Single Item Retention e MailboxSearch (Parte 1)

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Uno degli aspetti di Exchange sui quali il team di prodotto ha da sempre espresso grossa attenzione, riguarda lo STORE e la possibilità di avere perfomance sempre piu adeguate a quelle che sono le richieste in continua evoluzione. Ogni release di exchange porta grosse novità in questo campo, che vanno da soluzioni piu sofisticate in termini di performance ed alta affidabilità, a cambiamenti come la il Dumpster 2.0 il single item retention e la MailboxSearch.

Il Dumpster è da sempre stato una sorta di secondo cestino, all’interno del quale venivano conservati i messaggi che:

  • erano stati cancellati da deleted items
  • erano stati eliminati da una cartella della mailbox tramite un hard delete (premendo shift+canc)

In questa “area di recovery” i contenuti venivano conservati (impostazioni di default) per 7 giorni in exchange 2003 e per 14 giorni in Exchange 2007. Questa impostazione era configurabile sia a livello di database che a livello di mailbox

In pratica il processo seguito da una mail eliminata fino ad exchange 2007 era il seguente

  1. User receives message.
  2. User deletes the message. The message is moved to the Deleted Items folder.
  3. The user empties the deleted items folder (or an automated process like Managed Folders or Records Management deletes items out of the deleted items folder on a scheduled basis).
  4. The user then realizes he requires the previously deleted item. Using Outlook the user accesses Recover Deleted Items.  
  5. Assuming the deletion timestamp of the deleted item is still within the deleted item retention period, the user has two choices:
    • The user can recover the item. The recovered item is placed back in the Deleted Items folder.
    • The user can purge the item from recover deleted items. This results in the deletion of the message permanently from the user's mailbox.

 

Senza entrare nei dettagli, che trovate in questo post nel blob del team di exchange a questo link (http://msexchangeteam.com/archive/2009/09/25/452632.aspx), riporto alcune delle nuove funzionalità introdotte dal DUMPSTER2.0

  • il contenuto del Dumpster , nelle operazioni di movemailbox, si sposta insieme alla mailbox
  • i dati all’interno del Dumpster, sono indicizzati
  • è possibile preservare il contenuto di questa area

Di conseguenza il percorso che ora farà un item cancellato sarà diverso rispetto a prima

  1. User sends or receives a message that is legally incriminating.
  2. User deletes the message.  The message is moved to the Deleted Items folder.
  3. The user empties the deleted items folder.
  4. The user accesses the Recover Deleted Items functionality in Outlook or OWA.
  5. The user then selects the item and deletes the item.  At this point the user believes he has removed the incriminating evidence.  And this is a key strength in this work flow as the end user's actions are not interrupted or prevented; in other words, the end user's work flow is not impaired with single item recovery enabled.

In pratica quello che è stato aggiunto, sono ulteriori cartelle il cui contenuto rimane non visibile all’utente, ma è accessibile dall’amministratore. Qui entra in gioco sia il SingleItemRetention che il MailboxSearch, il primo come parametro che serve ad attivare la cartella “Purges” (per default disattivata) ed il secondo per effettuare le ricerche ed il recupero dei dati.

SingleItemRetention

Attivare il SingleItemRetention, può essere utile in vari casi, specialemente dove ci sono mailbox condivise oppure ci potrebbero essere problemi legali (anche se qui il discorso potrebbe essere piu complesso e dovrebbe essere apprcciato in maniera diversa), in ogni caso è una possibilità che permette all’amministratore di porre rimedio ad un eventuale cancellazione, voluta o no, senza dover ricorrere ad un restore del Database. Attivare questa funzionalità su una mailbox è estremamente semplice ed e possibile solo tramite powershell.
Il comando è Set-Mailbox ed il parametro -SingleItemRetention che puo essere impostato a TRUE oppure FALSE

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Se analizzate la struttura di una mailbox su exchange 2010, oltre le cartelle di default, visibili sia con Outlook che con OWA, sono state aggiunte 3 nuovi folders (si trovano sotto Recoverable Items)

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la cartella Deletions corrisponde al vecchio dumpster, mentre la cartella Purges è quella che viene “attivata” dal nostro comando e che conterra tutti gli items eliminati dalla cartella Deletions.
Un discorso a parte vale per la terza cartella Version dove vengono mantenute tutte le versioni modificate dei vari items, nel caso in cui si voglia/debba attivare il litigation hold
Ovvimente, lo spazio utilizzato per la parte di recovery è configurabile, per default è impostato a livello di database

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ma gli stessi parametri possono essere modificati per la singola mailbox, per aumentare o diminuire quelli che sono stati attivati sul database.
RecoverableItemsQuota, specifica lo spazio effettivo riservato a tutto il Dumpster, quindi alla somma delle 3 cartelle. Nel caso in cui questa soglia venga oltrepassata, gli items piu vecchi verranno eiliminati
RecoverableItemsWarningQuota, una volta oltrepassata la solgia, viene creato un evento nell’event log

Nella seconda parte dell’articolo, vedremo

  • come si crea una mailboxsearch
  • come si abilita un utente al multisearch
  • come effettuare una ricerca e come accedervi