PROJECT PARA IR MAS ALLA DE EXCEL PARA LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

Buenas,

En este post de hoy queríamos haceros llegar información sobre este enlace donde nos comenta algo que pensamos a todos nos ha pasado más de una vez, que consiste en usar Excel para gestionar nuestros proyectos, y no plantearnos otra alternativa, ya que esta aplicación satisface nuestros criterios de funcionalidad.

El artículo original puede encontrarse aquí.

Y aunque referencia a Project 2007, os podéis imaginar que la recomendación es usar una versión más moderna .

Es tentador iniciar un plan de proyecto en Excel, ya que ayuda a enumerar rápidamente todos los proyectos, a organizarlos como deseemos, e incluso crear algo similar a una vista de diagrama de Gantt. No obstante, una hoja de cálculo no será suficiente para calcular los cambios en el proyecto.

Cuando tenemos que enfrentarnos a varios proyectos, programaciones interrumpidas y recursos compartidos, mantener una programación en una hoja de cálculo se convierte en una tarea abrumadora.

Tenemos varios puntos a resaltar:

Aprovechar la administración de recursos en toda la empresa.

Cuando se utilizan hojas de cálculo para realizar el seguimiento de los proyectos, ¿qué ocurre cuando un único recurso está asignado a varios proyectos? Debemos administrar los recursos fuera del plan de proyecto, ya sea manualmente o con un programa de terceros. Esto puede causar sobreasignaciones, etc, lo cual se simplifica de manera drástica al usar Microsoft Project.

Cálculo de los efectos de cambio en la planificación.

Usar Project puede ayudarnos calcular automáticamente la programación, verificar disponibilidad de recursos, etc, de tal manera que podamos, de una manera rápida y sencilla, ser capaces de entender las posibles implicaciones que puedan tener determinados cambios.

Uso de métodos flexibles para generar informes.

Mediante el uso de Project podemos generar fácilmente informes visuales que deseemos mostrar en informes para, de una manera elegante y simple, mostrar el desarrollo de nuestra planificación de proyecto.

Integración con Excel.

Al exportar los datos del proyecto a Excel, podemos seguir utilizando su versátil funcionalidad de hoja de cálculo a la vez que aprovechamos la información que nos ofrece Project para hacer un seguimiento de la programación y los recursos del proyecto.

Esperamos os resulte de interés, un saludo

Jorge Puig