Configurar firmas dinamicas en Exchange Online

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Buenas, me estreno en este blog como miembro del equipo con este post que tras varias consultas que me han realizado al respecto, he decidido proceder a escribirlo.

La famosa pregunta que siempre me hacen es: "¿cómo puedo configurar de forma centralizada las firmas de correo electrónico en Exchange Online que se apliquen en mensajes que envíe tanto desde dispositivos móviles como desde Outlook u OWA?". Bien, pues la verdad es que gracias a que Exchange Online hace uso de Microsoft Azure Active Directory, podemos aprovecharnos de las variables de AD como hacíamos en los entorno on-prem, permitiendo así que podamos configurar mediante reglas de transporte sin necesidad de ir Outlook por Outlook ni programas de terceros que en realidad son agentes de transporte, algo tan sencillo como:

Un saludo,

John Smith |Gerente de Ventas
Contoso Corporation

Así que, como hacemos esto?, sigue estos pasos y veras que fácil:

  1. Primero deberemos acceder a nuestra suscripción de Office365 (https://portal.office.com) como Administrador Global y una vez logados, entrar en la consola de administración de Exchange (si disponemos de una suscripción distinta a un plan empresarial, una vez logados al portal de Office365, podemos acceder a la consola de administración de Exchange introduciendo "Outlook.com/ecp" en la barra de direcciones):

  2. Una vez dentro del panel de administración de Exchange Online, deberemos irnos a "Flujo de Correo" y luego hacer clic en "Reglas".

  3. Creamos una nueva regla en modo avanzado (haciendo clic en "mas opciones" en el editor de la regla) tomando como base lo siguiente:Nombre (podemos indicar el que queramos): Firma corporativa a usuarios
    Aplicar esta regla si... : El remitente es - Externo/interno - Dentro de la organización
    Hacer lo siguiente: Aplicar una declinación de responsabilidad al mensaje - Adjuntar una renuncia de responsabilidad.
    Justo aquí se debería habilitar dos opciones, "escribir texto" y "seleccionar uno". Haciendo clic en la primera opción, podremos introducir lo que queremos que salga en nuestra firma, y en la segunda opción, podremos indicar que hacer si no es posible introducir la firma por el motivo que sea (por ejemplo el sistema de destino no acepta el tipo de contenido).

    En "escribir texto" , introduciremos el código HTML que queramos utilizando las variables vinculadas a los usuarios dentro del directorio activo de Microsoft Azure (que al fin y al cabo es donde se almacenan nuestros usuarios de Office365 y sus respectivos servicios). En mi caso he introducido lo siguiente:

    <P>
    <FONT size=2><SPAN style='FONT-FAMILY: 'Times New
    Roman','serif'"><STRONG>%%Firstname%%&nbsp;%%Initials%%&nbsp;%%Lastname%%</STRONG>&nbsp;&nbsp;<I>%%Title%%</I><BR
    /></SPAN>&nbsp;%%Company%%</SPAN></FONT>
    </P>
    <BR />
    <P><A href="https://www.contoso.com"><IMG id=IMG1 border=0
    src="https://eps1-public.sharepoint.com/SiteAssets/logo/Contoso-Blue.png" width=217 height=89 /></A></P>
    </P>

    En "seleccionar uno" recomiendo utilizar la opción de "ajustar".

    Excepto si... : el asunto o el cuerpo - el asunto incluye cualquiera de estas palabras - "RE:" o "RV:". De esta forma la firma NO se anexará cuando respondamos o reenviemos un correo.

    El resto de las opciones recomiendo dejarlas como están por defecto ya que en ellas se definen algunas cosas como si queremos auditar o no la regla para luego poder hacer seguimiento en el centro de mensajes, o la forma en la que aplicaremos la regla (exigir o probar sin aplicarlas en producción)...

Si todo va bien y hemos aplicado la regla de forma correcta, al enviar un correo de dentro de la organización hacia un destinatario, deberíamos ver algo parecido a esto:

John Smith | Gerente de Ventas
Contoso Corporation 

En esta lista podemos encontrar las variables que podemos utilizar:

  • DisplayName
  • FirstName
  • Initials
  • LastName
  • Office
  • PhoneNumber
  • OtherPhoneNumber
  • Email
  • Street
  • POBox
  • City
  • State
  • ZipCode
  • Country
  • UserLogonName
  • HomePhoneNumber
  • OtherHomePhoneNumber
  • PagerNumber
  • MobilePhone
  • FaxNumber
  • OtherFaxNumber
  • Notes
  • Title
  • Department
  • Company
  • Manager
  • CustomAttribute1
  • CustomAttribute2
  • CustomAttribute3
  • CustomAttribute4
  • CustomAttribute5
  • CustomAttribute6
  • CustomAttribute7
  • CustomAttribute8
  • CustomAttribute9
  • CustomAttribute10
  • CustomAttribute11
  • CustomAttribute12
  • CustomAttribute13
  • CustomAttribute14
  • CustomAttribute15

Inconvenientes de este procedimiento?, pues como se trata de un contenido que se anexa al final del mensaje, nos servirá básicamente para los mensajes nuevos y no para respuestas o reenvíos (por eso he agregado la excepción).

Espero que les guste el post y a disfrutarlo!,

Saludos,

Alberto Pascual

 

Corrección: El campo para teléfono móvil es %MobilePhone% y no %MobileNumber%