Архивация на месте


Дата публикации исходной статьи: среда, 26 сентября 2012 г.

Архивация на месте с помощью Exchange — это новая концепция для многих организаций. Изменения в восприятии технологий порождают множество вопросов. Некоторые из них касаются доверия, а другие — технологии. Мы надеемся ответить на несколько таких вопросов и помочь вам узнать о современных бизнес-требованиях и требованиях соответствия, которые позволяет выполнить архивация Exchange.

Уже больше десяти лет люди используют архивацию электронной почты, чтобы удовлетворять имеющиеся потребности, связанные с соответствием, управлением данными и обнаружением электронных данных. Организации привыкли к ситуации, когда данные передаются в отдельный репозиторий, расположенный внутри самой организации или реализованный на базе сторонней службы, и считается, что “вот здесь” и обеспечивается соответствие. Обычно все это реализуется с помощью агента ведения журнала, который выполняется в Exchange для захвата сообщений во время их передачи. К сожалению, современные принципы работы в компаниях существенно отличаются от тех, которые были распространены десятилетие назад. Важная информация в Exchange находится не только в сообщении электронной почты, она также может присутствовать в элементах календаря, контактах, задачах, RSS-каналах и многих других местах. Организациям недостаточно ведения журнала данных Exchange, и выпуском Exchange Server 2010 и Exchange Online мы стремимся изменить сложившуюся модель. Благодаря новым компонентам мы расширяем возможности платформы соответствия и упрощаем работу пользователям и администраторам. 

Когда дело доходит до соответствия, важнее всего обеспечить защиту от незаконного изменения данных и возможность их получения в неизменном состоянии. Исторически в организациях сложился подход, заключающийся в использовании хранилища с однократной записью и многократным считыванием. К сожалению, запись данных на такой носитель имеет недостатки. Этот носитель может быть утерян, сломан или может преждевременно утратить работоспособность. Кроме того, это усложняет процесс администрирования. Носители следует заносить в каталог и регулярно уничтожать. Благодаря Exchange организации могут использовать хранение на месте (которое раньше называлось хранением для судебного разбирательства или удержанием по юридическим причинам) для простого захвата релевантных данных. Привлекать ИТ-специалистов для этого не требуется — все обязанности можно делегировать сотрудникам по обеспечению соответствия или по управлению персоналом. Выполняется захват всех изменений и правок, и это содержимое хранится в неизменном состоянии. Технология групп обеспечения доступности баз данных позволяет дополнительно расширить данную возможность благодаря наличию нескольких копий данных, что повышает уровень доступности этих данных.

Управление типичным для организации объемом данных электронной почты требует тщательного планирования. Помещение данных в отдельный репозиторий на первый взгляд позволяет снизить нагрузку на Exchange. Однако информационные работники хотят иметь простой и быстрый доступ ко всей своей электронной почте, а не только к недавним сообщениям. Этим пользователям и администраторам пришлось бы осваивать новый интерфейс и новые средства управления, что привело бы к увеличению объема изучаемого материала, повышению издержек и снижению производительности труда. Кроме того, управление хранилищем для таких сторонних приложений обычно требует немалых затрат. Архив на месте (который ранее назывался личным архивом или серверным архивом) в Exchange позволяет сохранить эти данные и может быть открыт из Microsoft Outlook и Outlook Web App, то есть тех средств, которые вы используете каждый день. Exchange обеспечивает еще и гибкость. Организации могут выбирать — хранить ли эти данные локально или в облаке. Организации даже могут сохранить в облаке только свой архив на месте, используя архивацию на базе Exchange Online (EOA).

Организациям нужно быстро реагировать на запросы об обнаружении электронных данных. Exchange предоставляет полностью интегрированный набор инструментов для помещения данных в режим хранения на месте и их обнаружения. Все то, что нужно организации, уже встроено в средства, с которыми работают пользователи. Хранение на месте в Exchange имеет и другие заметные преимущества, кроме простоты использования. Оно может быть абсолютно прозрачным для пользователей или наоборот выдавать пользователям уведомления. Кроме того, при помещении элементов на удержание выполняется захват всех данных — правок, удалений и метаданных, связанных с таким элементом, включая иерархию папок. Некоторым организациям требуется хранить все данные для пользователя в неизменном состоянии в течение некоторого минимального периода времени (30 дней, 7 лет или более). Для этого в Exchange имеется встроенная возможность, которая называется последовательным удержанием или хранение на месте по времени. Для организаций, в которых срок удержания неизвестен, хранение на месте можно настроить на бессрочную работу, обеспечивая хранение элементов в течение бесконечного срока.

С помощью Exchange делегированные сотрудники могут выполнять поиск в том “океане” данных о сообщениях, который характерен для большинства организаций. Для этого не требуются никакие дополнительные инструменты, обнаружение электронных данных может выполняться собственными средствами Exchange — вы можете выполнить поиск по локальным почтовым ящикам, в Exchange Online или сразу в обеих этих средах из одного расположения. Поиск можно осуществлять с помощью простого веб-интерфейса, более технически грамотные пользователи могут также использовать PowerShell. Результаты этих запросов отображаются пользователю для проведения точной настройки. Организации, которым требуется получить больше данных об определенных аспектах поведения пользователей, могут использовать возможности контроля в Exchange для анализа данных как перед отправкой, так и после нее. Чтобы обеспечить соблюдение требований соответствия перед получением сообщения электронной почты адресатом, модерирование определенного содержимого электронной почты можно передать контролеру, специалисту по управлению персоналом или ответственному за обеспечение соответствия требованиям, который осуществляет утверждение или отклонение. После отправки некоторым организациям нужно убедиться, что пользователи не нарушают внутренние или нормативные требования. В такой ситуации возможности обнаружения электронных данных позволяют выполнить поиск по содержимому сообщения электронной почты пользователя. Кроме того, если требуется случайная выборка, можно воспользоваться соответствующим средством для отбора некоторого процента сообщений на рассмотрение.

Перспектива миграции гигабайт, терабайт данных и даже больше в Exchange из стороннего решения архивации может показаться пугающей. К счастью, существует несколько способов перемещения данных из устаревшего решения в Exchange. Во-первых, можно восстановить содержимое в почтовый ящик (например, Exchange Server 2003/2007), а затем выполнить его миграцию в Exchange Server 2010 или Exchange Online. При этом необходимо убедиться в наличии достаточного разностного хранилища для управления изменяемым состоянием. Второй подход заключается в экспорте данных стороннего архива в PST-файлы. После этого вы можете импортировать данные PST-файлы в архив на месте для соответствующего пользователя, используя средства Exchange, а именно PST Capture и new-mailboximportrequest. Третий подход состоит в использовании решения от партнеров корпорации Майкрософт, позволяющего выполнять миграцию непосредственно из стороннего архива в архив на месте Exchange.

Множество дополнительной документации приведено в следующей записи блога: http://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx

Анкур Котари (Ankur Kothari)

Это локализованная запись блога. Оригинал статьи находится на странице In-Place Archiving


Comments (0)

Skip to main content