JydskeVestkysten satser på Unified Communications

Mediehuset JydskeVestkysten fik primo 2011 videnskabsminister Charlotte Sahl-Madsens digitale bevågenhed som den første mediekoncern i Danmark, der har smeltet al kommunikation sammen i én omkostningsreducerende softwareplatform. En pc og et headset driver al kommunikation på tværs af 11 lokationer med fokus på avis, lokalradio, online-aktiviteter m.v. Det at være blevet stort set ”Deskless” har ændret måden at arbejde på for 300 fuldtidsmedarbejdere via dramatisk forenkling af kommunikationen og øget mobilitet. De opnåede besparelser har finansieret hele projektet.

Chat, telefoni og video smeltede sammen
En urentabel, utidssvarende og ufleksibel telefoniplatform, der delvist ikke længere kunne supporteres – og en IT-Souschef med fingeren på pulsen. Det var startskuddet til projektet. Fra at være et telefoniprojekt, blev fokus tidligt i forløbet udvidet i takt med at Christian Bjørklund, der er IT-Souschef hos JydskeVestkysten, så fordelene ved at tænke kommunikation i bredere forstand end ren telefoni.
”Min holdning var, at vi kunne opnå et bredere optimeringspotentiale ved at brede fokus ud. Vi kunne smelte de måder man kommunikerer på derhjemme sammen i én forretningsorienteret løsning med chat, PCtelefoni, video og applikationsdeling. Det vandt hurtigt genklang. Både i projektgruppen, der bestod af interessenter fra alle medarbejdergrupperne – og hos ledelsen, der havde igangsat en intern business case, der skulle kortlægge tids- og ressourceforbruget i forbindelse med vores mødeaktivitet,” forklarer han.

Redaktioner bundet sammen via Lync
December 2010 gik JydskeVestkysten live med en komplet Microsoft Unified Communications løsning (UC), baseret på Lync Server 2010 og Exchange Server 2010 og headsets. Dermed kunne mediehuset trække alle ISDN-telefonstikkene ud én gang for alle, ringe via den bærbare PC – og samtidig få adgang til helt nye muligheder for at kommunikere via lyd og video. Løsningen – der drives på en central Lync-serverplatform fra hovedkontoret i Esbjerg – binder mediehusets redaktioner sammen via en kraftig fiberforbindelse, og giver mulighed for videokonferencer, deling af præsentationer, word-dokumenter m.v. via storskærm. Desuden kan man se, om en person er tilgængelig, inden man kontakter vedkommende. Mediehuset udnytter det eksisterende IT-miljø til nu også at drive al den nye, softwarebaserede kommunikation. Efter en succesfuld test gik JydskeVestkysten live primo december 2010.

”Vi var færdige, før vi gik på juleferie – hvilket må siges at være hurtigt, eftersom vi lavede et lokationsmæssigt Big Bang med en afdeling pr. dag. På et bestemt klokkeslet flyttede vores teleudbyder simpelthen alle afdelingens numre over på SIP-trunken til Lync Server 2010,” fortæller Christian Bjørklund. Valget af SIP-trunken er i sig selv en fordel, set ift. traditionel telefonilevering – mediehuset skal nemlig blot sikre netværksforbindelse til teleudbyderen.

Nye muligheder finansierer projektet
Sammenligner man alene udgifterne til den traditionelle telefoniløsning med prisen for den software-baserede løsning, får JydskeVestkysten en ROI på 2½ år. Derudover giver Lync-løsningen virksomheden en række nye kommunikations- og samarbejdsmuligheder, som de ikke havde tidligere. ”Vores besparelse finansierer hele projektet. Vi har også fået tilføjet ekstra funktioner i forbindelse med licenssammensætningen til Lync, som ellers ville have krævet en betydelig investering. Så ud over de nye muligheder, som UC giver, har vi også fået en masse ekstra funktionalitet til øvrige Microsoft-produkter, stadig til en fornuftig økonomi – og indenfor budgettet.”

Slut med mobilbøvl og telekonferenceapparater
Brugerne har via deres pc og headset fået nem, mobil adgang til telefoni, chat, videokonference, voicemail, e-mail, fax og applikationsdeling. Man kan kommunikere og samarbejde fra alle steder, blot der er en internetforbindelse.”Det er blevet meget let at få samlet de rigtige kompetencer, og komme videre med en opgave. Man kan på stedet invitere, og få input fra flere personer – det kræver kun et klik med musen,” siger Christian Bjørklund, der også ser store fordele i, at man kan gå fra tale, over video til applikationsdeling med et klik. ”Det sikrer en langt højere produktivitet og bedre ressourceudnyttelse end tidligere – og så er det nemt for brugeren,” vurderer han.

Eksempelvis når journalister og redaktører, der geografisk sidder på forskellige redaktioner, skal evaluere en avisside. De slipper for at bøvle med mobiltelefoner eller telekonferenceapparater. Med et par klik ser de den samme avisside, og kan evaluere den. Det samme med indhold i Excel-ark, Word-dokumenter etc., hvor UC-løsningen i dag sparer JydskeVestkysten for mange tidskrævende småmøder. Ifølge Christian Bjørklund er samarbejdet blevet langt mere dynamisk – fordi deltagerne fysisk kan se, hvor langt man er nået, fx på en avisside, så man kan tage beslutningerne her-og-nu.

Løsningen giver adgang til fuld funktionalitet på tværs af Lync og Outlook, uanset hvor de befinder sig. Og sammensmeltningen mellem Lync og Outlook sikrer, at alt, hvad der foregår i Outlook automatisk overføres til Lync – og omvendt. Det giver ifølge Christian Bjørklund et godt overblik over e-mails, ledige personer, kald og voicemails.

Medarbejderne er blevet ”Desk-less”
På IT-siden fremhæver Christian Bjørklund, at Software Assurance sikrer en samlet opgradering af alle funktioner i Lync. Det betyder, at JydskeVestkysten i ét hug får opdateret samtlige Lync-værktøjer – hvilket samtidig betyder, at de også arbejder effektivt sammen, når de løftes til en ny version.
”Det er meget mere overskueligt, end hvis vi skulle opgradere hvert kommunikationsværktøj separat, og samtidig sikre samspillet imellem dem,” siger Christian Bjørklund.

Endelig fremhæver han, at der ikke længere er behov for den tilslutningsmæssige del af telefoniadministration – folk flytter bare deres bærbare med, hvis de flytter kontor, eller logger ind på en anden af virksomhedens pc’er. Så er de klar til at kommunikere. ”Vi har med andre ord taget et stort skridt i retningen af at blive ”Desk-less”. Og serverne – de kræver blot internetforbindelse, så vi kan flytte dem hvorhen, vi ønsker. ”Også ud i skyen, hvis det bliver relevant,” slutter Christian Bjørklund.

Hvis du vil vide mere om, hvad Microsoft Lync 2010 kan gøre for din virksomhed
Kontakt Jørgen Rahbek, produktchef, Unified Communications, på jorgenr@microsoft.com eller tlf. 4567 8407.