20100607, Microsoft Office 2010 保护文档 之 给您的文档加把“智能锁”


在 Microsoft Office 2007 中,您可能已经享用过它的加密文档、限制权限等保证文档安全性的功能;Office 2010 延续了这些功能,并在用户体验方面进行了升级与完善,为您提供了更加明了清晰的界面和简洁易用的操作。下面就让我们看看 Office 2010 下保护文档的使用方法吧!

每个人都有自己的空间,您可以为自己的日记本加锁来防止他人阅读,那么对于电子文档,是不是也可以加一把更加安全且无形的锁呢?这就是 Office 2010 使用密码加密文档的功能。

如果您不想让“密码”这种原始的钥匙把“密友”也拒之门外,您也可以自己来把门,让他们享有特权哦,至于其他人,只有征得您的同意才能阅读或者修改文档。是不是比密码更加灵活而且安全呢?这就是 Office 2010 按人员限制权限的功能。

怎么样,Office 2010 保护文档的功能很强大吧,您一定跃跃欲试了,就让我们一起来看看吧。

1. 如何进入保护文档的设置

Office 2010 中使用保护文档的方式与 Office 2007 略有不同,点击“文件”->“信息”即可看到保护文档,并且显示了当前文档的安全设置。点击“保护文档”即可看到可设置的各个安全策略。是不是与 Office 2007 相比,界面更加易用、明了了呢?

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2. 用密码加密文档

这个功能就相当于给文档加了把锁,只有拥有正确的钥匙(也就是密码)才能打开哦。设置密码加密的方法也非常容易,只要点击保护文档中的“用密码进行加密”,然后设置好密码就 OK 了。

小提示:密码最好包含字母、数字和特殊字符,而且要长一点哦。

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输入密码后再次确认一下就设置完成了,让我们具体试试看吧,直接打开这个加密的文档,OK,密码验证对话框出现了。

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只有输入正确的密码才能打开哦。小提示:如果您担心别人使用其他的编辑工具打开,那么您尽可放心啦,其他的编辑工具都会显示错误信息,根本无法打开。Office 2010 已经全面地考虑了在其他编辑工具下文档的安全性。

3. 按人员限制权限

这个功能可以限制具体某个具体用户的权限,这样您就可以给您的“密友”一点特权啦。小提示:这种方式不仅可以限制用户的访问,还会对文档本身进行加密呢,而且这种加密不是使用“密码”来解开的哦。因此,没有特权的用户是不可能读取或修改文档的,就没有了使用密码加密方式中密码被破译的后顾之忧了。

同样,点击保护文档中的“按人员限制权限”,并选中“限制访问”,将弹出对话框让您选择用户,这个用户可以创建或打开受限权限的内容,也可以说是对文档具有完全的控制权。

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也可以点击“添加”添加新的用户,添加的步骤如下。首先选择“是,我希望注册使用 Microsoft 的这一免费服务”。

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而后,会询问您是否拥有 Windows Live ID,如果有,那再好不过了,直接选择“是”就 OK 了。如果没有,您要花一点点时间去注册啦。登录到 Windows Live 已进行验证后,添加用户就完成了。

选定对文档具有完全控制权的用户(通常就是您本人)后,您可以选定“密友”啦,也就是设置具有读取权限或者更改权限的用户。

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点击“其他选项”可以进行更加详细的设置。

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这样就算设置完成了,只有具有权限的“密友”才能够打开这个文件哦。如果是其他用户想要打开文件,只能向您发送邮件索取访问权限了,仅仅在拥有权限以后才能够打开文档哦。这样,文档就由您自己把门了,比密码的方式还要安全吧。

Office 2010 中加密文档和限制权限的功能就是这么易用!

总结一下:

  1. 您可以通过“加密文档”给文档加个密码,只有拥有密码的用户才能打开。
  2. 您可以通过“按人员限制权限”给“密友”赋予读取或者修改的权限,其他人都要给您发邮件请求权限了。

微软安全支持部 Wendy Wang

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