Création d’une ressource équipe

Ce chapitre suppose que des champs d’entreprises ont déjà été crées et que des valeurs ont été définies pour le champ d’entreprise « Team Name » (Voir en annexe pour plus de détails).

Dans le « Resource Center », cliquez sur le bouton « New », puis « ressource ». Créez la ressource équipe de type « Work » et remplissez les autres champs comme une ressource normale. Dans la rubrique « Team Details », cochez la case « Team Assignment pool ». Puis dans le champ « Team Name », affecter la ressource à l’équipe désirée.

(L’idéal est de créer une « lookup Table », dans le menu « Serveur settings » de Project Web Access, contenant le nom des équipes. Puis cette « lookup table » sera associée au champ d’entreprise « Team Name ». On définira ce champ permettant la substitution de ressource générique en utilisant la fonction « Match », illustrée en page 4). => Voir en annexe pour la création d’un champ personnalisé.

 Pour chacune des ressources nominatives appartenant à une équipe, renseignez le champ « Team Name », sans cocher la case « Team Assignment Pool ».

(Dans le « Resource Center » sélectionnez l’ensemble des ressources appartenant à l’équipe et utilisez la fonction « Bulk Edit » pour attribuer en une seule fois l’attribut équipe à l’ensemble des ressources sélectionnées.)

Affectation d’une Ressource Equipe

Demande d’une ressource équipe (Damien Cudel)

Une ressource Equipe s’affecte comme n’importe qu’elle autre ressource. Le scénario, ci-dessous, illustre l’affectation de la ressource « Equipe informatique » par Damien Cudel, Chef de projets R&D. Dans son projet, il exprime un besoin d’une ressource appartenant à l’équipe informatique dont le responsable est Franck Mercier.

Après publication du projet par Damien Cudel, le responsable de l’équipe informatique, Franck Mercier, reçoit alors les demandes d’affectations de son équipe.

Traitement de la demande (Franck Mercier)

Le responsable d’équipe voit directement dans sa section « My Work » de Project Web Access (PWA) les demandes en ressource de son équipe.

Dans la vue « My Work » de Franck Mercier et dans la colonne de droite, « Resource Name », est affichée la ressource affectée aux tâches. On peut y voir les tâches affectées à l’équipe informatique. Voici une vue affichant la synthèse des demandes en ressource informatique:

A partir de ces informations, le responsable de l’équipe informatique peut procéder aux affectations des membres de son équipe. Les affectations se feront directement à partir du « Project Center » de PWA via la fonction « Build Team ».

Affectation des ressources par le responsable d’équipe

A partir du "Project Center", le responsable d’équipe sélectionne le projet et clique sur l’icône « Build Team ». La fenêtre suivante apparaît et permet l’affectation de ressources dans l’équipe du projet sélectionné. Dans le tableau de droite, apparaît l’équipe projet, dont la ressource « Equipe Informatique ». Le responsable d’équipe coche la case en face de sa ressource d’équipe et clique sur le bouton « Match », pour n’afficher que les ressources de l’équipe informatique dans le tableau de gauche.

 Ci-dessus, seule les ressources de l’équipe Informatique sont affichées. Afin de pouvoir affecter au mieux ses ressources, le responsable d’équipe peut sélectionner les membres de sont équipes (coche à gauche du nom des ressources) et cliquer sur le bouton « View Availability ». Le graphique de disponibilité, qui s'affiche dans une nouvelle fenêtre, permet de choisir la ressource en fonction de ses disponibilités:

Dans notre exemple, la ressource Thomas Lim est disponible pour travailler sur le projet « Sous Projet Collaboration ». Après avoir fermé la fenêtre du graphique de disponibilité des ressources, le responsable d’équipe va donc l’affecter dans l’équipe de ce projet. Le responsable d’équipe va sélectionner la ressource Thomas Lim (coche à gauche) et la ressource « Equipe Informatique » (à droite). Puis, il va remplacer la ressource en appuyant sur le bouton « Replace ».

Voici la composition finale de l’équipe projet:

Le responsable d’équipe valide en cliquant sur le bouton « Save »

Ouverture du projet par le Chef de projets R&D (Damien Cudel)

 Le Chef de projets ouvre son projet dans l’outil de planification et peut ainsi voir la proposition faite par le responsable d’équipe.

 Dans le cas où l’affectation ne conviendrait pas, le Chef de projets à juste à fermer sa planification sans la sauvegarder. Une simple publication du projet permet la validation de cette affectation.

Suivi de l’utilisation de l’affectation par le responsable d’équipe informatique (Franck Mercier).

Dans la vue « My Work » du responsable de l’équipe informatique Franck Mercier, tant que l’affectation de la ressource Thomas Lim n’a pas été validée par le Chef de projets R&D Damien Cudel, le responsable d’équipe Informatique aura la vue suivante avec pour nom de ressource le nom de l'équipe :

 Après acceptation, et donc publication du projet par le Chef de projets R&D, de l’utilisation de la ressource « Thomas Lim » , la vue est alors mise à jour :

Auto affectation sur une ressource équipe

Connexion avec un membre de l’équipe informatique (Christophe Fiessinger)

Les affectations sur la ressource équipe peuvent aussi être consultées et appropriées par les membres de l’équipe. Dans l’exemple suivant, la ressource Christophe Fiessinger, membre de l’équipe informatique, va s’affecter sur une tâche nécessitant l’intervention d’un des membres de cette équipe. Ici la demande a été faite par le responsable de la division R&D Marc Biarnes.

Dans la vue « My Work » de Christophe Fiessinger, sont affichées les tâches sur lesquelles ells sont directement affectées. En cliquant sur le bouton , la ressource peut consulter toutes les demandes faîtes à son Equipe. Dans cet exemple, Christophe a de la disponibilité pour travailler sur la tâche « Develop a plan and a schedule…. » du projet « Projet Collaboration ». 

 En cochant la case, à gauche du nom de la tâche, et en cliquant sur , Christophe s’affecte directement sur la tâche du projet « Projet Collaboration ». La tâche disparaît alors de la liste :

Et apparaît maintenant dans la liste des tâches de l’utilisateur. Christophe peut commencer à travailler et saisir du temps sur cette tâche.

Vue Chef de Division R&D ( Marc Biarnes)

A l’ouverture du projet, le Chef de projets est prévenu des modifications réalisées sur son projet. Dans notre Exemple, Marc Biarnes, ouvre son projet « Projet Collaboration ». Un message le notifie de changements sur le projet. En cliquant sur le bouton « Yes », Marc peut consulter les modifications réalisées sur son projet. La fenêtre, ci-dessous, synthétise toutes les modifications. Grâces aux indicateurs disponibles dans la colonne information, il est facile de voir la nature exacte des modifications. On peut notamment y voir que c’est la ressource « Christophe Fiessinger », de l’équipe informatique, qui s’occupe de la tâche « Develop a plan…. »

Le Chef de projets détermine alors les tâches à valider au sein de sa planification en cochant les cases à gauche du nom des tâches. En cliquant sur le bouton « Preview », le chef de projet peut voir directement dans son interface Web les impacts des modifications, sans pour autant sauvegarder ou publier son projet. Ci-dessous, un exemple d’écran de prévisualisation des modifications. Les tâches modifiées son surlignées en jaune et sont représentées avec un lien hypertexte qui permet au Chef de projets d’avoir un maximum d’informations sur les tâches impactées.

Dans notre exemple, la fenêtre d’information nous confirme bien que l’affectation, concernant l’équipe informatique, est prise en charge par Christophe Fiessinger. Après validation des modifications par le Chef de projets, les informations sont intégrées dans la planification. Dans la planification de Marc Biarnes, la ressource « Equipe Informatique » a bien été remplacée par une ressource nominative de l’équipe Informatique. Dans notre exemple ici : « Christophe Fiessinger ».

Notez que le remplacement ne c’est fait sur la tâche que sur laquelle Christophe Fiessinger s’est auto affecté. Il reste donc une demande en cours du côté de l’équipe informatique à traiter.

Annexes

Nous allons voir comment créer une table de valeurs et l’associée au champ existant en standard, « Team Name ». Nous verrons aussi comment créer un champ d’entreprise.

Définition et création d’un champ d’entreprise

 Connectez-vous sur PWA avec les droits d’administration nécessaire pour éditer et créer des champs d’entreprises. Cliquez sur « Server settings » puis sur « Enterprise Custom Field Definition ». La page, ci-dessous, s’affiche :

 Vous pouvez constater 2 parties distinctes :

• La partie supérieure « Enterprise Custom Fields », permet la définition des champs d’entreprises. Ces champs se retrouveront au niveau projet, ressource et tâche ainsi qu’au niveau du reporting (Cube OLAP dans « Data Analysis »). Les valeurs des champs d’entreprises peuvent provenir des tables de valeurs (« Lookup Tables »)
• La partie inférieure « Lookup Tables for Custom Fields », permet la définition des valeurs, hiérarchiques ou non, qui pourront être partagées ensuite par les différents champs d’entreprises.

Création d’une table de valeurs (« Lookup Tables »)

 Dans la partie inférieure de la page, cliquez sur "New Lookup Table". La page suivante apparaît :

 Dans la section « Name », entrer le nom de votre table de valeurs. Dans notre exemple, nous allons saisir le nom « Equipe ». Choisissez le type de votre table de valeurs dans la section « Type ». Pour notre exemple, nous allons choisir « Text ». Définissez le masque de code de votre table de valeurs dans la section « Code Mask ». Dans notre exemple, nous allons définir une table de valeurs à 2 niveaux. Chaque niveau peut être de type différent. Ici, nous allons choisir « Characters » pour les 2 niveaux. Dans la section « Lookup Table », définissez les valeurs de votre table. Ici nous allons définir le nom des équipes présentes dans la société « Mutad ». Comme dans la section « Code Mask » nous avons défini 2 niveaux, nous allons donc créer un une table hiérarchique avec pour niveau 1, le nom de la société et pour niveau 2, le nom des équipes.

La définition des niveaux hiérarchiques s’effectue en sélectionnant les lignes de valeurs puis en utilisant les boutons .

Sauvegardez votre table en cliquant sur le bouton « Save ». La page « Custom Fields and Looktup Tables » s’affiche à nouveau.

Association de la table de valeurs au champ d’entreprise « Team Name »

Dans la partie supérieure de la page, dans le tableau « Enterprise Custom Fields », cliquez sur le champ d’entreprise « Team Name » (Team name est un champ présent par défaut). La page suivante apparaît :

Dans la section « Custom Attributes », cliquez sur « Lookup Table » et sélectionnez la table de valeurs souhaitée. Dans notre exemple, nous allons choisir la Table « Equipe » créée précédemment :

Si vous désirez utiliser ce champ pour effectuer des correspondances entre les ressources équipes et les ressources nominatives appartenant aux équipes, cochez la case « Use this field for matching generic resources ». Cliquez sur le bouton « Save »

Création d’un champ d’entreprise

Dans la partie supérieure de la page, cliquez sur le bouton . La page « New Custom Field » apparaît alors. Comme dans le chapitre précédent, renseignez les différentes sections. Notez qu’il est possible d’associer aussi bien une table de valeur qu’une formule de calcul en cochant « Formula » dans la section « Custom Attributes ». De plus, les valeurs des champs d’entreprises peuvent être associées à des indicateurs graphiques, paramétrables dans la section « Values to display » en cliquant sur « Graphical indicators ».La saisie du champ d’entreprise peut être rendue obligatoire en sélectionnant la valeur « Yes » de la section « Required ».