Forretningsmæssige fordele for Finansrådet med SharePoint 2010
Resultaterne med SharePoint til sag- og dokumenthåndtering får Finansrådet til at forvente meget store fordele. Samtidig bliver organisationen uafhængig af enkeltleverandører og vil kunne spare ganske betydelige summer på it-budgettet.
Udfordringen
Finansrådet vil gerne udskifte et eksisterende specialudviklet, ufleksibelt og undertiden ustabilt dokumenthåndteringssystem, der f.eks. ikke kan identificere redundant information – såsom identiske mails.
En kommende løsning skal være baseret på standardsoftware og kræve minimal eller ingen tilpasning for at kunne fungere som moderne sags og –dokumentstyringssystem.
Løsningen
Finansrådet har iværksat et Proof of Concept-projekt, der skal afklare om Microsoft SharePoint Server 2010 kan erstatte den eksisterende løsning.
Potentielle fordele
- Automatisk journalisering og klassifikation af dokumenter
- Markant forbedret kvalitet af interne dokumentsøgninger
- Lettere vidensdeling
- Workflows kan lette og kvalitetssikre sagsstyring
- Forøget sikkerhed via AD-baseret, rolleorienteret rettighedstildeling
- Baseret på standardsoftware, hvilket eliminerer afhængighed af enkeltleverandører
- Mulighed for økonomiske besparelser
Finansrådet får forretningskritiske fordele
Som brancheorganisation for den danske finanssektor er det en stor del af Finansrådets virke at forædle og formidle fakta og holdninger til medlemmer, politiske beslutningstagere og offentligheden. Derfor er det afgørende, at medarbejderne har let adgang til relevant og opdateret information om deres ressortområder.
Ikke desto mindre lider organisationen i dag under et specialudviklet og undertiden ustabilt dokumenthåndteringssystem, der f.eks. ikke kan identificere redundant information – såsom identiske mails. Skulle systemet også understøtte workflows, ville det indebære et større udviklingsforløb og ekstraomkostninger på adskillige hundredetusinde kroner.
”Vi vil gerne have, at medarbejderne skal bruge tiden på udøve deres kernekompetencer, ikke på it-bøvl, manuelle processer og besværlig informationssøgning. Desuden er vi i dag bundet op på en enkeltleverandør og det er sjældent en fordel,” konstaterer it-chef Arne Bisgaard, Finansrådet.
”Store potentielle fordele”
Derfor besluttede Finansrådet sammen med Microsoft-partneren mSHARE ApS at iværksætte et Proof of Concept-projekt for at afklare, om Microsoft SharePoint Server 2010 kunne erstatte det eksisterende system. I skrivende stund er der ikke truffet afgørelse, men projektet tegner lovende.
”For os er der potentielt store fordele ved at skifte til SharePoint 2010. Først og fremmest indeholder produktet alle de dokumenthåndteringsfunktioner, vi har savnet – herunder klassifikation og levetidsstyring. Vi har også en forventning om, at SharePoint vil give os langt mere relevante resultater ved søgning på eksisterende informationer,” forklarer projektkoordinator Ulla Albrechtsen.
Hun vurderer også, at SharePoint 2010 kan lette videndeling og samarbejde i betydelig grad.
”Vi vil i langt videre omfang kunne automatisere sagsstyringen via workflows og opsætning af alarmer. Det vil gøre det nemmere at kvalitetssikre vores arbejde i almindelighed, men samtidig vil vi hurtigt kunne overdrage opgaver, hvis en kollega bliver syg eller tager på ferie,” forklarer Ulla Albrechtsen.
Hun tilføjer, at SharePoint 2010 også vil give mere sikkerhed gennem rollebaseret rettighedstildeling via Active Directory. Desuden fremhæver hun den tætte integration til Outlook 2010, der alt andet lige spiller en stigende rolle som fødekilde til et moderne sags- og dokumenthåndteringssystem.
SharePoint holder medarbejderne informeret
Arne Bisgaard understreger, at en kommende løsning ikke har som mål at gøre medarbejdere overflødige, men blot skal tjene til at assistere både administrative medarbejere og specialister i deres arbejde og hermed forbedre kvaliteten af det arbejde og den service, der udføres i Finansrådet.
”Med SharePoint 2010 vil det f.eks. være oplagt at etablere personlige dashboards i Internet Explorer, som holder medarbejderne informeret om opdaterede dokumenter, dagens presseklip og udestående fakturaer. Det vil opdatere dem på en lang række punkter, hvor de eller andre i dag aktivt skal søge informationerne,” siger Arne Bisgaard. Samtidig betragter han det som væsentligt, at SharePoint 2010 er så tæt integreret med Microsoft Office 2010, at Finansrådet – modsat i dag – slipper for at installere ekstra softwareklienter på hver enkelt pc.
Det skyldes ikke mindst, at SharePoint Workspace 2010 – offline klienten til SharePoint – allerede ligger i Microsoft Office 2010, hvilket betyder at her er én potentiel fejlkilde mindre at bekymre sig om.
”Samtidig er hele produktet baseret på udbredt standardsoftware, hvilket gør os uafhængige af enkeltleverandører,” siger Arne Bisgaard.
”Endelig er næsten alle de funktioner, vi kunne have behov for i forbindelse med dokument-, sags- og automatisk processtyring, inkluderet i basisproduktet. Det vil alt i alt åbne for betydelige økonomiske besparelser, samtidig med at vi får markant forbedret forretningskritisk funktionalitet,” forventer han.
Vil du vide mere om Finansrådets erfaringer eller har spørgsmål til, hvad SharePoint 2010 kan gøre for din virksomhed
Kontakt Åren Ekelund på Aaren.Ekelund@microsoft.com eller tlf. 51 57 81 22.
Om Finansrådet
Finansrådet er en interesseorganisation for bankerne i Danmark. Det er Finansrådets væsentligste opgave at skabe gode rammevilkår for bankerne, der beskæftiger ca. 40.000 medarbejdere. Finansrådet følger de politiske processer tæt og spiller med i de politiske beslutninger, som har betydning for bankernes forretningsvilkår.