Når kommunikation pr. e-mail og telefon ikke rækker

Case: Microsoft Unified Communications løsning hos PBS
Ønsket om lavere driftsomkostninger, større udvalg af standardapplikationer, bedre tilgang til udviklingsressourcer og mulighed for betydelige produktivitetsfordele. Der var mange årsager til, at PBS valgte at udskifte Lotus Notes og i stedet implementerede en fleksibel og standardbaseret samarbejdsløsning baseret på Microsoft Office-produkterne: Outlook 2007, Exchange Server 2007 og Communications Server 2007 R2. 

Udfordringen og de primære krav til løsningen
PBS følte sig bundet af sin gamle Lotus Notes-baserede samarbejdsløsning og ville gerne udskifte den med en fleksibel løsning baseret på udbredte standardprodukter. 

Den nye løsning skulle fungere gnidningsløst sammen med PBS’ øvrige Microsoft-baseret infrastruktur samt være let at drifte, vedligeholde og finde udviklerressourcer til. Løsningen skulle desuden være nem at anvende. 

Løsningen
Over en periode på et år migrerede PBS og Microsoft Services alle elementer af den eksisterende samarbejdsløsning og implementerede en samarbejdsløsning baseret på elementer fra Microsofts Unified Communications platform. 

Fordele

• Baseret på udbredt standardteknologi
• Lavere driftsomkostninger
• Høj grad af fleksibilitet
• Stort udvalg af leverandører nedbringer udviklingsomkostninger
• Høj grad af brugervenlighed
• Lettere samarbejde giver produktivitetsfordele

Kundeprofil I Danmark er PBS primært kendt for Betalingsservice samt for udstedelsen og administrationen af Dankort. Men PBS er også en betydningsfuld international samarbejdspartner for såvel detailhandel som finansielle virksomheder. PBS er tillige Nordens førende leverandør af elektroniske betalingsløsninger samt den – på europæisk plan - 5. største kortprocessor og 8. største kortindløser. PBS har 900 medarbejdere. 

Primære produkter i løsningen

• Microsoft Office Exchange Server 2007
• Microsoft Office Outlook 2007
• Microsoft Office Communications Server 2007 R2
• Microsoft Office Communicator 2007 R2

PBS optimerer produktiviteten og reducerer driftsomkostningerne med en Microsoft-baseret kommunikations- og samarbejdsløsning
For ikke så mange år siden var det en månedlig rutine at stå i kø på posthuset med et bundt girokort i hånden og tænke, at der måtte være en smartere måde at betale sine regninger på. Svaret var som bekendt Betalingsservice; en af de i dag talrige betalings- og kortservices, der administreres af PBS. 

Men selv om PBS er Nordens førende udbyder af elektroniske betalingsløsninger, er de også i skarp international konkurrence med en lang række andre finansielle virksomheder. 

”Som mange andre finansielle virksomheder har vi længe brugt Lotus Notes som primært samarbejdsværktøj. Men platformen er på retur, hvilket gør den besværlig og kostbar at vedligeholde og udvikle på,” forklarer it chef Kristian Schjørring, PBS. Derfor besluttede PBS i stedet at satse på en standardbaseret løsning bestående af Microsoft Office-produkterne: Exchange Server 2007, Outlook 2007 og Communications Server 2007 R2. 

”Vi besluttede os for en kombination af Microsoft-teknologier, fordi vi gerne ville have en fleksibel og brugervenlig samarbejdsløsning, der gjorde os i stand til at vælge mellem et betydeligt større antal leverandører end med Lotus Notes. Samtidig var det et stort incitament, at løsningen vil gøre os i stand til at realisere nogle betydelige driftsbesparelser allerede efter et par år,” fortæller Kristian Schjørring. 

Tilfredsstillende og afgjort umagen værd
Imidlertid var applikationssiden af den eksisterende løsning temmelig kompleks og i høj grad bundet op på PBS’ specifikke forretningsgange. Alligevel tog Kristian Schjørring og hans kolleger udfordringen op og besluttede i samråd med Microsoft Services at migrere elementerne ét for ét til Microsoft-platformen. Processen kom til at tage knap et år og forløb uden at forstyrre brugerne undervejs. 

”Et af de afsluttende trin var at flytte alle 900 brugerkonti over en weekend, så medarbejderne kunne starte ugen med at åbne Outlook i stedet for Notes. Det var der rigtig stor tilfredshed med. Faktisk har flere af de mest skeptiske medarbejdere sagt til mig, at Outlook var både smartere og hurtigere at bruge. Større ros får man næppe,” konstaterer Kristian Schjørring, der betegner forløbet og samarbejdet med Microsoft Services som ”tilfredsstillende og afgjort umagen værd.” 

Ser frem til produktivitetsfordele
”Selv om det er svært at gøre op i kroner og ører, så er der slet ingen tvivl om, at vi kommer til at høste nogle produktivitetsfordele ved at have valgt en løsning baseret på Exchange, Outlook, Communications Server og Communicator,” vurderer Kristian Schjørring. 

Som eksempler nævner han fordelene ved, at medarbejderne let kan se om kollegerne er tilgængelige, dele dokumenter og skærmbilleder ”live” og kommunikere via tale eller tekst ved hjælp af Communications Server. 

”Vi agerer i en stærkt konkurrencepræget sektor og ønsker at arbejde så effektivt som overhovedet muligt. I nogle tilfælde må vi erkende, at telefon eller asynkron kommunikation så som mail bare ikke de mest effektive kommunikationsformer, og derfor har vi ikke råd til at sidde ny teknologi som Communications Server overhørig,” siger Kristian Schjørring. 

”For eksempel kan der i et stort hus som PBS være meget sparet ved, at medarbejderne ikke altid skal mødes fysisk i de situationer, hvor telefon eller mail bare ikke rækker,” siger it chefen. Løsningen giver også mulighed for at holde telefon- og webmøder med kunder og partnere. 

Samtidig fremhæver Kristian Schjørring værdien ved, at stort set alle nuværende og kommende medarbejdere allerede kender f.eks. Outlook hjemmefra eller fra tidligere arbejdspladser. Det eliminerer i høj grad behovet for specifikke uddannelses- og træningsforløb. 

”Når vi får nye medarbejdere ind, kender de allerede Outlook og kan komme i gang med det samme. Det samme var langt fra altid tilfældet med Notes,” konstaterer han. 

Hør mere om, hvordan Microsoft Unified Communications kan hjælpe din virksomhed
Vil du vide mere om hvad Microsoft Unified Communications kan gøre for dig og din virksomhed, er du velkommen til at kontakte Jørgen Rahbek på e-mail jorgenr@microsoft.com eller tlf. 4090 4149. For yderligere information om Services ydelser inden for Unified Commucations, kontakt venligst Christian Stahl på e-mail chstahl@microsoft.com eller tlf. 5157 8333. 

Om Microsoft Unified Communications
Microsofts Unified Communications løsning strømliner kommunikation og samarbejde uafhængigt af tid og sted. Løsningen inkluderer bl.a. presence, virksomhedstelefoni, e-mail, mødetelefon, telefonbeskeder, chat samt video- og webkonference.