Office 2010 letter samarbejde og processer hos IDA
Brugerne i Ingeniørforeningen udtrykte stor tilfredshed med Microsoft Office 2010 samtidig med, at It-afdelingen kunne se flere fordele mht. samarbejde og effektivisering.
Udfordring på it-området krævede hurtig indsats
Det er sjældent, at it-afdelingen i Ingeniørforeningen (IDA) overraskes af de konsekvenser, en beslutning får. IDAs it-afdeling udmærker sig således ved at have beskrevet samtlige medlemsorienterede processer i detaljen og vandt desuden Microsofts IT Pro Team Award 2010 for sin evne til at skabe værdi for brugerne.
Men i forberedelserne til en opgradering af Microsoft Dynamics AX i det tidlige forår af 2010 stod det pludselig klart, at det var nødvendigt at migrere fra Microsoft Office 2003 til en nyere version i en fart; ellers ville IDAs mange standardblanketter ikke virke optimalt i Excel.
”På det tidspunkt var der over tre måneder til lanceringen af Office 2010, så jeg var betænkelig ved at satse på den nye version. Office-programmerne spiller trods alt en central rolle for brugernes arbejdsindsats, så her vil vi ikke gamble”, siger it-chef Lars Aagaard.
Udrulning på tre dage
Enkelte pilotbrugere havde allerede eksperimenteret med en beta-version af Office 2010 og var glade for den.
”Samtidig var Microsoft Danmark så sikre på, at der ikke ville opstå problemer ved at springe fra Office 2003 og direkte til Office 2010, at de ville stille op, hvis det alligevel gik galt. Derfor koblede vi et større antal pilotbrugere på for at se, hvordan det spandt af”, uddyber han.
”Noget af det, vi var mest spændt på, var, om vores makroer, skabeloner og integrationer ville virke. Vi har mange og de er afgørende for, at kollegerne kan arbejde effektivt. Men det fungerede stort set upåklageligt, og det var blandt de afgørende årsager til, at vi turde tage springet og rulle ud til resten af organisationen,” uddyber projektleder Pernille Kofoed, IDA.
Den samlede udrulning forløb i etaper over tre dage og foregik ved, at it-afdelingen ’vækkede’ medarbejdernes maskiner pr. distance ved seks-tiden om morgenen og lagde Office 2010 på, så alt var klart til medarbejderne mødte ind et par timer senere.
Flere fordele og høj brugertilfredshed
Kort tilvænningsperiode
Inden da havde it-afdelingen gjort en del ud af at fortælle om den nye brugergrænseflade, men forventede alligevel en del ekstra supportopkald.
”Men faktisk blev Office 2010 modtaget over al forventning. ”Nå, var det ikke andet? Det kan vi da sagtens finde ud af, som én sagde.” Det er ret usædvanligt med så positiv en melding, når man opgraderer et værktøj, folk bruger hver dag”, konstaterer Pernille Kofoed.
Gør det muligt at arbejde mere effektivt
”Normalt skal folk bruge tid på at vænne sig til ny software, og typisk er der murren i krogene. Men ikke denne gang. Tværtimod fik vi endda ros fra brugerne over det nye system. Jeg tror, at Microsoft har ramt temmelig præcist med brugergrænsefladen i Office 2010, for kollegerne siger, at funktionerne nu dukker op, hvor man faktisk har brug for dem. Derfor kan mange ting gøres hurtigere og smartere end før”, tilføjer Pernille Kofoed, der navnlig fremhæver de forbedrede kalenderfunktioner i Outlook.
Tæt integration kan optimere processer
Trods den hastige beslutnings- og implementeringsfase har IDA allerede gjort sig nogle overordnede tanker om, hvordan organisationen kan profitere af de mere ’usynlige’ funktioner i Office 2010. Herunder den tætte integration til næste udgave af Microsoft CRM, Exchange Server 2010 og Communications Server 2010 (red. Microsoft Lync Server 2010) samt – ikke mindst – SharePoint Server 2010.
”Understøttelsen og sammentænkningen af workflows i SharePoint og Office kan potentielt forenkle en lang række af vores processer, lette samarbejdet og spare tid, fordi dokumenter flyder lettere mellem de relevante medarbejdere i organisationen”, siger Lars Aagaard.
”Jeg tror også, at man kan sammentænke produkterne på en måde, så processerne og ikke programmerne kommer langt mere i fokus. På den måde vil vi komme dertil, at brugerne rent grafisk skal tage stilling til, hvilken proces de står i og vælge funktion i sikker forvisning om, at de underlæggende værktøjer nok skal hitte ud af resten”, siger Pernille Kofoed.
Hør mere om Office 2010
Vil du høre mere om Office 2010 i forhold til behov og krav i din virksomhed, er du velkommen til at kontakte Linda Timm, Product Solution Marketing Manager, Microsoft Office, på ltimm@microsoft.com eller tlf. 5157 8091.