Effektiv søgning sparer tid hos A.P. Møller – Mærsk

  • Article

A.P. Møller – Mærsk Gruppen anvender den indbyggede søgefunktion i Microsoft Office Sharepoint Server 2007 som del af basis for videndeling og samarbejde.

Virksomheden
Lige siden den verdensomspændende A. P. Møller – Mærsk koncern tog de første spæde intranetskridt i 1999, har søgefunktionen været lidt af en akilleshæl.

Udfordringen
Da koncernen implementerede Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 som grundlag for den samlede intranetportal dækkede søgningen ikke helt deres behov, siger Sune Sand, afdelingsleder for Knowledge Portals i Group IT, A.P. Møller – Mærsk.

– Søge funktionaliteten levede ikke op til det vi var ude efter. Resultaternes relevans var ikke helt gode nok, og medarbejderne kunne ikke altid finde det, de havde brug for, uddyber Sune Sand. Gentagne forsøg på at udbedre situationen med plug-ins og software fra eksterne leverandører gjorde ikke sagen bedre – og i starten af 2007 erstattede koncernen den interne søgefunktion med Google Search Appliance.

– Der skulle tilpasses en del detaljer, men efterhånden blev søgeproblemerne løst, og medarbejderne meldte direkte tilbage, at det var en fantastisk forbedring, siger Sune Sand.

Søgefunktionen blev kun endnu mere central i den følgende periode, hvor Mærsk-koncernens SharePoint-baserede intranet voksede eksplosivt og fik stadig større betydning for den daglige drift og forretningsudvikling.

I løbet af 2008 ramte koncernen imidlertid Google Search Appliance licensens loft for, hvor mange dokumenter, der kunne indekseres med løsningen. Derfor skulle hele søgefunktionaliteten – hvis koncernen valgte at fortsætte med Google-løsningerne – erstattes med en opdateret version samt en mere kostbar licens. Softwarelicensen samt ny version og dertil hørende implementeringsprojekt ville koste ca. 750.000 kroner ekstra.

– Vi kunne sådan set godt have fortsat med et Google-baseret værktøj. Men eftersom vi alligevel skulle begynde helt forfra med implementeringsprocessen, var det oplagt at overveje andre muligheder, siger Sune Sand.

Tilfældet ville, at 2008 samtidig var året, hvor Microsoft Office Sharepoint Server 2007 erstattede SharePoint 2003 som basis for teamsites og intranet hos A.P. Møller – Mærsk. Blandt løsningens fordele var angiveligt en dramatisk forbedret søgefunktionalitet, hvilket Group IT dog gerne ville have bekræftet i praksis. Primært fordi forgængeren ikke havde levet op til forventningerne på netop dette punkt.

– Det ville være en ubetinget fordel at kunne anvende det indbyggede søgeværktøj i Sharepoint Server 2007 i stedet for at tilpasse og administrere ekstra systemkomponenter. Men det skulle naturligvis prøves af, inden vi tog en beslutning om at vælge Google-værktøjet fra, siger Sune Sand.

Derfor satte Group IT de to løsninger op mod hinanden i en vurdering af, hvordan de håndterede en række forskellige søgescenarier. Her kunne Sune Sand og hans kolleger hurtigt konstatere, at begge løsninger leverede relevante søgeresultater i fuldt acceptabel grad. Samt at Sharepoint Server 2007 rent ydelsesmæssigt trumfede Google Search Appliance i fem tilfælde, mens de to løsninger stod lige i yderligere fem scenarier.

– Man kan sige det sådan, at søgeresultaternes relevans var ens. Men at Sharepoint Server 2007 i 50 procent af tilfældene leverede dem hurtigere end Google Search Appliance, sammenfatter Sune Sand.

– Dertil kom endnu et scenarie, hvor vi opdagede at Google-løsningen medtog søgeresultater fra mapper eller sites, som vi i site indstillingerne specifikt havde bedt om ikke skulle indekseres. Det var et reelt og – potentielt – alvorligt sikkerhedsproblem. Derimod medtog søgefunktionen i Sharepoint Server 2007 kun de sites, den skulle, konstaterer han.

Et direkte resultat af denne testrække var, at koncernen satsede på den indbyggede søgefunktion i Sharepoint Server 2007 som basis for al søgning i både intranet og de mange tusind teamsites på tværs af den globale organisation. Herunder også på alle de SharePoint 2003-sites, som først ville blive konverteret til den nye platform ved udgangen af 2008.

Fordele
– Vi stod kort sagt med en søgeteknologi, der allerede var integreret i Office Sharepoint Server 2007, og som fandt det, vi ledte efter, hurtigere end et mere kostbart alternativ fra en 3. partsleverandør. I den situation var det ikke så svært at vælge Google Search Appliance fra, siger Sune Sand.

Han forklarer ydermere, at der er ganske kontante grunde til, at A.P. Møller – Mærsk gruppen prioriterer en effektiv søgefunktion ganske højt.

– En effektiv søgefunktion er helt essentiel for hele den måde, vi deler viden og samarbejder på i koncernen. Derfor er den også afgørende for medarbejdernes produktivitet. Vi har også regnet på det og kan konstatere, at der er endda rigtig meget tid sparet ved at folk hurtigt kan finde det, de leder efter på både teamsites og intranet, siger Sune Sand.

For yderligere at trimme søgeresultaternes relevans fik projektleder i Group IT, Tania Louise Sloth Vad, i efteråret 2008 til opgave løbende at gennemgå, hvor godt de hyppigste søgninger på systemet matchede med de fundne resultater.

– De fleste finder det, de søger. Men undertiden vil de enkelte afdelinger eller divisioner gerne sætte mere spot på enkelte sites i forhold til, hvilke ord der søges på, og det er heldigvis ret nemt at efterkomme. På den måde er søgemaskinen i Sharepoint Server 2007 meget fleksibel, siger hun.

Samtidig har Tania Louise Sloth Vad til opgave at udbrede budskabet i organisationen om, at sites skal navngives og tagges, så søgemaskinen bliver endnu mere præcis.

– Her har vi en opgave foran os. Men der er på den anden side ingen tvivl om, at indsatsen betaler sig – og den erkendelse er heldigvis også ved at finde fodfæste de fleste steder i organisationen. For folk kan jo se, at effektiv søgning kan spare rigtig meget tid, siger hun.

Løsningen - kort fortalt
Kundeprofil
A.P. Møller – Mærsk Gruppen er en global organisation med cirka 110.000 ansatte og kontorer i omkring 130 lande. Gruppen har aktiviteter indenfor en lang række brancher, herunder navnlig indenfor energisektoren, containerfragt, shipping og offshore samt detailhandel. Hovedkontoret ligger på Esplanaden i København.

Situationen
En licensmæssig begrænsning gjorde det nødvendigt at opgradere eller skrotte et stykke 3. partssoftware, der varetog søgefunktionen i koncernens Microsoft Office Sharepoint Server 2007-baserede intranetstruktur.

Løsningen
Den indbyggede søgefunktionalitet i Microsoft Office Sharepoint Server 2007 indekserer og finder information på mere end 30.000 sites på tværs af hele koncernen. Inklusive de sites, der endnu ikke var migreret fra SharePoint Portal Server 2003.

Fordele

  • Søgning på tværs af meget omfattende intranetstruktur giver hurtigt relevante resultater
  • Effektiv søgning giver A.P. Møller – Mærsk gruppen betydelige og dokumenterede tidsmæssige besparelser
  • Betydelig økonomisk besparelse ved at anvende det integrerede søgeprodukt i Microsoft Office Sharepoint Server 2007 frem for at skulle anskaffe licens til 3. parts søgeprodukt
  • Koncernen slap for de tekniske implikationer – herunder et kompliceret implementeringsforløb – ved at integrere 3. partssoftware

Software og Services

  • Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Partner