Portfolio Server: Gateway (Passerelle PPS-EPM)


 

Concepts

La passerelle EPM permet la réalisation de plusieurs tâches de synchronisation :

· Export des projets créés dans Portfolio server dans Project Server

o Export des champs dates, nombres, listes et textes

o Export des phases et jalons en tant que projet initial

· Import des projets à la « volée » de Project Server vers Portfolio Server

o Création de modèle de « mappage » permettant l’import des attributs dates, nombres, listes et champs textes

o Importation des jalons et des tâches de niveau sélectionné

o Consolidation des ressources nominatives assignées aux tâches dans Project Serveur au niveau des compétences dans Portfolio Server

· Synchronisation des disponibilités des ressources comme définie dans Project Server, via le Cube OLAP. La consolidation des informations de disponibilités des ressources nominatives se fait au niveau des groupes de compétences dans Portfolio Server. Un serveur Analysis services doit être utilisé afin de permettre la génération automatique des cubes.

· Définir une synchronisation automatique des informations du projet (journalière ou mensuelle) ou une synchronisation manuelle entre Portfolio Server et Project Server.

 


Fonctionnalités

· Synchronisation automatique

o Du Pool de ressources

o De la progression et des changements du projet

o Du budget, du forecast est des saisies des ressources

· L’interface est bi directionnelle

o Remontées de Project Server vers Portfolio Server de la progression

o Descente de Portfolio Server vers Project Server des phases et des jalons

· La passerelle s’intègre aussi avec Project Professional et Project Standard

Scénario d’usage

· Les propositions de projets sont saisies dans Portfolio Server

· Le workflow supporte leur évolution à travers le process

· L’analyse du portefeuille permet la sélection des projets

· La passerelle permet la création des projets sélectionnés dans Project Server

· Les ressources, les activités, les planifications détaillées,…. sont gérées côté Project Server

· La passerelle est utilisée pour remonter et consolider au niveau du portefeuille (Portfolio Server) afin de permettre le reporting, les analyses et le suivi.

Fédération

La passerelle permet la consolidation et la fédération de plusieurs serveurs Project Server


Configuration de la passerelle

1/ Project Server Management

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Project Server Management »

Dans cette fenêtre, vous pourrez définir les serveurs Project auxquels vous souhaitez vous connecter. Cliquez sur le bouton « Add » puis saisissez les informations permettant la connexion avec un serveur Project Server. ATTENTION à bien saisir les informations le l’URL du web Service de Project Server. L’adresse est de la forme : http://epm2007demo:56737/ProjectServer_SSP. (Les informations concernant le numéro de port peuvent être retrouvées dans IIS). Cliquez sur le bouton « Add »


2/ Automatic Refresh Settings

C’est ici que l’on va définir la période de synchronisation. Cliquez sur le bouton « Update »


3/ Resource Pool Synchronization Settings

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Resource Pool Synchronization Settings »

 

Dans la liste “Organization Hierarchy”, sélectionnez le niveau de l’organisation sur lequel vous souhaitez faire la synchronisation. Puis en fonction du niveau choisi, sélectionnez, dans le champ « Available Microsoft Proiect Servers », avec quel serveur Project Serveur vous souhaitez faire la synchronisation. Cliquez sur le bouton « Add » pour valider.


4/ Synchronization Error Log

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Synchronization Error Log »

 

Toutes les erreurs de synchronisations sont enregistrées dans la fenêtre ci-dessous :


5/ Attribute mapping template management

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway », cliquez sur « Attribute mapping template management »

 

La fenêtre ci-dessous apparaît. Les modèles existants peuvent être édités et de nouveaux modèles de « mapping » peuvent être crées.

Cliquez sur le bouton « Add » afin de créer un nouveau modèle.

ATTENTION : le « mappage » des champs ne se fait qu’entre champs de même type. Par exemple un champ de type texte côté Portfolio Server ne peut être « mappé » qu’avec un champ de type texte côté Project Server

Choisissez dans le champ « Server Name » sur quel serveur Project vous souhaitez faire le « mapping »

Ci-dessus, « ProjectID » est un attribut de type texte dans Portfolio Server. La liste déroulante n’affichera que les champs Project Server de type texte. Dans cet exemple, le champ d’entreprise personnalisé de type texte « UMT Free Text Field » a été crée côté Project serveur et « mappé » au champ « ProjectID » de Portfolio Server.

6/ Named Resource Management

Dans le menu « Settings », « Project server Gateway », cliquez sur « Named Resource Management ».

 

La fenêtre ci-dessous apparaît alors :

C’est ici que les ressources sont « mappées ». Les ressources nominatives sont connectées avec les compétences.

ATTENTION : Lors de l’ajout d’une ressource nominative dans Portfolio Server, celle-ci doit avoir exactement le même nom que dans Project Server.

7/ Outline Level Settings

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Outline Level Settings »

 

Sélectionnez le niveau de tâche que vous souhaitez synchroniser dans le champ « Task Outline Level for Phase Matching(1-100)

Remarque : Les jalons n’appartiennent à aucun niveau et seront toujours importés

Toutes les tâches correspondant au niveau sélectionné seront importées, qu’elles soient récapitulative ou non.

ATTENTION : Seules les tâches du niveau sélectionné seront importées. Si le niveau 2 est saisi dans le champ, alors les tâches de niveau 1 et les tâches en dessous du niveau 2 ne seront pas importées.

8/ Synchronize Resource Pools

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Synchronize Resource Pools» .

 

Sélectionnez le serveur à mettre à jour puis cliquez sur « Update »

La colonne « Last Refresh » indique quand à eu lieu la dernière mise à jour.

9/ Mass Import

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Mass Import».

 

Sélectionnez l’organisation dans laquelle vous souhaitez faire l’export dans le champ « Organization Hierarchy ». Sélectionnez ensuite le serveur Project via le champ « Available Microsoft Project Server ». Il est aussi possible de choisir un modèle de « mappage » via le champ « Mapping Templates ».

Après avoir sélectionné un serveur projet, la liste des projets disponibles apparaît sous le champ « Projects ». Sélectionnez alors les projets et cliquez sur « Import ».

Conditions à respecter pour l’import des projets

· Les noms des phases et des jalons doivent être unique.

· Les dates de début et fin des projets, tâches et jalons doivent être comprises entre les dates définies au niveau du compte (Organisation)

· Les dates des tâches et jalons doivent être comprises entre les dates de début et fin du projet

· Les noms des tâches et phases doivent contenir moins de 100 caractères

Définitions de l’import des Projets

· Date de début du projet (« Start » = Planned Start date)

o Project : « Project Start Date »

o Portfolio : « Start Date » dans les onglets « Schedule » et « Project Information »

· Quand le projet est en statu « Unapproved », la date de début dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de début de la phase au plus tôt (earliest Phase planned start date).

· Quand le projet est en statu « Approved », la date de début dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de début prévisionnelle de la phase au plus tôt (earliest Phase forecast start date).

· Date de fin de projet (« End » = Planned End Date)

o Project : « Project Finish Date »

o Portfolio : « End Date » dans les onglets « Schedule » et « Project Information »

· Quand le projet est en statu « Unapproved », la date de fin dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de fin de la phase au plus tard (latest Phase planned end date that has been entered/uploaded).

· Quand le projet est en statu « Approved », la date de fin dans l’onglet « Schedule » sera « mappé » sur la date de fin prévisionnelle de la phase au plus tard (latest Phase forecast start date).

· Nom des jalons

o Project : Nom des tâches marquées en tant que jalon

o Portfolio : Nom des jalons dans l’onglet « Schedule »

· Date des jalons

o Project : Date planifiée (baseline) des tâches marquées en tant que jalon

o Portfolio : Date planifiée des jalons dans l’onglet « Schedule »

o Quand un projet passe à l’état « Approved » dans le workflow, les dates planifiées passent alors en lecture seule. Seules les dates prévisionnelles pourront être modifiées.

· Date prévisionnelle (forecast) des jalons

o Project : Date Réelle (acutal) des tâches marquée en tant que jalon

o Portfolio : Date prévisionnelle des jalons (forecast) de l’onglet « Schedule »

o Les dates planifiées passent en lecture seule lorsque le projet est « Approved ».

· Nom des phases

o Project : Nom des tâches importées

o Portfolio : Nom des phases dans l’onglet « Schedule »

· Date de début prévisionnelle d’une phase

o Project : Date de début réelle (actual)

o Portfolio : Date de début prévisionnelle (forecast) de l’onglet « Schedule »

o Seule la date prévisionnelle est modifiée lorsque que le projet passe au statu « Approved »

· Date de fin prévisionnelle d’une phase

o Project : Date de fin réelle (actual)

o Portfolio : Date de fin prévisionnelle (forecast) de l’onglet « Schedule »

o Seule la date prévisionnelle est modifiée lorsque que le projet passe au statu « Approved »

· Date de début initiale d’une phase

o Project : date début initiale

o Portfolio : date de début planifiée de la phase de l’onglet « Schedule »

· Date de fin initiale d’une phase

o Project : date fin initiale

o Portfolio : date de fin planifiée de la phase de l’onglet « Schedule »

· Avancement de la phase (%)

o Project : % Achevé de la tâche

o Portfolio : Champ « Phase Completion » de l’onglet « Schedule »

· Nom des compétences (Testeur, Developpeur,…)

o Les ressources doivent être associées à une compétence au niveau de Portfolio

o La compétence de Portfolio consolidera le travail de toutes les ressources Project serveur associées à cette compétence.

· Données Travail Budgété (Projet « Unapproved ») :

o Project : Données du travail planifié de la vue « utilisation des ressources »

o Portfolio : « Resource Data » dans l’onglet « Budget resources »

· Données du travail prévisionnel (Projet “Approved”)

o Project : Données du travail de la vue « utilisation des ressources »

o Portfolio : données « Forecast Work » dans l’onglet « Resources tracking »

o Les données prévisionnelles ne sont importées que que si un projet est « Approved »

· Pour le travail, les données sont collectées en heure depuis Project Serveur et consolidées par compétences puis convertie en FTE (full time equivalent)

10/ Mass Export

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Mass Import».

 

Sélectionnez l’organisation à partir de laquelle vous souhaitez faire l’export dans le champ « Organization hierarchy ». Sélectionnez ensuite vers quel serveur Project Serveur vous souhaitez faire l’export (« Available Microsoft Project Server »). Puis sélectionnez les projets à exporter et cliquez sur « Export »

Le % achevé ne sera pas exporté vers Project Server. Project Server réalise son propre calcul.

11/ Refresh Project

Cette fonctionnalité fonctionne comme « Mass Import » mais pour les projets existants.

Dans le menu « Settings », « Project Server Gateway »puis cliquez sur « Refresh Projects».

Sélectionnez la hiérarchie à partir du champ « Organization Hierarchy ». Sous le titre « Available Projects » sélectionnez les projets que vous souhaitez

rafraichir. Cliquez sur le bouton « Refresh Now ».

Le bouton « Update » permet de définir les projets sélectionnés pour une future synchronisation automatique (« Automatique Refresh Settings »).

ATTENTION : Pour que cette synchronisation fonctionne, il est nécessaire de sauvegarder le lien lors de l’import ou l’export initial.

Mise à jour d’un projet existant

Afin d’importer ou exporter des informations d’un projet existant, la fonction du « Gateway » est disponible à partir de l’onglet « Schedule ».

Cette fonction permet de mettre à jour un projet existant, à la demande. Lors de cette mise à jour, les phases et jalons venant de Project Server sont mis à jour dans l’onglet « Schedule ». Les informations concernant les ressources sont consolidées et disponibles dans l’onglet « Budget resources »

Il est possible de sélectionner le type d’opération, Import/Export, via la liste « Operation Type »

Il est possible de synchroniser le projet avec Project Server ou un fichier Project (mpp) en définissant le champ « Import Source »

Comments (0)

Skip to main content