Comment utiliser le Workflow de MOSS avec EPM2007

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Pré-requis

Afin d’utiliser les projets « proposals » avec les Workflows par défaut, il est nécessaire d’installer Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).

Paramétrages de la solution EPM

1. Modifiez le fichier “Config file” qui se trouve dans le dossier Inetpub\wwwroot\wss\VirtualDirectories\80\ . Rajoutez la ligne suivante entre les bornes <appSettings> : ATTENTION, respectez bien la casse dans ce fichier (le « k » du mot key est en minuscule) :

<appSettings>

  <add key="ProposalSpecialAccount" value=" EPM2007\franmer" />

</appSettings>

2. Créez un compte spécial (par exemple: EPM2007\framer), et le rajouter dans un groupe avec les droits suivants :

· Log on

· Change Project State

(Cet utilisateur peut aussi être rajouté dans le groupe par défaut : « Proposal Reviewers security group

3. Sous PWA, cliquez sur « Server Settings » puis dans la rubrique « Operational Policies », cliquez sur « Additional Server Settings ». Dans la fenêtre qui vient de s’ouvrir, en bas de la page, cliquez sur « Yes » sous la question « Is the state field governed by an external workflow ? ».

Illustration

Création de la proposition

Connectez-vous sous PWA et cliquez sur le lien à gauche « Proposals and Activities »

· Cliquez sur le bouton « New » puis « Proposal ». La fenêtre suivante apparaît :

· Renseignez alors les champs nécessaires de votre nouvelle proposition. Puis sauvegardez là en cliquant sur le bouton « Save ».

· Notez maintenant, dans la partie « Summary Information » de la proposition, une nouvelle rubrique qui vient d’apparaître :

 

Workflow autour de la proposition

 Cliquez sur le nouveau lien qui vient d’apparaître « Click here to view the workflow status and worklow activities ».

· Une nouvelle fenêtre apparaît avec les propriétés du Worklow :

A partir de cette fenêtre, plusieurs fonctions sont possibles comme rajouter des actions aux Workflow « Update active tasks » ou des acteurs « Add or udpate approvers ».

· Dans la rubrique « Tasks », une tâche est assignée à Franck Mercier. En cliquant sur le lien « Please approve My Prop » la fenêtre suivante apparaît :

· L’utilisateur peut alors approuver ou rejeter la tâche. Ici nous allons approuver la tâche en cliquant sur le bouton « Approve ». La fenêtre suivante apparaît alors :

 

· Etant donné que le Worklow était constitué d’une seule tâche qui vient d’être approuvée, le Worflow est ainsi terminé. Le statut est passé à « Approved ». (en haut de la page).

· Sous PWA, cliquez sur le menu « Proposals and Activities ». Vous pouvez maintenant constater, dans le champ « State », que la proposition a été approuvée.