Exchange Online でのアイテム検索の方法について


こんにちは、Exchange サポート チームの小林です。

今回は Exchange Online にてアイテムを検索する方法についてです。
まず、メールボックスのコンテンツを検索し、エクスポートを行う方法として現時点では下記 3 通りの方法がございます。

(1) Exchange Online (ExO) の機能である Search-Mailbox コマンド
(2) ExO の機能であるインプレース電子情報開示 (eDiscovery)
(3) Office 365 のコンプライアンス センターの機能であるインプレース電子情報開示

それぞれの違いと、新機能である (3) での検索、エクスポートの具体的な手順をご紹介します。
 
(1) Exchange Online (ExO) の機能である Search-Mailbox コマンド
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Search-Mailbox コマンドによってメールボックス内のアイテムの検索、エクスポート、さらに削除を行うことが可能です。
メールボックス容量を削除し、他のメールボックスにエクスポートいただく場合などにご利用いただくコマンドとなりますが、検索対象のメールボックス数、および、一度にエクスポート可能なアイテム数に制限がございます。
そのため、検索対象や検索の結果出力されるアイテムの数が多い場合 (10,000 を超えるような場合) には、後述の (3) 機能のご利用をご検討ください。

Title: Search-Mailbox
URL: https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/dd298173(v=exchg.160).aspx
 
(2) ExO の機能であるインプレース電子情報開示 (eDiscovery)
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複数のメールボックスを対象にアイテムの検索、エクスポート、および、検索条件に合致するアイテムを保持することが可能です。
ただし、当該機能は 2017 年 7 月 1 日以降、新機能であるコンプライアンス センターの検索機能 (後述の (3) 機能に相当する機能となります) への移行に伴い、廃止を予定しております。
そのため、今からご利用をご検討いただく場合には、(3) 機能のご利用をご検討ください。

Title: インプレース電子情報開示 (eDiscovery)
URL: https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/dd298021(v=exchg.150).aspx
 
(3) Office 365 のコンプライアンス センターの機能であるインプレース電子情報開示 (eDiscovery)
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前述 (2) の新機能となります。従来の eDiscovery では検索対象となるメールボックス数の制限や、検索自体に長時間を要する問題がございました。

新機能ではこれらの問題を改善しており、また、Exchange 内のリソースだけではなく、Sharepoint Online 上のリソースを検索いただく事も可能となっております。

当該機能をご利用いただくためには、以前の動作は、前提条件として Office 365 の全体管理者である必要がございます。さらに、Office 365 の全体管理者に対して以下のアクセス許可を追加いただく必要がある点ご留意ください。

 - Office 365 コンプライアンス センター (https://protection.office.com) の "eDiscoveryManager グループ" のアクセス権限

ここでは、Exchange メールボックス内のアイテムを検索し、エクスポートするまでの操作の流れを後述の通りご案内します。なお、手順の詳細は以下の公開情報にてご案内していますので、併せてご参照ください。

Title: Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センターで電子情報開示ケースを管理する
URL: https://support.office.com/ja-jp/article/edea80d6-20a7-40fb-b8c4-5e8c8395f6da
 
-手順
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1. Office 365 コンプライアンス センター (https://protection.office.com) に Office 365 管理者のアカウントにてログインします。
2. [アクセス許可] から eDiscoveryManager グループのメンバーとして、電子情報開示機能をご利用いただくユーザーを追加します
*該当ユーザーの検索画面では、表示名にて検索いただく必要がある点にご注意ください。
3. 設定が反映されるまで数分程度お待ちいただいた後に、Office 365 コンプライアンス センターの [電子情報開示] 機能よりケースを開いてください。(ケースが無い場合は新規作成ください。)
4. 作成したケースをダブルクリックし、[検索] メニューにて、+ [新しいアイテム] を押下します。
5. 入力画面に従って、任意の検索名、検索対象とするリソースを選択します。
*すべてのメールボックスを検索する場合には、"すべてのメールボックスを検索する" を選択の上、SPO のサイトやパブリック フォルダーについては既定 (検索対象として指定しない) のまま、"次へ" を押下します。
6. キーワードを入力する画面にて、検索対象を絞るためのクエリを入力し、"クエリに入力ミスがあるかどうかを調べる" ボタンを押下します。*なお、クエリの記載方法に関しましては、以下の公開情報をご参照ください。

Title: コンテンツ検索のキーワード クエリと検索条件
URL: https://support.office.com/ja-jp/article/c4639c2e-7223-4302-8e0d-b6e10f1c3be3

7. クエリに問題がない場合には、"検索" ボタンを押下し、検索を開始します。
8. 検索が終了後、結果をエクスポートする場合には、該当の検索をクリックの上、エクスポート ボタン (下矢印の付いたボタンとなります) をクリックし、"結果をエクスポート" を選択します。
9. 出力対象のアイテム、および、エクスポートの形式を指定し、"エクスポートを開始" をクリックします。
10. エクスポートの結果に関しましては、ケースの詳細画面上の "エクスポート" メニューよりご確認いただく事が可能です。
11. エクスポートのが完了次第、該当のエクスポートをクリックし、右側の画面より "エクスポートした結果をダウンロード" をクリックし、画面上の指示に従って結果 (PST ファイルまたはメッセージ ファイル) をダウンロードください。

- 参考情報
Title: Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センター
URL: https://support.office.com/ja-JP/article/7e696a40-b86b-4a20-afcc-559218b7b1b8

Title: Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センターでの検索と調査
URL: https://support.office.com/en-JP/article/c4915c5f-82a7-4871-ba20-ef47c7588043
 
補足
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当該機能をご利用いただくための動作が以前よりも簡素化されました!
以前は、別途 Sharepoint Online 側にて以下の操作を実施頂く必要がありましたが、現状はこれらの操作を実施頂く必要はございません。

--- ここから --------------------
1. Office 365 コンプライアンス センターの [電子情報開示] を開き [SharePoint の電子情報開示センターに移動] をクリックします。
*アクセス権限を要求される場合には、Sharepoint Online の管理センターを開き、eDiscovery 用のサイトの所有者として実行ユーザーを追加ください。
2. 表示されたページにて、右上の歯車マークの設定より、[サイトの設定] を開きます。
3. [サイト コレクションの管理] 配下の [検索先] をクリックし、[新しい検索先] を押下します。
4. 検索先の追加画面にて、名前として "Exchange Online" と入力し、プロトコルとして [Exchange] を選択します。
5. [Exchange のソース URL] にて "自動検出を使用する" にチェックを入れ、[保存] ボタンを押下します。
*自動検出を使用するの項目が表示されない場合には、画面が更新されていない可能性がございますので、しばらくお待ちください。
--- ここまで --------------------

以上です。今後も当ブログおよびサポート チームをよろしくお願いいたします。

 
※本情報の内容(添付文書、リンク先などを含む)は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。


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