Budgets et coûts
Ressource budget et coût
Dans la solution EPM2007, les budgets et les coûts sont portés par un type de ressource bien précis. Ce nouveau type de ressource, permettra au Chef de projets de donner la définition des budgets ainsi que l’affectation de coûts, tel que l’achat d’équipements ou de prestations externes, pendant tout le cycle de vie du projet.
Création d’une ressource budget
Le type de ressource « Cost », est un nouveau type qui permet d’affecter des coûts sur une tâche, en plus des coûts résultants d’une affectation de ressource possédant un taux horaire.
Ce nouveau type de ressource peut être aussi défini comme une ressource budget. Ce qui permettra de définir un budget au niveau du projet. Par la suite, cela permettra de comparer le budget alloué au projet, aux dépenses réalisées tout au long du projet.
(Notez que les ressources budgets peuvent aussi bien être de type coût (Cost) que travail (Work)).
La création d’une ressource budget de type coût se fait directement dans le « Resource Center » de Project Web Access (PWA).
Cliquez sur le bouton « New » puis « Resource »
La page « New Resource » apparaît alors. Dans la section type, vous pouvez choisir le type de ressource à créer : « Work », « Material », ou « Cost ».
Ici, nous allons créer une ressource budget de type « Cost ». Dans la liste déroulante « Type », choisissez « Cost ». Puis cochez la case « Budget ».
Les ressources de type coût peuvent ensuite être associées à des champs d’entreprise afin de faciliter la création de rapports budgétaire où de les intégrer, via du développement, dans un système financier tiers.
Ci-dessous, un exemple de création d’une ressource pour piloter les budgets liés à l’équipement général. Nous appellerons cette ressource « Budget Equipement ($) »
(Le signe monétaire à la fin du nom permettra d’identifier rapidement cette ressource budgétaire comme étant du type coût)
Cette ressource sera associée à une valeur des champs personnalisés. Dans cet exemple, nous allons attribuer, à la ressource budgétaire, le type de dépense « Equipement »
(Le champ « Type de dépense » est un champ personnalisé de type ressource, qui a été créé dans le menu «Server Settings » de Project Web Access (PWA), et auquel une « Lookup Table », contenant des valeurs, lui a été associé)
Création d’une ressource coût
La ressource de type coût et non budget, permet la création d’une ressource permettant l’affectation de coûts directement sur les tâches du projet. Par exemple, nous allons créer une ressource « Achat Equipement » qui permettra de piloter les dépenses en équipement au cours d’un projet.
La création d’une ressource coût se fait comme n’importe quelle autre ressource, excepté qu’il faut bien définir son type sur la valeur «Cost » et ne pas cocher la case « Budget »
Affectation des Ressources Budget & Cost
Budget (Au niveau Projet)
La ressource budget ne peut s’affecter qu’au niveau de la tâche résumée du projet. Pour faire apparaître la tâche résumée d’un projet, cliquez sur le menu « Tools », « Options ». Dans l’onglet « View » cochez la case « Show Project Summary Task ».
La saisie des budgets s’effectue ensuite dans une table de type « Utilisation » via un affichage tel que « Task Usage » ou « Resource Usage » dans lequel les lignes budgets ont été rajoutées. Dans le cas où les lignes budgets ne sont pas affichées, faîtes un click droit sur la partie droite de l’affichage et cliquez sur « Détail Styles… »
La fenêtre suivante permet de rajouter des lignes à l’affichage. Vous pouvez sélectionner la ligne « Budget Cost » ainsi que toutes celles que vous souhaitez voir dans votre affichage. Pour une question de lisibilité, faîtes attention de ne pas surcharger l’écran.
Une fois votre affichage créé, positionnez vous sur la tâche résumée de votre projet (c’est normalement la première du projet). Cliquez sur le bouton afin d’y affecter vos ressources budgets. La fenêtre d’affectation apparaît alors. Utilisez les filtres, (dans le cas de nombreuses ressources), afin de ne faire apparaître que les ressources budgets.
Vous obtiendrez donc une vue avec uniquement vos ressources budgets.
Assurez-vous que la tâche résumée du projet soit bien sélectionnée. Choisissez ensuite vos ressources budgets et cliquez sur le bouton « Assign »
Il ne reste plus qu’à saisir dans la partie de droite, en face de chaque ressource, le budget alloué. Le budget peut être ventilé dans le temps. Avec les boutons de zoom , choisissez l’échelle de temps qui vous convient pour réaliser votre saisie. Ici, nous avons positionné le budget par trimestre.
Ensuite, un affichage peut être créé afin de comparer les budgets et les coûts sur la ligne résumée du projet.
Affectation des coûts (Au niveau tâche, résultat d’une affectation)
La ressource de type « Cost », comme la ressource de type « Work », s’affecte au niveau de la tâche. Dans la fenêtre « Assign resources », les coûts sont associés à la ressource de type coût. Les coûts pourront par la suite, comme pour les budgets, être modifiés dans une vue « utilisation » telle que « Task Usage » ou « Resource Usage »
Rapport sur les budgets
Afin de piloter les budgets de son projet, le Chef de projets peut facilement se créer des tableaux de bords dans son outil de planification. Avec les fonctions de filtre et de regroupement, il est facile de synthétiser les données de différentes manières afin d’en ressortir une information pertinente concernant les budgets alloués au projet et les coûts engendrés.
Ci-dessous, une vue présentant une comparaison entre les budgets alloués au projet et les dépenses réalisées au court de ce projet.
Cette vue a été obtenue à partir d’un affichage de type « Resource Usage » sur laquelle un regroupement a été appliqué. Les regroupements sont accessibles via le menu « Project », « Group by ».
Le regroupement est composé d’un champ standard et d’un champ personnalisé, qui permet d’identifier le type de dépense.
Ce type de vue peut être pratique lorsque que vous souhaitez piloter les budgets et les coûts d’un programme entier, constitué de plusieurs projets.
Sous PWA, dans le « Project Center », réalisez les regroupements que vous désirez. Placez ensuite le curseur sur le niveau de regroupement souhaitez, puis cliquez sur le bouton « Edit ».
Dans notre exemple, nous voulons pouvoir consulter et éventuellement modifier les budgets du programme « Beta ». En cliquant sur « Beta » puis sur le bouton « Edit », l’utilisateur ouvrira l’ensemble des 3 projets présents dans ce programme afin de les éditer. L’affichage créé précédemment présente maintenant les "Budgets/Coûts" ventilés par catégorie de l’ensemble du programme Béta.
Bien entendu, la solution EPM2007 est capable de générer des rapports budgétaires directement exploitable via PWA en utilisant la technologie OLAP.