juntas, tareas, delegaciones, pendientes, proyectos, etc., abusando de la cantidad de personas a las que se les manda o se les copia. Hemos encontrado Bandejas de Entrada (Inbox) con más de 18 mil correos  y las personas no saben qué hacer con tanta información. Cuando nuestra recomendación es dejar la Bandeja de Entrada en “cero” al final del día. ¡Aunque no lo crean, si es posible!

5) En la experiencia de Expertia, ¿qué es lo que los ejecutivos actuales demandan resolver para hacer su vida ejecutiva más fácil y tener un mejor balance de vida?

· control,

· saber en donde están,

· si se acercan o se alejan de sus objetivos,

· tener una sensación de logro al final del día,

· sentirse en balance de vida,

· no olvidar nada de lo que tienen que hacer,

· seguimiento a delegaciones importantes,

· saber en qué se quedaron las cosas sobre temas y/o proyectos importantes,

· quien es responsable de qué y para cuándo,

· tener cargas de trabajo humanamente manejables por día,

· tener la información para saber decir que “no”,

· no trabajar bajo los imprevistos que llegan por la Bandeja de Entrada, sino gestionar por temas estratégicos que los alinean a sus metas,

· estar en casa no solo físicamente, sino mentalmente también,

6) ¿Qué resultados han logrado entregar a los ejecutivos en el país?

Después de un adecuado entrenamiento con una metodología de trabaja que denominamos “Productivity & CollaborationPro” los resultados que hemos encontrado son:

Dentro de los factores tangibles tenemos un incremento de productividad diaria de 1-1/2 horas por día por persona y en los intangibles, que seguramente algunos serán de mayor valor resulta que:

§ 93% Usa Outlook para planear más efectivamente

§ 79% Están mejor organizados

§ 50% Han mejorado el manejo de sus reuniones / juntas

§ 43% Delegan más efectivamente

§ 72% Mejoraron el seguimiento  y “a no tirar la pelota”

§ 35% Redujeron la cantidad de interrupciones innecesarias

§ 79% Trabajan en iniciativas importantes y generadoras de valor

§ 50% Más proactivos que reactivos

§ 72% Incrementaron la colaboración y el trabajo en equipo

7) ¿Cuáles son los retos que IT tiene para que un ejecutivo adopte la tecnología y ésta trabaje a su favor?

Creemos que si bien muchas empresas cuentan con la tecnología necesaria y la tienen instalada, ésta se usa en un porcentaje muy bajo. Por ejemplo, un empresa que cuenta con Exchange y Outlook, éstos se usan, en gran medida, únicamente para el correo electrónico. Si solo se usa el  correo electrónico, dicha infraestructura es sumamente costosa ya que con una cuenta de POP3 se puede hacer lo mismo y el servicio es completamente gratis.  Cuando la infraestructura mencionada es utilizada para colaborar por medio de calendarios,  delegaciones, uso de tareas, compartir contactos, por ejemplo, la inversión en tecnología está plenamente justificada.

8) ¿Cómo humanizar la tecnología y que no sea percibido cómo un gasto, sino más bien como una inversión?

Los ejecutivos tienen necesidades de llegar a sus objetivos, cumplir con cuotas, fechas límites, nuevos clientes, proyectos por desarrollar y tratar de tener un buen balance de vida, es cuando se está pidiendo a “gritos” que debe de haber formas más sencillas de hacer las cosas. La tecnología sin una razón de ser, no es valiosa. Pero hay especialidades muy particulares que permiten entender los retos ejecutivos y es en donde la tecnología ayuda de una forma muy interesante a cualquier ejecutivo. Expertia reconoce que Outlook trabaja 24 horas, no se le olvida nada, siempre esta de buenas y me dará los resultados que le pida, siempre y cuando sea alimentado en una forma correcta y adecuada. Es decir, es una verdadera asistente digital que siempre quise tener, pero por desconocimiento de una metodología y de herramienta, no me aporta sino que quita

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