Horten Advokater innoverede og øgede produktiviteten med Unified Communications
Det er slut med at være afhængig af forskellige apparater til telefoni, billeder, tekst og dokumenter hos Horten Advokatfirma. Her spiller det hele sammen på pc´erne via Unified Communications software. Det har skabt en ny kultur, hvor 250 brugere i et af Danmarks største advokatfirmaer har fået frihed til at kommunikere og samarbejde uafhængig af tid og sted.
En opdatering af platformen har givet endnu bedre overblik over sager, dokumenter, kalendere, og hvem der er til stede - når som helst, og hvor som helst. Vigtige fordele i en internationalt orienteret vidensvirksomhed, hvor der døgnet rundt er brug for at kunne reagere hurtigt på tværs af decentrale miljøer - og hvor der døgnet rundt arbejdes på højtryk for internationale virksomheder og offentlige myndigheder.
Resultatet: Højere effektivitet og lavere driftsomkostninger.
Den traditionelle e-mail gav spildtid
Masser af spildtid på grund af forgæves telefonopkald og hundredvis af e-mails. Det var hverdagen hos Horten Advokatfirma - og det påvirkede produktiviteten.
”Som advokatfirma for store internationale kunder og danske offentlige myndigheder er vi afhængige af at kunne reagere lynhurtigt på tværs af decentrale miljøer døgnet rundt. Og det er e-mail ikke specielt velegnet til, fordi det er et asynkront medie. Telefonopkald er kun effektive, hvis man ved, om kollegerne og samarbejdspartnerne er tilgængelige. Og fysiske møder kostede både tid og rejseomkostninger,” forklarer it-chef Nicholas Hansen, Horten Advokater.
”Vi arbejdede ganske enkelt ikke så produktivt, som vi vidste, vi kunne. Begrænsningen lå i vores muligheder for at kommunikere på tværs af decentrale miljøer. Mange af vores medarbejdere befinder sig uden for huset meget af tiden,” siger han. It-chefen ønskede desuden et mindre driftstungt alternativ til traditionel telefoni.
Horten valgte en helhedsorienteret løsning
Virksomheden gik efter en helhedsløsning, der kunne samle al kommunikation i ét univers - fra telefoni, chat, lyd til video- og webkonferencer - med integration til medarbejdernes mobiltelefoner, så man blandt andet kan se tilstedeværelsen.
I forbindelse med flytning til et nyt domicil i 2009 valgte man en Unified Communications løsning fra Microsoft, baseret på Office Communications Server (OCS). Dermed kunne virksomheden trække telefonstikket ud og samtidig dække alle behov for lyd, video og stemme med én løsning. Den oprindelige OCS-løsning blev leveret af Mindzet, tidligere Knudsen Consulting, som Nicholas Hansen var meget tilfreds med.
Microsoft Services gjorde overgangen nem
”Den oprindelige OCS-kommunikationsløsning var et tigerspring. Og med opgraderingen til Lync fik vi endnu flere produktivitetsmuligheder,” siger Nicholas Hansen - der peger på, at OCS-løsningen skabte en helt ny samarbejdskultur, som løbende har øget produktiviteten for forretningen. Bl.a. via overblik over hvem der er til stede, og mulighed for agile chat, video- og online-møder.
På administrationssiden har det også givet fordele at indføre en samlet kommunikationsløsning. ”Eksempelvis kræver softwarebaseret telefoni kun et par servere og internetadgang. Det har skåret markant ned på både telefondrift og samtaler - 15% alene på udlandssamtaler, direkte afledt af, at vi kan bruge Lync i stedet for mobiltelefon. Videomøder har givet en mindre besparelse på rejseudgifterne,” siger Nicholas Hansen.
På forretningssiden har online-møderne sparet masser af tid, fordi flere under et online- eller videomøde kan arbejde på det samme dokument i realtid. ”Så slipper man for at bruge tid på at maile dokumenter og kommentarer frem og tilbage.”
Lync gør kommunikationen endnu nemmere end før
Opgraderingen til Lync har givet Horten Advokatfirma en række forbedringer med stor betydning for produktiviteten og arbejdsglæden i hverdagen.
Nicholas Hansen nævner eksempelvis, at Lync har gjort det meget nemmere at få medhør på pc´erne. ”Det gør det nemmere at lave ad hoc telefonkonferencer. Man kan når som helst invitere en kollega ind på kontoret under en telefonsamtale, og slå pc´ens højtalere til. Det er en stor fordel i forhold til den tidligere version.”
Medarbejderne er meget begejstrede for, at man nu kan se billeder af kollegaerne i Lync - enten når nogen ringer, eller hvis man bare vil se hvem, der er hvem. ”Det gør det nemmere, især for nye medarbejdere, at starte i en ny, stor virksomhed.”
Videokonferencer gør os mere effektive
Nicholas Hansen fremhæver desuden, at det er blevet både lettere og mere effektivt at holde online-møder med den nye version, fordi funktionerne, man bruger, er blevet en integreret del af løsningen. ”Fx kan du se, hvem der er til stede i Outlook. Du kan også starte eller acceptere deltagelse i et videomøde fra Outlook. Det, at du fra ét sted kan tale, holde konference, og samarbejde på dokumenter i realtid, har skabt en ny form for smidighed i forbindelse med vores online-møder,” fortæller han.
”Åbn webcam´et og tag headset på - så er du klar til at tale og arbejde på digitale whiteboards og dele dokumenter med andre mødedeltagere i realtid. Det er nemt. Vi behøver fx ikke længere maile kommentarer frem og tilbage, fordi flere kan arbejde samtidig på et dokument og se ændringerne direkte på skærmen. Det sparer virkelig meget tid.”
For Nicholas Hansen opleves videomøder som langt mere fokuserede og professionelle end almindelige telefonmøder. Han peger også på, at internetbaserede videokonferencer er langt lettere og billigere at administrere - bl.a. fordi man slipper for de bekostelige enheder, som traditionel videokonference kræver og fordi alle, uanset platform, sted og internetforbindelse, kan deltage.
”Med Lync behøver du bare en pc, en browser og et headset. Det koster ikke ekstra i licens. Og videomøder er gratis, selvom du kalder New York. Lyden går tilmed meget fint igennem, også via en halvsløj internetforbindelse på hotelværelset ,” som han siger.
Horten Advokater ser det som en fordel, at licenserne til nye værktøjer og muligheder følger med løsningen, hvilket gør det nemt for virksomheden at få glæde af kommende opgraderinger.
Fra askesky til online-møder
Nicholas Hansen slutter med at fortælle, at det var den islandske askesky, der kickstartede virksomhedens brug af videokonferencer og online-møder. To advokater, på vej til vigtige møder, var strandet i København og London. ”Der så vi for første gang, hvad videomøder kan gøre for medarbejderne og virksomheden. Disse vigtige møder var ganske enkelt ikke blevet gennemført, hvis vi ikke havde haft videokonferenceværktøjer.”
Vil du høre mere om mulighederne med Lync
Hvis du vil have de samme muligheder som Horten Advokater, er du velkommen til at kontakte produktchef Jørgen Rahbek på 4567 8407 eller jorgenr@microsoft.com.