Større fleksibilitet og bedre samarbejde hos B&O med Office Communications Server

Microsoft-baseret kommunikationsløsning sikrer bedre udnyttelse af ressourcerne hos Bang & Olufsen og giver kontante besparelser på både telefoni- og rejsebudgettet. Dette skyldes ikke mindst nemmere mulighed for alsidigt distancesamarbejde mellem kolleger og med virksomhedens partnere over hele kloden.

Kunden
I mere end 80 år har Bang & Olufsen i Struer været blandt fyrtårnene i dansk erhvervsliv og har – som et af verdens stærkeste varemærker – i dén grad har været med til at sætte Danmark på det design- og innovationsmæssige verdenskort. De senere års hårde markedsvilkår har imidlertid gjort det nødvendigt med større fokus på omkostningerne i alle grene af værdikæden, og dette arbejde har også rettet sig mod mulighederne for at nedbringe rejsebudget og telefoniomkostninger. 

- Vi eksporterer til mere end 100 lande, hvilket sædvanligvis har gjort det nødvendigt med en temmelig omfattende rejseaktivitet. Derfor har telefonen været det primære redskab, når ansatte og partnere skulle holde sig i fjernforbindelse med hinanden, forklarer Peter Munk Larsen, IT senior director, Bang & Olufsen.

Men dels er traditionelt telefoni – uanset om netværket er mobilt eller fastnetbaseret – en temmelig kostbar kommunikationsform, dels er telefonen ikke særlig velegnet som samarbejdsværktøj.

- Det er besværligt at sætte telekonferencer op, og en telefon duer ikke til at udveksle dokumenter. Derfor ledte vi efter løsninger, der både rationaliserede telefonibudgettet og samtidig gjorde det lettere at holde distancemøder uden at samarbejdsmulighederne led under det, uddyber Peter Munk Larsen.

Løsning
Tidligt opstod ideen om at anvende ”softphones” – dvs. pc-applikationer til IP-telefoni – som alternativt kommunikationsmiddel. Imidlertid var de færreste IP-løsninger hverken tilstrækkeligt alsidige eller forretningsorienterede til løfte udfordringen. 

- I stedet valgte vi Microsoft Office Communications Server 2007, da teknologien gav os alle de muligheder og det forretningsfokus, vi efterspurgte. Desuden var licensen allerede inkluderet i vores eksisterende softwareaftale med Microsoft, konstaterer Peter Munk Larsen. 

Medio 2009 er Office Communications Server – i daglig tale ”OCS” – udrullet til 1.500 brugere i B&O og anvendes dagligt af et bredt udsnit af medarbejderne. Ikke blot af dem, der kommunikerer på tværs af landegrænser, men også mellem Struer og udviklingsafdelingerne i Århus og Lyngby.

- Navnlig er Live Meeting et nyttigt værktøj, der gør det nemt at sætte et møde op med tale eller chat og dele dokumenter undervejs. Du kan også åbne et vindue, hvor du viser de øvrige deltagere det skærmbillede, du selv kigger på. På den måde kan du vise præsentationer undervejs, forklare et teknisk diagram eller gå i dybden med elementer i et givent design, siger Peter Munk Larsen.

Samtidig kan B&Os medarbejdere invitere eksterne partnere til møderne og give dem samme muligheder for at følge med, som hvis de sad på en stol ved siden af designeren i Struer.

Fordele
Office Communications Server har også givet kontant afkast, mest målbart i form af væsentlige besparelse på telefonibudgettet hos nogle medarbejdere. Samtidig har løsningen været med til at skære i rejseomkostningerne. Peter Munk Larsen vil dog ikke gætte på, hvor stor en effekt, der isoleret set kan tilskrives OCS, og hvor meget den stigende omkostningsbevidsthed i koncernen som helhed har spillet ind. På den anden side konstaterer han, at det er blevet oplagt at droppe rejser, hvor man lige så godt kan klare sagen over et Live Meeting. 

- I dag kan vi klare rigtig mange opgaver pr. distance, hvor det tidligere havde været bekvemt med et fysisk møde. Men vel at mærke uden det mærkes som et fravalg. Det giver en bedre udnyttelse af medarbejdernes tid, fordi vi kan arbejde mere effektivt og samtidig holde tæt kontakt til kolleger og samarbejdspartnere i resten af verden, siger Peter Munk Larsen.

I skrivende stund anvender B&O OCS som stand-alone løsning. Men på sigt vil det ifølge Peter Munk Larsen være oplagt at integrere den med andre Microsoft applikationer – eksempelvis SharePoint Server 2007 og Office System 2007. Primært fordi man herved vil kunne høste yderligere samarbejdsfordele.

Peter Munk Larsen bemærker i øvrigt, at man helt bevidst ikke har trukket OCS hen over hovedet på medarbejderne, men i stedet lader first movers fungere som ambassadører for de kommunikationsmuligheder, teknologien giver. Alligevel har OCS hurtigt vundet udbredelse og har fattet stor sympati blandt både ledelse og medarbejdere, hvilket Peter Munk Larsen bl.a. tilskriver en høj grad af brugervenlighed.

- Office Communications Server har på kort tid været med til at forandre og optimere den måde, vi samarbejder på, samtidig med at løsningen har gjort os i stand til at skære i omkostningerne på en intelligent og fremadrettet facon. Det er kvaliteter som værdsættes overalt i organisationen, konstaterer Peter Munk Larsen.

Kundeprofil
Bang & Olufsen a/s er grundlagt i 1925 i Struer og er kendt verden over for sit karakteristiske sortiment af kvalitetsaudio-, video- og multimedieprodukter. Bang & Olufsen beskæftiger over 2.550 ansatte og havde en omsætning på DKK 4.092 mio. (EUR 548,6 mio.) i regnskabsåret 2007/2008.

Situation
Bang & Olufsen ville gerne nedbringe et stort rejse- og telefonibudget og samtidig gøre medarbejderne i stand til at samarbejde effektivt med hinanden – og med koncernens mange partnere og salgsled – pr. distance.

Løsningen
En kommunikations- og IP-telefoniløsning baseret på Microsoft Office Communications Server 2007

Fordele

• Rige muligheder for samarbejde pr. distance via chat, tale og Live Meetings giver mulighed for at undlade en del forretningsrejser
• Let deling af dokumenter og aktuel skrivebord (bl.a. en fordel ved præsentationer og udvikling)
• Mere effektiv udnyttelse af medarbejdernes tid og ressourcer
• Har nedbragt telefoniomkostninger betragteligt hos nogle medarbejdere
• Nem anvendelighed
• Mulighed for tæt integration med produktivitetsværktøjer (Microsoft Office System 2007) og på sigt Microsoft Office SharePoint Server 2007

Software og services
Microsoft Office Communications Server 2007

Partner
Inceptio A/S – www.inceptio.dk